Учебное пособие 1350

Nur gut verständliche Texte werden verstanden und nur

Verfasser mit klaren Vorstellungen sind zu solchen Schriften fähig. Diese Abfassungen haben dann neben der Verständlichkeit auch eine gewisse Überzeugungskraft.

Neben der Textgestaltung ist also auch die Gestaltung der Sprache sehr wichtig:

Abbildung: "Regeln für verständliches Schreiben"

3.5.1 Richtigkeit

Für die Rechtschreibung und richtige Zeichensetzung ist der Duden: Band 1 "Die deutsche Rechtschreibung" zu empfehlen Das ist die Neuauflage des Duden Band 1 "Rechtschreibung", mit allen wichtigen Änderungen der neuen Rechtschreibung. Hier wird auch die Zeichensetzung genau erklärt und das sehr kurz und anschaulich. Wer mit MS Word 6.0 arbeitet hat ein Rechtschreibund Silbentrennungsprogramm. Das Grammatikprogramm läuft meist nicht richtig und entfällt also. Deshalb hier die wichtigsten Kommaregeln:

Satzzeichen nach dem harmonischen Klang setzen,

Hauptsätze durch Komma trennen,

Gliedsätze (Nebensätze) vom übergeordneten Satz durch Komma trennen,

Aufzählungen mit Komma trennen, "und" / "oder" ersetzt das Komma,

Nachgestellte Appositionen; das sind erklärende Nebensätze, in Kommas einschliessen.

Nebensätze mit um ... zu werden durch Komma vom

Hauptsatz getrennt.

Spätestens am 5. August 2005 sollte die neue Rechtschreibung mit berücksichtigt werden.

3.5.2 Satzbau

Für Fragen, die die Grammatik betreffen weise ich auf Grammatikbücher hin.

Nachfolgend sind die wichtigsten Regeln nochmals zusammengefasst:

3.5.2.1 Wortstellung

Die Ausdrucksabsicht sollte in der Wortstellung sichtbar werden. Zum Beispiel kann das Wichtigste nach vorn, grundsätzlich sollte aber der sachlogische Zusammenhang erkennbar werden.

Satzende und Satzanfang eignen sich zur Verdeutlichung von sinntragenden Wörtern. Subjekt und Prädikat sollten zum besseren Verstehen weiter nach vorn.

Nach der langen Erprobungsphase in Die Herstellung des neuen Produktes läuft nach langer Erprobungsphase in

den provisorischen Werkhallen läuft den neuen Fabrikationshallen an.

nun am Montag auf dem neuen

Fabrikationsgelände die Produktion des neuen Produktes an.

3.5.2.2 Wortzusammenhang

Wenn Prädikate durch grammatische Erfordernisse getrennt werden, sollte ihre Zusammengehörigkeit erkennbar bleiben. Statt eingeschobener Nebensätze, versuchen Sie es mit hinten angestellten näheren Beschreibungen; das verschafft Übersicht und erhält Klarheit.

Glauben längst verloren, dass sich die Verhältnisse in Verloren seinem Land verbessern.

Verbesserung der landwirtschaftlichen verloren. seinem Land verbessern.

3.5.2.3 Satzlänge

Die Satzlänge sollte abwechslungsreich gestaltet sein, je nach Inhalt des Schreibens. Im Zweifelsfall können kürzere Sätze gewählt werden, die dem Betrachter zwar ins Auge springen können, aber wenig Aussagemöglichkeiten mitbringen. Also Abwechslung. Das schafft Aufmerksamkeit. Sätze mit ca. 15 Wörter sind im Durchschnitt "leicht verständlich".

Die Gewerkschaftssitzung ist beendet. Am Ende der

Gewerkschaftssitzung wurden die Verträge unterschrieben. Die Verträge sind unterschrieben.

(1 x 8 statt 4 + 4 Wörter)

Die Gewerkschafter der Firma und die Die Gewerkschafter der Firma und die Vertreter der Arbeitgeberseite sind

Vertreter der Arbeitgeberseite sind Vertreter der Arbeitgeberseite sind sich darin einig: Verlegung der Arbeitsplätze der Arbeitsvorbereitung Arbeitsplätze der Arbeitsvorbereitung in andere Bereiche, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher und effektiver arbeiten einfacher und effektiver arbeiten können.

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sich darin einig, dass

Arbeitsplätze der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der in andere Bereiche, damit die

Arbeitsvorbereitung an anderer müssten, um vereinfacht effektiv können.

Arbeit leisten zu können. (13 + 18 statt 38 Wörter)

3.5.2.4 Satzart

Wichtige Aussagen stehen in Hauptsätzen, die untergeordneten Aussagen stehen in Nebensätzen.

nicht so: sondern so:

Es ist bekannt, dass die Bekanntlich ist die Einarbeitungszeit für jeden Mitarbeiter nervenaufreibend.

Einarbeitungszeit für jeden

Mitarbeiter nervenaufreibend ist.

Alle Versandpapiere waren ausgefüllt Die Lieferung erfolgte rechtzeitig, da alle Versandpapiere ausgefüllt waren.

und die Lieferung konnte rechtzeitig erfolgen.

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3.5.2.5 Satzanordnung

Schachtelsätze vermeiden. Besser ist lineare Gedankenführung, zum Beispiel Hauptsätze mit nachfolgenden Nebensätzen.

(1 zweimal unterbrochener Hauptsatz, (2 Hauptsätze, 2 Nebensätze)

2 forlaufendende Nebensätze, 1 unterbrochener Nebensatz)

3.5.2.6 Logik

Logische Beziehungen zwischen Wörtern und Sätzen muss eindeutig sein. Besonders bei der Anwendung von Possesivpronomen (z. B. seine, meine, ihre) und Personalpronomen (z.

B. ich, du, er, sie, wir) können viele Missverständnisse entste-

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hen. Der Satz: "Mein Bruder besucht meinen Schwager; er wohnt in Ulm." macht nicht deutlich, wer von den Beiden tatsächlich in Ulm wohnt.

nicht so: sondern so:

Die Ehefrau holt ihren Mann ab, der Die Ehefrau holt ihren Mann, den sie auch nach vielen Ehejahren immer noch auch nach vielen Ehejahren immer noch liebt, von ihrer Freundin ab. liebt.

bei einem Freund ist, den sie auch nach vielen Ehejahren immer noch

4 Leitfaden und Bausteine <ALIGN=ABSMIDDLE SRC="bilder/signbook.gif"

Leitfaden und Bausteine, alles was für die Verfasser von Schriftstücken wichtig ist. Der Leitfaden ist der Wegweiser, die

Bausteine enthalten unter anderem Textbausteine, die eine zeitgemässe Briefkultur wiedergeben.

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4.1 Leitfaden

Dieser Leitfaden soll einen kurzen Überblick geben, wo man ein Schreiben anfängt und wie man rationell und effektiv vorgehen kann.

4.1.1 Vorbereitung

Für die Vorbereitung von Schreiben, welcher Art auch immer, empfiehlt sich eine Stoffsammlung. Überdenken Sie, was Sie aussagen möchten. Für kurze Schreiben, ist das schnell erledigt, es genügt oft die Zusammenfassung in Gedanken. Für mehrere Punkte, machen Sie sich Notizen. Um eine systematische Vorgehensweise zu erhalten beachten Sie liefern eine gute Aufbauhilfe.

Eine einfache Gliederung der Stoffsammlung (Ihrer Notizen) besteht aus drei Teilen:

Anfang

Hauptteil

Schluss

Damit können Sie Ihr Schreiben folgendermassen aufgliedern:

Anfang

Hauptteil

Schluss

Was am Anfang oder am Ende steht ist imprägnant, achten Sie darauf.

Beachten Sie bitte, dass auf einen Gedanken ein anderer folgt. Werden die Gedankenflüsse nachvollziehbar, dann ist auch die Nachricht verständlich.

4.1.2 Erster Schritt

Für den ersten Schritt empfiehlt sich der Aufbau der äusseren Form. Im wird genau auf die äussere Form eingegangen.

Hierfür sind zwei Punkte besonders wichtig: Klären Sie:

notieren Sie alle wichtigen Daten auf dem Schreiben

welche Form von Schreiben Sie verfassen möchten Warum wichtige Daten notieren? Das ist wichtig für den

richtigen Dokumentenfluss beziehungsweise für die richtige Ablage (siehe).

Für Empfänger ausserhalb Ihres Betriebes verfassen Sie ein offizielles Schreiben für Empfänger innerhalb ein innerbetriebliches Schreiben. Durch die Festlegung einer äusseren Form wird das Schreiben beschleunigt. So kann eine Starthilfe gegeben werden, wobei das wiederholte Auseinandersetzen mit den wichtigsten Daten eine Wiederholung der Inhaltspunkte bedeutet. Sie ergibt eine Gedankenstruktur und damit die Gliederung für das Schreiben.

Rationalisieren Sie Ihre Arbeit in diesem Schritt und fertigen Sie sich Formatvorlagen für wiederholende Schreiben an.

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4.1.3 Zweiter Schritt

Im zweiten Schritt setzen Sie Ihre Gedanken in geschriebene Sprache um. Hierzu folgende Ratschläge:

bleiben Sie Ihrem Gedankengang treu,

verwenden Sie simple Formulierung,

halten Sie sich vor Augen, wie der Empfänger vers-

teht,

fragen Sie sich immer wieder: "Was wollte ich sa-

gen?"

Haben Sie Schwierigkeiten den Anfang zu formulieren?

Im Kapitel 4.2.1"Der Anfang" haben wir einige Tips für Sie.

4.2 Briefbausteine

Neben einer Zusammenfassung sind hier Textbeispiele und Textbausteine aus der Praxis.

4.2.1 Der Anfang

Am Anfang des Briefes sollte man nie: Den Betreff wiederholen,

Einen Negativen Eindruck verursachen - beginnen Sie nicht mit "leider",

Eine Phrase schreiben - "wir haben Ihren Brief erhal-

ten".

Für den Anfang empfiehlt sich, dass Sie:

direkt mit der Sache anfangen, ohne Umschweife, mit einem Dank anfangen - "vielen Dank ...",

sofort eine Lösung für ein Problem ansagen - "nie wieder Sorgen mit ...",

eine Zustimmung geben - "wir freuen uns ...",

Gemeinsamkeit schaffen, besonders bei "schwierigen Briefen - "Sie haben völlig recht, ...",

mitteilen, was in der Angelegenheit bereits unternommen wurde - "Für Ihre Bestellung haben wir bereits Sonderposten in China bestellt.",

den Ehrgeiz Ihres Gesprächspartners provozieren - "haben Sie schön öfter ...",

zeigen, dass Sie sich in der Branche Ihres Empfängers gut auskennen,

Sympathie durch gleiche Denkweise, Verständnis und

Humor vermitteln.

Der Anfang entscheidet, ob der Empfänger weiterliest! Beispiele:

Sehr geehrte(r) ...,

unser Gebietsvertreter, Herr ..., informierte uns über Ihr

Interesse an

modernen Ablagetechniken.

Sehr geehrte(r) ...,

vielen Dank für Ihr Interesse an ...

Beispiele Briefanfang

Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.

Herzlichen Dank für Ihre schnelle Stellungnahme.

Herzlichen Glückwunsch ...

Es ist gut, dass Sie uns auf diesen Fehler aufmerksam gemacht haben.

Wir freuen uns, dass Ihnen unsere Idee gefällt.

Schön, dass Sie mit unserem Vorschlag einverstanden

sind.

Mit Ihrer Mängelrüge haben Sie recht.

In diesem Fall sind wir ganz Ihrer Meinung.

Sie haben ganz klar erkannt, dass es sich eine Falschlieferung

handelt. ...

Ihre Prüfungsergebnisse haben wir uns sehr genau ange-

sehen.

Nachdem wir Ihre Lieferung sehr genau geprüft haben,

können wir ...

Ihren Hinweisen sind wir sofort nachgegangen.

wir haben erfahren, dass ...

Ihre schnelle Antwort hat uns sehr geholfen. Herzlichen

Dank.

Ihre Hinweise haben uns ein Stück weitergeholfen. Dankeschön.

Ihre Unterlagen waren für uns sehr wichtig. Vielen Dank.

Ihre Information kam im richtigen Moment. Danke für

Ihre schnelle Reaktion.

Ihre positive Antwort auf unsere Bitte hilft uns ausserordentlich. Vielen Dank dafür.

unser/e Fachberater/in, Herr / Frau ..., informierte uns

über Ihr Interesse an ...

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem ....

entschuldigen Sie bitte den Fehler, der uns bei ... unterlaufen ist.

.......

4.2.2 Der Brieftext

Beim Schreiben auf folgendes achten:

einfache,

knappe Sätze und treffende Ausdrücke - so dass der Empfänger sofort versteht sollten Sie durch geläufige Wörter ersetzen unanschaulich führen Sie abstrakte Themen etwas länger aus kann uninteressant wirken, variieren Sie die Satzlänge

ungeläufige Wörter unanschaulich

zu kurz

ungegliedert, klare Gedankenführung erzeugt verständliche Texte unübersichtlich

holprig Streichen Sie Phrasen und versuchen Sie sich unverkrampft auszudrücken, das ist einfach und sehr verständlich (z.

B. direkte Rede) - aber immer empfängerorientiert!

verschachtelt Lösen Sie verschachtelte Sätze in kurze Sätze auf.

verständlich Bezeichnungen ihr Gesprächspartner kennt und welche nicht.

ohne Beispiel mit Beispielen lässt sich einiges anschaulich erklären.

ungruppiert Vermeiden Sie Gedankensprünge im Brieftext.

Wichtige Dinge am Anfang oder Ende - bleiben so am Besten im

Gedächtnis des Empfängers.

langweilig Erzielen Sie einen anregenden Text: durch Doppelpunkt oder Ausrufezeichen! Oder direkte Rede?

Fragezeichen?

Schrift Das Schriftbild sollte gleich sein, die Grösse nur wenig variieren (max. 3 Schriftgrössen).

Unterstreichen Sie wichtige Textstellen, so dass dem Empfänger schneller lesen kann.

bedenken Sie:

simple Verwenden Sie Formulierungen, Sprechrhythmen und Satzlängen, die Sie im direkten und indirekten Gespräch Ihrem Gesprächspartner gegenüber ebenfalls verwenden.

sweise lässt sich einfach schreiben und somit auch einfach verstehen.

4.2.3 Der Schluss

Am Schluss sollte möglichst das stehen, was besonders intensiv nachwirken soll. Dafür empfiehlt sich zum Beispiel auch das Postskriptum. Ausserhalb vom Gesamttext, springt es dem Betrachter besonders ins Auge.

Grundsätzlich sollte das Ende eines Briefes positiv klingen und als solches verstanden werden. Weiterhin kann es eine Aufforderung zum Handeln sein. Der Schluss sollte nie negativ wirken oder eine Phrase enthalten. Er kann aber mit einer Frage ausgestattet werden, das regt den Empfänger zum Nachdenken an.

3.3 Die neue deutsche Rechtschreibung

Überprüfen Sie Ihren Text auf Richtigkeit. Rechtschreibfehler können dazu führen, dass man Ihren Text nicht ernst nimmt oder missversteht. Ab dem 5. August 2005 wird die neue deutsche Rechtschreibung gültig. In der Übergangszeit gelten die alte und die neue Schreibweisen nebeneinander - nicht miteinander!

Die neue Rechtschreibung weicht weniger von der alten ab, als viele glauben. In Zweifelsfällen, greifen Sie zu einem Wörterbuch, das sich nach den amtlichen Regeln richtet.

Generell lässt sich die Rechtschreibung in folgende

Punkte aufteilen:

5 Weitere Tips

Dieses Kapitel wurde erstellt, um Tips und Anregungen für die tägliche Handhabung Ihrer Arbeiten zu geben.

Hier sind unsere und Ihre Erfahrungen - wenn Sie das möchten - notiert.

5.1 Tips für die Erledigung Ihrer Post

5.1.1 Posteingang

Sortieren Sie Ihre Eingangspost nach Wichtigkeit oder

Dringlichkeit. Versuchen Sie die Erledigung während der ersten Durchsicht möglichst vollständig wenigstens zu planen. Denken Sie daran, dass mehrmaliges Aufnehmen eines Schriftstückes mehr Zeit in Anspruch nimmt: "Aufgeschoben ist nicht aufgehoben!"

Streichen Sie wichtige Textstellen an und machen Sie sich sofort Bearbeitungsnotizen, zum Beispiel auf den Briefbögen. In Form von Antwort-Stichworten, Erledigungsterminen, Namen der internen Bearbeiter, Verteiler oder den Verweilort (Ablage, Akte o. ä.).

Für komplizierte Vorgänge nehmen Sie die jeweiligen

Vorgangsordner zu Hilfe.

Geben Sie Schreiben, die von anderen Stellen bearbeitet werden müssen, sofort weiter.

5.1.2 Interne Schreiben

Für interne Schreiben werden Höflichkeitsfloskeln überflüssig. Standardisieren Sie Ihre Arbeit hier und gehen Sie systematisch vor!

Betrachten Sie Ihre Empfänger:

Was wissen sie?

Was kennen sie vom Vorgang?

Vorgehensweise für interne Schreiben:

Falls erforderlich Erklärung des Sachverhaltes, ansonsten reicht die Erwähnung des Vorgangs im Betreff.

Gegebenenfalls sollten sie die weitere Entwicklung wiedergeben, dann gehen Sie auf Ihre Fragen oder Forderungen ein,

Vergessen Sie nicht auf eventuelle Folgen oder Probleme hinzuweisen.

Hinterlassen Sie auf jedem Schriftstück eine Nummer, unter der Sie erreichbar sind!

Tip: Höflichkeit wird zwar nicht gefordert, aber netter

Umgangston erleichtert die Zusammenarbeit. Grüssen Sie doch auch mal Ihre Kollegen, wünschen Sie einen schönen Urlaub oder frohe Festtage.

In der Kürze steckt die Würze. Die Schreiben müssen kurz gehalten werden, aber zu kurze Schreiben können auch zu Missverständnissen führen, gerade, wenn mehrere Personen angesprochen werden! Gestalten Sie innerbetriebliche Schreiben

ebenfalls übersichtlich. Es ist zwar angenehm, wenn nur eine DIN A4 Seite in Umlauf kommt, mit "Minischriftgrösse" oder zu vielen Tabellenfeldern kann diese eine Seite unübersichtlicher werden als zwei. Dennoch gilt grundsätzlich:

Bemühen Sie sich, interne Schreiben auf eine DIN A4 Seite zu beschränken!!!

Abschliessend prüfen Sie Ihr Schreiben: ist auf einen

Blick alles erkennbar? Sind alle Absenderund Empfängerdaten vorhanden, die wichtig sind? Sollten Textstellen deutlich gemacht werden, z. B. durch Fettschrift, Unterstreichen oder ähnliches?

5.1.3 Die Ablage mit elektronischer Datenverwaltung

Als Ablage wird im Betrieb das Ordnen und Abheften aller Dokumente bezeichnet. Ein Dokument ist eine Urkunde bzw.

Schriftstück oder auch ein Beweis.

Da fast alle schriftliche Arbeiten mit Computern erstellt werden, ist auch die Ablage über elektronische Dateiverwaltung sinnvoll.

Mehr Informationen über elektronische Systemverwaltung beziehungsweise Systemadministration finden Sie unter:

5.2 Checkliste für die Textüberarbeitung

Einige Anregungen, wie Sie die Verständlichkeit Ihrer Texte prüfen können:

5.2.1 Zählen Sie Ihre Wörter

Zählen Sie Ihre Wörter und prüfen Sie die Anzahl der

Worte in einem Satz:

5.2.2 Der V-Index

Der V-Index oder der Index nach der Verständlichkeit

Ihrer Texte wird folgendermassen ermittelt:

1.Textauswahl, zum Beispiel Bericht oder Brieftext.

Wählen Sie keinen Text mit vielen Tabellen oder Zahlen.

Anrede, Grussformel, Numerierung bleiben ausser acht.

2.Zählen Sie die Wörter (das sind auch Zahlen, Ziffern, Abkürzungen und auch Zeichen, sofern sie nicht als Satzzeichen eingesetzt sind. (Lesen Sie Ihren Text am besten laut, alles was Sie als Wort aussprechen, gilt dann auch als Wort), = a.

3.Zählen Sie die Sätze (nach dem Doppelpunkt beginnt ein neuer Satz), = b.

4.Zählen Sie lange Wörter (> 6 Buchstaben, massgeblich ist, wie lange gesprochen wird.

5.Berechnen Sie die durchschnittliche Satzlänge: SL

=a / b.

6.Berechnen Sie den prozentualen Anteil der langen

Wörter: LW = (c / a) * 100

7.Die Summe aus der durchschnittlichen Satzlänge und dem prozentualen Anteil der langen Wörter ergibt den Verständlichkeits-Index: V.