2768

предназначаются, как правило, нотариальные копии документов. Для внутренних нужд обычно используются копии, удостоверенные подписью ответственного лица и в случае необходимости – печатью.

4. Практические занятия

Тема 1. Разработка и оформление бланков документов

Для бланков документов устанавливается два формата – А4 и

А5 (ГОСТ Р 6.30–2003).

Для оформления общего бланка используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации, 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 – наименование организации;

14 – место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа изготавливается для организации, структурного подразделения или должностного лица.

Для оформления бланка письма используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации, 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации, а также ограничи-

тельные отметки для реквизитов; 11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа.

11

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Угловой бланк является более удобным для обработки и экономичным (с точки зрения использования площади листа). В данном случае правая сторона верхней части листа часто используется для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

В случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, целесообразно использовать продольный бланк письма, например, в том случае, когда реквизиты бланка печатаются на нескольких языках. Слева печатают реквизиты на русском языке, а справа – на национальном (на одном уровне). Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальных языках, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зави-

симости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации, 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа; 14 – место составления или издания документа, а также огра-

ничительные отметки для реквизитов; 11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Задание

Спроектируйте бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов.

12

Тема 2. Разработка и оформление приказа по основной деятельности

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем в целях решения задач, возникающих в процессе деятельности организации.

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности (приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам), по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках.

Реквизиты формуляра приказа:

–наименование вида документа (приказ),

–дата, номер, место издания,

–заголовок,

–текст,

–состав удостоверения (подпись, печать),

–отметки о согласовании.

Датой приказа является дата его подписания.

Нумерация приказа обычно введется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№ 1, № 2 и т.д.).

Заголовок приказа отвечает на вопрос о чем? (например, О

прохождении практики, а не Приказ по организации или Приказ руководителя).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа:

–нормативные документы государственных органов,

–решения Совета директоров, общих собраний акционеров,

–производственная необходимость.

Винициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов В связи с…).

Вприказах, которые издаются во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, в констатирующей части указывается: название вида документа, автор, дата, номер, заголовок распорядительного документа.

13

Констатирующая часть может начинаться словами В соот-

ветствии с….

Данная часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля). Затем излагается кому, что сделать и до какого числа.

В случае если поручений несколько, текст приказа делят на пункты, отдельным пунктом оформляется каждое мероприятие. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, контролирующее выполнение приказа в целом.

Проект приказа принято согласовывать с заинтересованными структурными подразделениями и юристконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным и нормативным актам.

Согласование приказа оформляется в виде виз, которые проставляют на первом экземпляре приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок.

Задание

Оформите приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, необходимые в определенных управленческих ситуациях.

Тема 3. Разработка и оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, в котором излагается конкретная просьба или ставится вопрос, а также содержатся ответы и предложения.

Текст докладной записки обычно делится на две части. В первой части излагаются факты, послужившие причиной ее составления, во второй содержатся выводы, мнения и предложения автора.

Докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

14

Внутренние записки выполняются на листе бумаги формата А4 (допускается рукописный способ заполнения).

Реквизиты внутренней докладной записки:

–название структурного подразделения,

–наименование вида документа,

–дата,

–адресат,

–заголовок,

–подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов)

Внешние записки оформляются на общем бланке формата А4. Их реквизиты:

–наименование учреждения,

–название вида документа,

–дата,

–индекс,

–место составления,

–адресат,

–заголовок,

–текст,

–подпись руководителя,

–фамилия исполнителя, номер его телефона.

Подписывает внешнюю докладную записку руководитель организации.

Служебная записка – документ, созданный для внутренней деловой переписки между подразделениями организации (должностными лицами), которые не находятся в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения (должностное лицо). Текст служебной записки оформляется на листе бумаги формата А4 и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Она не содержит выводов и предложений.

15

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Ее реквизиты аналогичны реквизитам служебной записки.

Справка – документ, который содержит описание или подтверждение каких-либо фактов или событий.

Справки бывают двух видов: служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций или сторонних учреждений и организаций (судебные органы, надзорные органы, прокуратура и др.). Внутри организаций составляются справки и по запросу руководителей.

Реквизиты бланка справки:

–наименование организации,

–наименование вида документа,

–дата,

–место составления,

–адресат,

–заголовок,

–текст,

–подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В текст справки включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Сотрудникам организации выдаются справки личного характера, как правило, для подтверждения факта их работы, трудового стажа и др. Такая справка имеет следующие реквизиты:

–наименование организации,

–наименование вида документа,

–дата,

–регистрационный номер,

–текст,

–подпись,

–печать.

16

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты, например:

Настоящая справка дана… Настоящим подтверждается, что… действительно рабо-

тает.

Задание

Оформите докладные и объяснительные записки, необходимые в конкретных управленческих ситуациях.

Тема 4. Разработка и оформление приказов по личному составу

Приказ по личному составу – нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т.п.

Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:

–наименование организации,

–наименование вида документа,

–дата,

–регистрационный номер документа,

–место составления или издания,

–заголовок к тексту,

–текст,

–подпись.

Реквизит «Заголовок к тексту» может быть оформлен следующим образом:

О приеме на работу Захарова Ю.В. Об увольнении Петровой Г.И.

Текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части могут быть указаны причины издания приказа (например, факты нарушения трудовой дисциплины).

Распорядительная часть приказа чаще всего начинается словами: принять, перевести, уволить. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, дата увольнения, назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад

17

работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут оформляться на одного или нескольких сотрудников. Они визируются юристом, заместителем руководителя предприятия по кадрам.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит фразу: С приказом ознакомлен, подпись работника и дату ознакомления.

Задание

Составьте и оформите приказы по личному составу в соответствии с конкретной ситуацией.

Тема 5. Разработка и оформление письма

Письмо – общее название разных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями.

Служебные письма – это небольшие по объему и несложные по содержанию письма, предназначенные для решения текущих задач.

Письма оформляют на внешнем бланке, специально предназначенном для этого вида документа.

Обычно используют бланк формата А4, но если текст письма не превышает семи строк, то используют бланк формата А5.

Реквизиты, используемые для надлежащего оформления письма: 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 27, 28, 29, 30.

Текст строится по схеме:

–введение (мотивы составления письма),

–доказательства (обоснование изложенного в письме вопроса),

–заключение (выводы, решения).

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (табли-

ца).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Гарантийные письма, имеющие финансовую и юридическую ответственность, заверяют печатью.

В случае если письмо отправляется нескольким адресатам, первым указывается адрес основного получателя, а затем адреса других. На каждом экземпляре указывают только один адрес.

18

Список рассылки составляют, если количество адресатов более четырех.

Типовые фразы делового письма

19

Задание

Оформите служебные письма.

Тема 6. Разработка и оформление протокола

Протокол – документ, в котором последовательно фиксируется содержание обсуждаемых на собраниях вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают краткими, полными и стенографическими. В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. Особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью по

усмотрению председателя.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие реплики и замечания. Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему. К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т.п.

Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания. Решения доводятся до сотрудников в виде копии прото-

20