2934

Различные неудобства связаны с тем, что часто человеку приходится работать с почтой с разных компьютеров. С помощью PОР3 клиент может получить доступ к сообщению на сервере электронной почты. Но когда сообщение передается клиенту, с сервера оно удаляется. Это не всегда удобно для пользователей, так как им зачастую приходиться обращаться к своей электронной почте из разных мест и с различных систем. К примеру, пользователь может проверять свой почтовый ящик с настольного компьютера в офисе, с домашнего ПК и с мобильного компьютера в дороге.

3.3. Отправка и получение сообщений. Сортировка сообщений и возможные операции с корреспонденцией

Для создания электронного письма необходимо выполнить следующие действия:

нажать кнопку Создать сообщение;

ввести в поле Кому: электронный адрес получателя; в поле ввода Копия: указать адреса дополнительных

получателей вашего сообщения;

активизировать поле Тема: и ввести краткую аннотацию данного письма;

ввести текст письма, выбрав область для ввода сообщения;

нажать кнопку Отправить или выполнить команду

Файл—Отправить.

114

письма. В поле ввода Кому: уже будет поставлен адрес автора, а в поле Тема сообщения — тема исходного письма. Содержанием письма является само исходное письмо, а символом «>» помечена каждая строчка, которую принято считать цитатой. Необходимую цитату можно оставить в письме, а остальные - удалить. Далее следует ввести ответ на полученное Письмо и отправить его получателю обычным способом.

Очень часто возникает потребность переслать по электронной почте не только короткий текст, но и файл, например, проект контракта, коммерческое предложение, прайс-лист, фотографию и др. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

нажать кнопку Создать сообщение;

создать сообщение, как обычно, заполнив поля соответствующей информацией;

выполнить команду Вставка –Вложение файла;

нажать кнопку Отправить.

Подпись

В Outlook Express имеется возможность подписывать электронные письма. Под подписью подразумевается текст, который автоматически вставляется в конец каждого написанного письма. Для формирования подписи следует:

выполнить команду Сервис — Параметры;

в открывшемся окне активизировать вкладку Под-

пись;

нажать кнопку Создать или Изменить;

ввести текст подписи и нажать кнопку Ok для завершения диалога.

3.4. Знакомство с адресной книгой

Адресная книга обеспечивает хранение контактных сведений и доступ к ним из других программ, например, из Microsoft Outlook Express. Из адресной книги имеется доступ к службам каталогов в Интернете, при помощи которых можно

116

отыскивать интересующие вас фирмы и лица. Следующие функции адресной книги помогут организовать контактные данные в наиболее удобном для вас виде.

Хранение важных сведений о пользователях и группах

В адресной книге предусмотрено место для хранения всех необходимых сведений — адресов электронной почты, домашних и служебных адресов, номеров телефонов и факсов, цифровых удостоверений, данных о конференц-связи, адресов для мгновенных сообщений, а также личной информации (дни рождения, памятные даты, члены семьи). В адресной книге можно также хранить ссылки на личные и служебные Webстраницы. Для сведений, не попадающих в указанные категории, отведен отдельный большой раздел примечаний.

Открываем адресную книгу

Для открытия адресной книги из программы Outlook Express нажмите кнопку Адреса на панели инструментов, либо выберите Адресная книга в меню Сервис.

Для открытия адресной книги из окна сообщения щелкните по значку Кому, Копия или СК.

Добавление контактов в адресную книгу

Добавлять адреса электронной почты и другие контактные данные в адресную книгу можно несколькими способами:

1. Добавление имен из почтовых сообщений

Можно настроить программу Outlook Express таким образом, чтобы при создании ответа адреса и имена получателей заносились в адресную книгу. При отправке или получении сообщений в программе Outlook Express можно добавлять получателя или отправителя в адресную книгу.

2.Добавление всех получателей ответов в адресную

книгу

1.В программе Outlook Express выыберите меню Сервис

ивыберите Параметры.

2.Во вкладке Отправка сообщений включите флажок

Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь.

117

3.Добавление записи в адресную книгу из программы

Outlook Express

При просмотре сообщения или составлении ответа на него правой кнопкой мыши выделите нужный контакт и выбе-

рите Добавить в адресную книгу.

В папке Входящие или другой почтовой папке правой кнопкой мыши выделите сообщение и выберите Добавить от-

правителя в адресную книгу.

4.Создание визитной карточки

Сообщить свои контактные данные через Интернет другим людям можно, приложив к сообщению свою визитную карточку. Визитная карточка — это файл формата vCard с контактными данными из адресной книги. Формат vCard используется во многих цифровых устройствах и операционных системах.

Для создания визитной карточки необходимо иметь в адресной книге свои контактные данные.

1.Создайте свою запись в адресной книге и выберите свое имя из списка адресной книги.

2.В меню Файл укажите на Экспорт и выберите Визит-

ная карточка (vCard).

3.Выберите папку, в которой нужно сохранить файл и нажмите Сохранить.

Примечание

Чтобы добавить визитную карточку в сообщение, в ме-

ню Вставка выберите Визитная карточка.

5.Импортирование визитной карточки

1.В адресной книге выберите меню Файл, укажите на

Импорт и выберите Визитная карточка (vCard).

2.Найдите файл визитной карточки в своем компьютере или на сетевом диске, выберите его и нажмите кнопку От-

крыть.

При добавлении визитной карточки в адресную книгу появляется диалоговое окно, в котором можно изменить контактные данные.

6.Организация записей в адресной книге

118

Если в вашей адресной книге много записей, можно облегчить поиск нужных контактов и групп одним из следующих способов. Можно отсортировать контакты по имени, фамилии, адресу электронной почты в убывающем или возрастающем порядке. Можно также изменить порядок следования столбцов, чтобы наиболее важные сведения отображались в удобном для вас месте. Помимо этого, можно просматривать список групп отдельно от списка контактов.

Для сортировки контактов по именам, адресам электронной почты или номерам телефонов щелкните по заголовку соответствующего столбца в списке.

Для изменения порядка сортировки (по возрастанию или по убыванию) щелкните по заголовку столбца.

Для изменения порядка следования столбцов выделите заголовок нужного столбца (Имя, Адреса электронной почты, Домашний телефон и т.д.) и, не отпуская кнопки, перетащите столбец в нужное место. Отпустите кнопку.

Для отображения списка почтовых групп выберите меню Вид и убедитесь, что напротив пункта Папки и группы стоит галочка.

7. Создание групп адресатов

Чтобы отправить сообщение сразу нескольким адресатам (коллегам, родственникам, членам клуба и т.п.), их следует объединить в группу. Когда потребуется отправить сообщение всем членам группы, можно использовать название группы вместо того, чтобы вводить каждый адрес отдельно. Объединение адресатов в группы просто незаменимо при работе с большой адресной книгой.

8. Совместное пользование адресной книгой

Задав отдельное удостоверение, каждый пользователь адресной книги сможет разместить нужные контактные сведения по своим папкам. При желании пользователи могут поместить данные о контактах в общую папку с тем, чтобы эти данные стали доступны и для других пользователей.

119

3.5. Импортирование данных из других адресных книг

Переход на следующую версию программы Outlook Express не означает отказ от всех предыдущих наработок. В программу можно импортировать вашу старую адресную книгу, а также адресные книги программ Microsoft Exchange, Eudora Light и Eudora Pro, Netscape Communicator, Microsoft Internet Mail для Windows 3.1 и любых других программ, из которых экспортируются файлы в формате CSV (текстовый файл, разделенный запятыми), например, из программы

Microsoft Outlook.

Файлы адресных книг можно использовать в любых программах, поддерживающих импортирование файлов в формате

CSV (например, программа Microsoft Exchange).

Что такое удостоверения?

Применение "удостоверений" предоставляет возможность нескольким пользователям работать с программой Outlook Express и адресной книгой на одном компьютере. К примеру, вы и кто-либо из членов вашей семьи пользуетесь программой Outlook Express. При задании разных удостоверений вы сможете иметь отдельный почтовый ящик, отдельный список контактов и отдельные настройки. После задания удостоверения можно создавать собственные подкаталоги и размещать контакты по своему усмотрению.

Обычно удостоверения задаются в программах, их использующих (например, в Outlook Express). В адресной книге удостоверение можно задать, только если программа адресной книги была запущена из меню Пуск, а не была вызвана из приложения Outlook Express. Для запуска адресной книги из меню Пуск нажмите Пуск, укажите на Программы и выбери-

те Адресная книга в пункте Стандартные.

Печать данных из адресной книги

1. В адресной книге выделите контакты, которые нужно распечатать.

Для выбора нескольких контактов, расположенных рядом, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT.

120

Для выбора отдельных контактов нажмите и удерживайте клавишу CTRL.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Печать и в разделе Стиль диалогового окна Печать выберите стиль печати:

Для печати всех сведений адресной книги для выбранных контактов выберите записка.

Для печати служебных сведений о контактах выберите

визитная карточка.

Для печати только телефонов выберите список теле-

фонов.

3.6. Телеконференции

Кроме электронной почты, Outlook Express обеспечивает участие пользователей в так называемых телеконференциях (дискуссионных клубах). Их принято называть группами новостей (Usenet News). Группы новостей позволяют:

находить в любой стране людей, имеющих аналогичные интересы, и общаться с ними;

получать ответы на любые вопросы по интересующей вас теме;

начать новую дискуссию или принять участие в текущей дискуссии.

В сети INTERNET можно найти группы новостей для обсуждения практически любых тем – науки, образования, бизнеса, досуга, отношений в семье. Участие в группе новостей во многом похоже на отправку сообщений большому количеству людей. Группы новостей позволяют экономить сетевые ресурсы, так как сообщения, называемые статьями, посылаются в одном экземпляре и хранятся на специальном сервере, откуда их могут загрузить все желающие.

Для чтения новостей необходима специальная программа. Например, Outlook Express позволяет подписаться на группу новостей, прочитать, сохранить и напечатать статьи, а также ответить на них. Механизм чтения сообщений телеконфе-

121

ренций примерно тот же, что и при использовании электронной почты. После создания учетной записи для сервера новостей на панели Папки появляется значок, соответствующий выбранному серверу. После выбора этого значка появляется диалоговое окно Подписка на группу новостей, а программа получает список телеконференций поддерживаемых данным сервером. Выбрав телеконференцию, следует щелкнуть на кнопке Подписаться. Телеконференция с подпиской отображается непосредственно на панели папки, и для доступа к ним не требуется открывать диалоговое окно Подписка на группу новостей.

Работа с сообщениями телеконференций осуществляется примерно так же, как с сообщениями электронной почты.

3.7. Группы новостей

Группа новостей - это подборка сообщений, помещенных различными пользователями на сервер новостей. Сервер новостей - это компьютер, который может обеспечивать работу тысяч групп новостей.

В группах новостей обсуждаются практически любые темы. Некоторые группы новостей имеют ведущего, но большинство — нет. "Ведущий" — это человек, который просматривает приходящие сообщения, может отвечать на вопросы, удалять неподходящие сообщения и т. п. Отправить сообщение в группу новостей может любой человек. Для работы с группами новостей не требуется вступать ни в какие клубы или организации, а также платить вступительные взносы.

Чтобы пользоваться группами новостей из программы Outlook Express необходимо, чтобы ваш поставщик услуг Интернета предоставил вам ссылки на сервере новостей. После настройки учетной записи сервера новостей в программе Outlook Express вы можете читать и помещать сообщения в любую группу новостей данного сервера.

После того, как вы отыскали интересующую вас группу новостей, вы можете "подписаться" на нее. Группы, на которые оформлена подписка, отображаются в списке папок про-

122