книги из ГПНТБ / Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий)

Г.Д.БЕРМАН

совершенствование

потоков

знономичесноо

информации

√'∙^i'

Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий). Берман Г. Д. «Лесная промышленность», 1974 г., 64.

В брошюре рассматриваются актуальные вопросы управления и информа­ ции на мебельных предприятиях. В работе описана методика анализа сущест­

вующего документооборота и его совершенствования в условиях перехода на

автоматизированную систему управления. В последнем разделе брошюры опи­ сана модель организации нормативного планирования и учета на мебельных фирмах.

Таблиц 9, библиография — 21 название.

31501-149

Б 037(01)-74 БЗ 10—17—74

© Издательство «Лесная промышленность», L974 г.

ВВЕДЕННІ

Самоотверженный труд советских людей позволил сделать круп­

ный шаг вперед в развитии социалистического хозяйства. Успехи радуют, но достижения первых лет пятилетки не должны ослаб­ лять усилий работников промышленности в повышении эффектив­ ности общественного производства.

Центральный Комитет КПСС в обращении к партии и советско­ му народу1 призывает трудящихся нашей страны ознаменовать четвертый год пятилетки новыми успехами в развитии народного

хозяйства, указывает, что эти успехи будут иметь определяющее

значение не только для выполнения плана текущей пятилетки, но и явятся прочной основой дальнейшего роста экономического по­ тенциала развитого социалистического общества.

Интересы социалистической экономики требуют качественно но­ вого уровня хозяйствования — повышения производительности тру­ да, снижения себестоимости продукции. Призыв партии дать про­ дукции больше, лучшего качества, с меньшими затратами должен служить руководством к действию для всех работников предпри­ ятий.

В системе мер, направленных на решение стоящих задач, нема­ ловажное место принадлежит совершенствованию управления. Научно организованное управление позволяет мобилизовать все имеющиеся резервы, высвобождая из этой сферы дополнительные человеческие ресурсы и повышая тем самым производительность

общественного труда. Для улучшения управления необходимо предварительно глубоко проанализировать сущность управленче­ ских процессов и, в частности, важнейший предмет труда управ­ ленческих работников — потоки экономической информации. Лик­

видация имеющихся недостатков в информационных системах и внедрение в управление передовых технических средств — залог успешного решения этой задачи.

Широкое распространение получают автоматизированные сис­

3

УПРАВЛЕНИЕ И ИНФОРМАЦИЯ

Наука об управлении и значение информации

Высшая цель экономической политики Коммунистической пар­

тии Советского Союза и Правительства СССР — рост благососто­ яния народа, наиболее полное удовлетворение материальных и культурных потребностей людей. Эта цель может быть достигну­ та лишь при условии значительного развития производительных сил, интенсификации труда. Важнейшее условие систематического повышения уровня производительности общественного труда — совершенствование управления экономикой на всех иерархических ступенях. Именно поэтому XXIV съезд КПСС выдвинул в качест­ ве одного из узловых вопросов экономической политики партии

для современного этапа — улучшение форм и методов управле­ ния: совершенствование структуры, сокращение излишних под­ разделений административно-управленческого аппарата, широкое внедрение организационной и электронно-вычислительной техни­

ки, автоматизированных систем.

Чем больше объемы производства, ўже специализация пред­ приятий и выше их технический уровень, тем большее значение приобретает эффективность системы управления, призванной обе­ спечить согласованность в работе отдельных производственных ячеек. Рациональная система управления должна способствовать

оптимальному использованию всех имеющихся в данный момент трудовых, материальных и финансовых ресурсов и обеспечить ускоренное экономическое и социальное развитие общества.

Вопросы совершенствования управления всегда находились в поле зрения Коммунистической партии и Советского правитель­ ства. Огромное внимание вопросам управления вообще и эконо­

мическому управлению в частности уделял В. И. Ленин. В пер­ вые годы Советской власти он разработал основные принципы

управления народным хозяйством в условиях перехода от капита­

лизма к социализму и заложил основы науки об управлении со­ циалистическим производством. В. И. Ленин предвидел, какое огромное значение приобретет система управления в условиях социалистического общества, указывал на настоятельную необ­

5

ходимость разработки теории управления и требовал от руково­ дящих работников всех звеньев государственного аппарата изу­ чать и овладевать основами науки управления.

Интенсивная разработка теоретических проблем управления возобновилась в шестидесятые годы. Директивы XXIII съезда КПСС нацелили руководящие кадры на овладение методами эко­ номического руководства, использование новейших данных науки управления. XXIV съезд КПСС, учтя объективные факторы, обус­ ловливающие значение управления в развитом социалистическом обществе, указал на необходимость совершенствования системы и методов управления, направленного на всестороннюю интенси­ фикацию общественного производства и повышение его эффек­ тивности. Особо отмечалась необходимость подготовки кадров в области теории и практики управления '.

Что же такое управление и каково содержание науки управ­

ления?

Управление — это целенаправленное воздействие на управля­ емые объекты, обеспечивающее достижение поставленной цели при изменяющихся внешних условиях. В самом широком смысле слова понятие управление может применяться не только по отно­ шению к людям и производственным процессам, но к любой ма­ териальной системе — живой природе, механизмам и т. д. Авто­

матическое устройство управляет работой механизма и обеспе­ чивает его нормальное функционирование с учетом колебаний внешних параметров (температуры, сопротивления и т. п.). Объ­ ектами экономического управления являются все четыре фазы процесса воспроизводства — производство материальных благ, их распределение, обмен и потребление, иными словами — вся хозяй­

ственная деятельность общества.

Непосредственно управлять сложной системой общественного производства, объединяющей огромное число отраслей, предприя­

тий, учреждений, из единого центра невозможно, поэтому управ­

ление народным хозяйством строится по ступенчатой схеме, при которой управленческие органы низших звеньев являются одно­

временно объектом управления вышестоящих инстанций. Такая система обеспечивает достижение народнохозяйственных целей при относительной автономии каждого звена, строго ограничен­ ной его компетенцией. Естественно, что локальные цели отдельных

звеньев не должны противоречить решению общих задач народ­ ного хозяйства.

В деревообрабатывающей промышленности управление стро­

* Материалы XXIV съезда КПСС. Μ., 1972, с. 298.

6

Процесе управления любой организованной системой можно представить в виде следующей схемы:

нения команд, о состоянии объекта (обратная связь)

Орган управления на основе полученной извне или разрабо­ танной самостоятельно целевой установки принимает решения и выдает команды управляемому объекту. На мебельных фирмах роль этого органа выполняет фирмоуправление, получающее свыше основные показатели плана—-объем реализации, прибыль, рента­

бельность (целевая установка). На основе этих установок управ­

ление разрабатывает командную информацию — производственную программу, оперативные задания цехам, нормативы и т. д. и сооб­ щает их объектам управления—производственным подразделениям и вспомогательным службам в виде планов, приказов, распоряже­

ний. Управляемые объекты (цехи, службы) обязаны точно выпол­ нить полученные команды и реализовать поставленные цели (выпу­ стить и отгрузить продукцию, обеспечить заданный уровень себе­ стоимости и т. п.). Однако результат деятельности управляемых объектов имеет постоянную тенденцию отклоняться от заданной программы из-за задержки поставок сырья и материалов по вине поставщиков или транспорта, невыходов на работу вследствие бо­ лезней и т. д.

Информация о ходе выполнения полученных заданий и о сос­ тоянии управляемых объектов поступает в порядке обратной свя­ зи в фирмоуправление в виде разных отчетов, сводок, сведений и т. д. Без обратной связи эффективное управление невозможно. Управляющий орган систематизирует, обобщает полученную ин­ формацию, анализирует ее и принимает необходимые решения, которые в форме новых команд поступают в производственные подразделения фирмы. Таким образом, именно информация пред­ ставляет собой связующее звено в управлении любой системой.

Под термином информация понимается совокупность письмен­ ных и устных сообщений нормативного, планового и отчетного ха­ рактера, содержащих команды, сведения об их выполнении и ха­

рактеризующих ресурсы предприятия и результаты его деятель­ ности.

Информация — предмет труда и результат труда управленче­ ских кадров. От объема и качества информации зависят число людей, занятых в сфере управления, и эффективность их труда.

На мебельных фирмах циркулируют мощные потоки эко­ номических данных. В роли носителей информации выступают в

7

основном документы. На средних предприятиях с числом рабочих от 500 до 3000 человек объем экономической информации дости­ гает нескольких миллионов документо-строк за год, поэтому ра­ ционализация документооборота и использование технических средств для обработки данных — один из наиболее перспективных путей совершенствования управления.

Современная организация документооборота

на мебельных фирмах

В традиционных условиях управления мебельными предприя­ тиями основные носители экономической информации — документы.

Документы представляют собой письменные распоряжения или разрешения производить определенные действия (приказы, нор­ мативы, планы и т. п.) или письменные доказательства, подтвер­ ждающие совершение хозяйственных операций (бухгалтерские документы, сводки, отчеты и т. п.). Как носители информации до­ кументы обладают рядом бесспорных достоинств и в то же время имеют трудно устранимые недостатки. К достоинствам докумен­ тов относятся их долговечность, неограниченная информационная

емкость, юридическая доказательность и доступность для восприя­ тия.

В документах можно фиксировать любой объем информации.

Наличие в документе подписей позволяет установить персональ­

ную ответственность лиц, участвовавших в его оформлении. На­

нику, занятому в данной сфере деятельности.

Недостатки документации как носителя информации — тру­ доемкость заполнения, невозможность непосредственной машин­ ной обработки, сложность поиска и группировок по определен­ ным признакам, а также необходимость содержания вместитель­ ных хранилищ.

На мебельных предприятиях циркулируют разнообразные документы. Их можно классифицировать по разным признакам.

По содержанию они подразделяются на конструкторские, техно­ логические, административные, плановые, бухгалтерские. По мес­ ту составления документы делятся на внешние, поступающие из других организаций, и внутренние — оформляемые внутри пред­

приятия. По числу зарегистрированных операций документы бы­

вают разовыми, единовременно фиксирующими какие-либо све­ дения, и накопительными, в которые постепенно заносят однород­ ные данные в течение определенного периода. По степени обобщения различают первичные документы, отражающие реаль­ ные явления, и производные, получаемые в результате последую­ щей обработки первичных документов.

8