6144
.pdf1
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Е.С. Крашенинникова
КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТУРИЗМЕ
Учебно-методическое пособие
по подготовке к лекциям, практическим и семинарским занятиям (включая рекомендации обучающимся по организации самостоятельной работы)
для обучающихся по дисциплине «Корпоративный документооборот в туризме» направлению подготовки 43.03.02. Туризм,
направленность (профиль) Менеджмент в туризме очная форма обучения
Нижний Новгород
2022
2
МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Е.С. Крашенинникова
КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТУРИЗМЕ
Учебно-методическое пособие
по подготовке к лекциям, практическим и семинарским занятиям (включая рекомендации обучающимся по организации самостоятельной работы)
для обучающихся по дисциплине «Корпоративный документооборот в туризме» направлению подготовки 43.03.02. Туризм,
направленность (профиль) Менеджмент в туризме очная форма обучения
Нижний Новгород ННГАСУ
2022
3
УДК (Присваивает библиотека)
Крашенинникова Е.С.. Корпоративный документооборот в туризме : учебно-методическое пособие / Е.С. Крашенинникова ; Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет. – Нижний Новгород : ННГАСУ, 2022. – 26 с. – Текст : электронный.
В пособии по дисциплине «Корпоративный документооборот в туризме» содержатся рекомендации по изучению тем курса; краткая аннотация конкретных разделов тем; методика выполнения заданий к практическим и семинарским занятиям; методика, определяющая процедуру оценивания знаний; темы по вопросам к зачету; рекомендуемая литература, как для аудиторной, так и для самостоятельной работы студентов.
Предназначено для обучающихся в ННГАСУ по дисциплине «Корпоративный документооборот в туризме» направлению подготовки 43.03.02. Туризм, направленность (профиль) Менеджмент в туризме очная форма обучения.
© Е.С. Крашенинникова, 2022 © ННГАСУ, 2022
4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………...……… 5
1.КРАТКАЯ АННОТАЦИЯ ТЕМ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА:
РАЗДЕЛ 1. Организация делопроизводства.…………………………………... 6
РАЗДЕЛ 2. Технология делопроизводства, Основные требования к оформлению управленческих документов……………………………………….……. 7 РАЗДЕЛ 3. Деловой этикет в оформлении документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Современное деловое письмо..…………….. 9
РАЗДЕЛ 4. Документационное обеспечение при формировании и реализации туристских путешествий…………………………………………………… 11
РАЗДЕЛ 5. Документационное обеспечение в туризме. Комплект докумен-
тов для туриста…………………………………………………………………… 12
2.МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ
К ПРАКТИЧЕСКИМ И СЕМИНАРСКИМ ЗАНЯТИЯМ………………… 16
3.МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ…………………………. 18
4.МЕТОДИКА, ОПРЕДЕЛЯЮЩАЯ ПРОЦЕДУРУ ОЦЕНИВАНИЯ ЗНАНИЙ, УМЕНИЙ И НАВЫКОВ ……........................................................ 19
5.ТЕМЫ ВОПРОСОВ ДЛЯ ЗАЧЕТА…………………….………........... 20
6.РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА…………………………………. 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………… 25
5
ВВЕДЕНИЕ
Специалисты, занимающиеся планированием, организацией и реализацией туристских путешествий должны знать не только огромное количество информации о туристских регионах и участниках туристской отрасли, но и документационное оформление процесса туристской деятельности. Важное значение для более глубокого понимания сущности туризма играет четкое понимание и владение терминологией в документационном обеспечении туризма, а также приёмов и методов работы с документами.
Порядок разработки документации при проектировании туристских услуг регламентируется законодательством Федерального уровня. Документация, отражающая требования к обслуживанию туристов и взаимодействию между собой участников туристской деятельности содержит описание процессов, форм и методов обслуживания туристов. В документах обязательно должны быть отражены характеристики процесса обслуживания, необходимое количество персонала. В технологической документации представлены технологические карты, которые также регламентируются согласно законодательству.
Документационное обеспечение управленческой деятельности фиксирует документирование и организацию работы самого предприятия туризма.
Целями освоения дисциплины Б.1.В.45.02.Корпоративный документооборот в туризме являются:
-Обучение студентов производственно-технологической работе в области проектирования программ туров, турпакетов и других продуктов туристской деятельности;
-Разработка и документирование турпродуктов в технологических картах;
-Применение современных информационных и коммуникативных технологий
впроцессе реализации туристского продукта;
-Ознакомление студентов с процессом обслуживания потребителей, с комплектом и порядком оформления комплекта документов для туриста;
-Знакомство с документами, необходимыми для совершения поездки.
Каждому предприятию, работающему в отрасли туризма, необходимо знать особенности документационного обеспечения именно туристской деятельности, которой оно занимается, и уметь применять их для эффективной работы компании.
6
1. КРАТКАЯ АННОТАЦИЯ ТЕМ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА
РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Содержание разделов дисциплины
Организация делопроизводства. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности. Основные понятия и положения, принятые в делопроизводстве. Технология работы с документами.
Унификация и стандартизация управленческих документов. Правила оформления отдельных реквизитов документов.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ)
–отрасль деятельности, обеспечивающая:
-документирование;
-организацию работы с документами.
Делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Одним из основных видов носителей информации на данном этапе развития цивилизации является бумага.
Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целе-
направленно обеспечивающая функции управления документами.
Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Проектирование туристских услуг (туристского продукта): Подготовка и разработка технических и технологических документов на туристские услуги/туристский продукт в соответствии с программой обслуживания туристов и условиями путешествия.
Метод обслуживания туристов/экскурсантов: Способ реализации турист-
ских услуг, организационных и технологических мероприятий, осуществляемых в процессе обслуживания туристов.
«Портфель экскурсовода»: Условное наименование комплекта информационных материалов (фотографий, копий документов, географических карт, схем,
7
репродукций с картин и др.), используемых экскурсоводом в ходе проведения экскурсии.
Программа обслуживания туристов: Перечень предоставляемых услуг, посещаемых объектов показа и досуговых мероприятий, сформированный в определенной последовательности, с указанием времени, места и условий обслуживания.
Технические условия (в туризме): Документ, устанавливающий технические, проектные и другие характеристики туристских услуг и процессов их оказания.
Технологическая инструкция в туризме: Документ, устанавливающий порядок и правила выполнения отдельных операций при оказании конкретных туристских услуг.
Технологическая карта туристского путешествия: Документ, отражающий содержание программы, описание последовательности выполнения операций и условий обслуживания туристов во время осуществления путешествия по конкретному маршруту.
Технологическая карта экскурсии: Документ, устанавливающий логическую последовательность осмотра объектов на маршруте в соответствии с определенной тематикой. Технологическая карта содержит пространственно-временные характеристики отдельных этапов экскурсии: продолжительность, протяженность, месторасположение остановок, точек обзора и пр.
Туристский маршрут (трасса туристского похода): маршрут следования туристов (экскурсантов), разработанный в соответствии с требованиями безопасности и включающий посещение различных исторических мест, культурных объектов, природных ландшафтов и т.п. в культурно-познавательных, оздоровительных, спортивных и других целях.
Стандарты работы персонала: Документы, разработанные для каждой категории работников туристской организации и содержащие описание технологических процессов оказания услуг, а также основные требования к квалификации, внешнему виду, правилам поведения в процессе оказания туристских услуг.
РАЗДЕЛ 2. ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Содержание разделов дисциплины
Технология делопроизводства, Основные требования к оформлению управленческих документов. Организационные документы: Устав, договор об учреждении, положения, правила, инструкции, штатное расписание.
Распорядительная документация: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.
Информационно-справочная документация: письма, телеграммы (телефонограммы), факсы, акты, протоколы, доклады, служебные записки.
Структура, применения, требования к оформлению должностных инструкций
Договор об учреждении общества не является учредительным документом общества. Согласно статье 5 Федерального Закона от 30.12.2008 №312-ФЗ с 1 июля
8
2009 года учредительные договоры ООО утратили силу учредительных документов общества.
Положения, определяющие порядок учреждения ООО и содержание учредительного договора остались прежними.
Договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью попрежнему входит в состав обязательных документов, представляемых для регистрации юридического лица в форме ООО.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются
-создать юридическое лицо и
-определяют порядок совместной деятельности по его созданию,
-условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование может быть использовано только данной организацией.
Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками). В Уставе излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения её с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. В соответствии с Уставом организации разрабатывается её структура, определяется штатная численность.
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
-Организационные документы предприятия (устав, положения, договор об учреждении, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
-Распорядительные документы предприятия (приказы по основной дея-
тельности, распоряжения, решения);
-Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, фак-
сы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).
Организационные документы:
-Устав
-Договор об учреждении
-Положения
-Правила
-Инструкции
-Штатное расписание
Распорядительная документация:
-Приказы
9
-Распоряжения
-Постановления
-Решения
-Указания
Информационно-справочная документация:
-Письма
-Телеграммы (телефонограммы)
-Факсы
-Акты
-Протоколы
-Доклады
-Служебные записки
В отдельную группу можно выделить:
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).
РАЗДЕЛ 3. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Содержание разделов дисциплины
Деловой этикет в оформлении документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Современное деловое письмо. Языковой стандарт делового письма. Использование терминов, использование иностранных слов, сочетаемость слов, родственные слова, тавтология в тексте писем, выбор падежа, порядок слов, композиция текста.
Понятие этикета. Основные нормы и правила этикета. Деловой этикет. Правила делового этикета.
Классификация деловых писем: информационные, рекламные, приглашения, сопроводительные, подтверждение, напоминания, гарантийные, инициативные, письмо-ответ, рекомендательные и другие.
Служебное письмо - общее название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - почтовой пересылкой. Служебные письма относятся к основным средствам обмена информации между предприятиями и учреждениями. На них приходится значительная часть входящей и исходящей документации. Служебные письма присылают, чтобы побудить адресата к действию, разъяснить ему что-то, убедить в чем-то. Это достигается благодаря четкости изложения и содержательности текста
Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей:
- Вводной. Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства.
10
-Основной. В последней части текста письма выкладывают его главную цель
вформе предложения, отказа, гарантии.
Служебное письмо оформляется
-на специальном / фирменном бланке (предпочтение отдается угловом расположению основных реквизитов)
-или на чистом листе бумаги (в таком случае оставляют место для отпечатка углового или продольного штампа адресата)
-в зависимости от объема текста бланки или листы формата А4 или А5.
Реквизиты служебного письма:
-название организации-отправителя письма;
-справочные данные об организации-отправителя письма;
-номер листа (индекс) и дата;
-адресат (получатель) письма;
-заголовок;
-номер и дата письма, правивших за основу для составления ответа;
-текст;
-перечень приложений с указанием количества страниц;
-подпись руководителя;
-фамилия исполнителя
Информационные письма - это служебные письма, в которых адресант информирует адресата о каких-то фактах или мероприятия. Как правило, адресант предлагает свои изделия или услуги. Информация, приведенная в письмах такого типа, может быть, как можно шире.
Рекламные письма - это разновидность информационных писем. Они содержат детальное описание товаров или услуг и направляются конкретным адресатам, чтобы побудить их воспользоваться предложением. Несмотря на то, что рекламные письма оформляют на фирменных бланках, почтовый адрес, номера телефонов, расчетных счетов также отмечают в тексте.
Письма-приглашения - это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять участие в каких-то мероприятиях Письма-приглашения адресуются конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям. Начинать эти письма можно такими оборотами: «Просим принять участие в», «Приглашаем», «Приглашаем Вас...». Далее раскрывают характер мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения
Сопроводительные письма - это такие служебные письма, в которых адресата информируют об отправке ему прилагаемых к письму. Сопроводительные письма следует начинать словами: «Посылаем», «Направляем», «Отправляем». Перечень документов, передачи которых сопровождается данным письмом, оформляют как приложения к тексту сопроводительного письма. Сопроводительное письмо можно оформлять и пересылки информационных справок служебного в характера в вышестоящие инстанции.
Письма-подтверждения - это служебные письма, в которых подтверждается тот или иной факт, например получение переводов, ценных бумаг и т.п. Письмаподтверждения могут содержать также информацию о действии ранее заключенных договоров, соглашений, утвержденных положений, инструкций и др. Текст таких писем начинается словами, образованными от слова «подтверждать» Своевремен-