8573

источника).

Контрольные вопросы и задания

1.Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2.Что включает в себя понятие «документ»?

3.Какие языки и способы документирования вы знаете?

4.Назовите современные виды носителей информации.

5.Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

6.Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

7.Что обуславливает юридическую силу официального документа?

8.Что понимается под полифункциональностью документа?

9.Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характеризуется каждый блок?

10.Как меняется действие функций во времени?

ГЛАВА 2. ПРИЗНАКИ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА Документ - это документированная на материальном носителе информация в виде текста,

звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать,

предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является

«сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального

(вещественного) носителя»6. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят атрибутивность, функциональность,

структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи),

материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе.

Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как

6 Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 4-е изд., испр. — К.: о-во «Знания», КОО, 2003. — С. 35.

источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об-

ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями,

положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со-

ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Охарактеризуем основные признаки документа.

1.Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

2.Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации

(внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

3.Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т.е.

документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов.

При этом используются не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовления; сроки действия; средства фиксации; вид

деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единичный экземпляр официального документа»7.

Дубликат документа ~ это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу»8.

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»9.

Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа,

сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»10. Юридическую силу копия приобретает только после ее заверения в соответствии с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения»11.

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ,

изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы,

произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания);

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка).

По времени появления документов во внешней среде различают оригиналы и копии. Под

оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз,

представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные

7 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 27.

8Там же. - С. 2, п. 28.

9Там же. - С. 2, п. 29.

10Там же. - С. 2, п. 25.

11Там же. - С. 2, п. 26.

воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания

«умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общепринятой классификации документов.

Контрольные вопросы и задания

1.Назовите основные свойства документа.

2.Дайте определение атрибутивности (функциональности, структурности)

документа.

3.Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.

4.Что такое юридическая сила документа?

5.Дайте определение подлинника и дубликата документа.

6.Дайте определение копии документа. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

7.Чем подлинный документ отличается от подложного?

8.Что представляет собой документ, фальсифицированный полностью?

9.Что представляет собой документ, фальсифицированный частично?

10.Что представляет собой оригинал документа?

ГЛАВА 3. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ

ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в.,

до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок,

необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию12.

12 Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленчес-

ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций,

которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов,

характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации13.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, средне-

му профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы,

характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-

распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,

взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий,

организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

13 ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 34.

установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под

стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты.

Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р

6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «"О техническом регулировании"» Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России).

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно-

моченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)14, так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности15.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства),

осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов,

установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации16.

14См.: ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. - М., 1972.

15ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 2, п. 34.

16ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. -С. 2, п. 34.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа17,

например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа18.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен-

тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»19.

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до-

кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении,

предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы),

- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик-

сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации,

включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с

17 Там же. - С. 2, п. 39. 18 Там же. - С. 2, п. 42. 19 Там же.-С. 2, п. 43.

воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Контрольные вопросы

1.Каковы основные цели унификации документов?

2.Что учитывается при проведении унификации документов?

3.Что понимается под системой документации?

4.Какие бывают системы документации?

5.В чем особенность УСОРД?

6.Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей

стране?

7.Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8.Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандартизации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9.Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы

знаете?

10.Что понимается под реквизитом документа?

11.Что определяет формуляр документа и чем отличается формуляр документа от формуляра-образца?

12.Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

13.Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

14.Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?

ГЛАВА 4. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ

ИБЛАНКИ

4.1.Формуляр-образец организационно-распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола,

акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1,

2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10

мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может

быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило,

наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

1 Допускается использование форматов A3 и А6.