6. Работа с типовыми операциями

Как правило, значительную часть хозяйственных операций предприятия состав­ляют операции, которые с точки зрения бухгалтерского учета имеют однотип­ный характер и зачастую фиксируются в учете с помощью одинакового набора бухгалтерских проводок. Для отражения в программе «1С:Бухгалтерия» таких стандартных операций служат типовые операции.

Типовые операции можно использовать для автоматиза­ции ввода стандартных или часто повторяющихся операций. В программе «1С:Бухгалтерия» бухгалтер может самостоятельно создавать типовые операции, тем самым настраивая программу под свои потребности.

Типовые операции предназначены для конечного пользователя программы. Этот режим ввода позволяет автоматизировать ввод рутинных, часто повторяю­щих хозяйственных операций или таких, которые сопровождаются вычислениями, позволяет избежать или сократить количество ошибок в вычислениях или в указании корреспондирующих счетов проводок.

Для применения типовой операции в программе «1С: Бухгалтерия» необходимо создать шаблон. Шаблон представляет собой сценарий форми­рования проводок и описание правил заполнения реквизитов операции. Для каждой типовой конфигурации достаточно создать один шаблон.

Следует заметить, что операция, введенная на базе типовой, ничем не отличает­ся от других операций в журнале операций. Редактирование типовой операции осуществляется так же, как операции, введенной вручную.

Ввод типовой операции осуществляется в форме «Операция» с частично или полно­стью заполненными реквизитами операции, с многострочной частью, содержа­щей необходимые бухгалтерские проводки. Пользователю необходимо от­корректировать автоматически введенные данные или внести недостающую ин­формацию и записать операцию.

Шаблон типовой операции включает:

• правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содер­жания;

• список проводок операции;

• правила заполнения реквизитов проводок: корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты и суммы в валюте;

• формулы вычисления сумм проводок.

Форма шаблона типовой операции состоит из двух частей (рис. 6):

- нижняя часть предназначена для создания списка проводок и выбора редактируемого реквизита, внешний вид идентичен форме ввода новой операции;

- верхняя часть формы шаблона служит для установления правила заполнения реквизита операции или проводки, выбранного в нижней части формы шаблона.

Рис. 6. Создание шаблона типовой операции «Поступление материалов»

Верхняя часть шаблона типовой операции состоит из следующих основных элементов:

- поле;

- активизация;

- копирование;

- формула;

- подсказка.

Создание списка проводок

Создание списка проводок осуществляется по общему правилу создания новых проводок (корреспонденций) в операциях.

При формировании списка проводок в шаблоне типовой операции новая проводка или корреспонденция создается под строкой, в которой располагается курсор в списке проводок в момент создания.

При вводе типовых операций порядок следования проводок в операции не ока­зывает влияния на бухгалтерские итоги (так как все проводки операции имеют одну дату и время). Однако желательно располагать проводки в порядке совер­шения хозяйственных действий, чтобы сохранить логику событий.

Для изменения местоположения проводки или корреспонденции в списке про­водок шаблона типовой операции используются кнопки «Переместить вверх» и «Переместить вниз» на панели инструментов.

Каждой проводке присваивается уникальный порядковый номер. Программа «1С:Бухгалтерия» контролирует процесс нумерации: номера проводок уникальны, начинаются с единицы и не редактируются пользователем.

Создание правил заполнения реквизитов

Поле - это информационный элемент, в котором содержится наименование реквизита, выбранного в нижней части окна редактирования шаблона типовой операции.

При вводе типовой операции программа «ведет» пользователя по тем ре­квизитам операции, которые требуют заполнения. Переход от реквизита к реквизиту при вводе операции программа выполняет по своему усмот­рению, пропуская заполненные значения и «останавливаясь» на незапол­ненных реквизитах.

Управляющий элемент «Активизация» позволяет установить для каж­дого реквизита особый способ его участия при вводе типовой операции.

Обычно «Активизация» используется, если нужно «заставить» программу остано­виться на некотором реквизите, хотя его значение и заполнено, или, на­оборот, пропустить незаполненное значение.

Элемент «Активизация» содержит следующие возможные значения:

- «Авто» - реквизит будет переключен в режим редактирования только в том случае, если значение реквизита не было введено каким-либо способом (например, копированием из другого реквизита);

- «Активизировать» - реквизит будет переключен в режим редактирова­ния в любом случае, т.е. независимо от того, заполнено его значение или нет;

- «Пропускать» - реквизит не будет переведен в режим редактирования;

- «Не изменять» - в процессе ввода типовой операции значение рекви­зита меняться не будет.

Управляющий элемент «Копирование» позволяет ввести значение для реквизита типовой опера­ции путем копирования его из других реквизитов.

Обычно копирование используется в случае, когда типовая операция содержит несколько про­водок, в которых должно использоваться одно и то же значение, напри­мер, субконто. В этом случае при вводе типовой операции выбирается конкретное значение субконто в первой проводке, в которой оно исполь­зуется, а в остальные строки значение будет подставлено автоматически посредством копирования из первой проводки.

Элемент управления «Копирование» представляет собой поле с раскры­вающимся списком, в котором содержатся режимы копирования или на­именование реквизита - образца для копирования.

Элемент «Копирование» может принимать одно из следующих значений:

1) «Авто» - если значение реквизита не задано в шаблоне и еще не запол­нено, программа «1С: Бухгалтерия» сама пытается подставить возмож­ные значения по своему усмотрению.

Например, если для значения реквизита стоит режим копирования «Авто», а само значение еще не определено, то оно будет автоматически заполнено, если значение этого реквизита вводилось в одной из предыдущих проводок.

2) «Не копировать» - использование значения данного поля в качестве образца копирования запрещено.

Устанавливать этот режим копи­рования имеет смысл в том случае, когда в вышестоящих проводках для данного реквизита вводится одно значение, а конкретно в этой проводке необходимо ввести другое значение. Режим копирования «Авто» в этом случае скопирует значение из предыдущих проводок, режим «Не копировать» предоставит пользователю возможность ввести новое значение.

3) «Наименование реквизита» - наименование реквизита операции или проводки, который будет являться образцом копирования для данного реквизита. Этот вариант используется в том случае, если данное значение должно совпадать со значением реквизита, которое будет для него копироваться. В этом режиме программа отслеживает изменение значения объекта копирования и произво­дит его коррекцию.

Режим копирования «Наименование реквизита» устанавливает принудительное копирование значения из реквизита, указанного в этом режиме копирования. В этом режиме программа отслеживает изменение значения объекта копирования и произво­дит коррекцию значения реквизита, в отличие от режима «Авто», в ко­тором значение скопируется только первый раз, когда значение дан­ного реквизита еще не заполнено. Таким образом, если режим «Авто» заполнит пустое поле наиболее подходящим значением из предыду­щих проводок, то данный режим копирования перенесет значение из другого реквизита один в один.

Программа «1С: Бухгалтерия» не разрешит выбрать в качестве образца для копирования реквизит, значение которого скопировать нельзя. Напри­мер, нельзя выполнять копирование значения реквизита проводки в рек­визит операции. При настройке режима копирования следу­ет учитывать порядок заполнения значений реквизитов операции.

Если в элементе «Копирование» выбран какой-либо реквизит проводки, то становятся доступны управляющие элементы «Проводка» и «Корреспонденция».

• Проводка - этот управляющий элемент служит для указания, из какой проводки будет браться значение для копирования.

• Корреспонденция - служит для указания, из какой корреспонденции проводки, указанной в элементе «Проводка», будет браться значение для копирования.

Управляющий элемент «Субконто» доступен, только если в элементе «Копирование» вы­брано субконто дебета или кредита проводки. Поле со списком «Субконто» позволяет выбрать либо наименование конкретного вида субконто, либо слово «Авто». Если выбрано «Авто», программа «1С:Бухгалтерия» сама опреде­лит, какое значение субконто будет использоваться для копирования.

Управляющий элемент «Формула» служит для ввода формулы, с по­мощью которой будет вычисляться значение реквизита в процессе ввода типовой операции. Формула позволяет ссы­латься на значения реквизитов текущей и других проводок операции.

В шаблоне типовой операции предусмотрена возможность редактирования прав доступа к данной типовой операции.