Проверка согласованности форматирования

Microsoft Word может обнаруживать несогласованность форматирования при вводе и подчеркивать соответствующие фрагменты текста синей волнистой линией.

Выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка.

В группе Параметры правки установите флажок Вести учет форматирования (если он еще не установлен).

В группе Параметры правки установите флажок помечать несоответствия формата.

Несогласованные элементы форматирования будут подчеркнуты синей волнистой линией.

При возникновении несогласованности форматирования щелкните правой кнопкой мыши место в документе, которое подчеркнуто данной волнистой линией.

Появится сообщение о необходимости замены с предложением нескольких вариантов замены. Выберите необходимый вариант.

Примечание.   Чтобы удалить синюю волнистую линию и не выполнять согласование форматирования, нажмите кнопку Пропустить. Чтобы пропустить все несогласованности форматирования в документе, нажмите кнопку Пропустить правило.

Вопросы для самоконтроля.

1. В чем состоят особенности разработки большого документа?.

2. Что такое структура документа?

3. Какие возможности представляет инструменты опции Стили и форматирование?

4. Что такое встроенные стили?

5. Как создать и изменить стиль?

6. Как применить стиль к документу?

7. Как проверить согласованность стилей?

Лабораторная работа №2. «Разработка структуры главного и вложенного документов»

Цели занятия:

1. Изучить особенности разработки большого документа с использованием опций Структура документа и Стили и форматирование

2. Научиться создавать главный и вложенные документы.

3. Ознакомиться с практическими приемами разработки большого документа.

Содержание занятия

На предыдущем занятии рассмотрены способ форматирования большого документа инструментами опции Стили и форматирование. Этот метод используется в основном для форматирования уже напечатанных текстовых материалов или разделов текста, скопированных в документ из других документов, что часто делается на практике при разработке больших документов. Он также может использоваться при форматировании текстов после их сканирования и преобразования в Word.

Для разработки большого документа с чистого листа он не совсем удобен из – за необходимости частого обращения к окну Стили.

Word предоставляет в распоряжение пользователя такие инструменты, как Структура, главный документ, которые в комплексе с инструментами опции Стили и форматирование позволяют значительно упростить процесс разработки большого документа.

1. Структура документа, создание структуры документа.

Каждый документ имеет свою структуру, которая отображается иерархической последовательностью заголовков и абзацев. Так в документе можно выделить несколько уровней заголовков (последний уровень - это абзац):

Первый уровень – глава, имеет нумерацию 1, 2, 3,…;

Второй уровень – параграф, имеет нумерацию 1.1, 1.2, 1. 3, … , 2.1, 2,2, …::

Третий уровень раздел параграфа. Имеет нумерацию 1.1.1, 1.1.2 ……;

…………………………………………………………………………….

Девятый уровень – абзац текста.

Word поддерживает девять уровней структуры.

Текст каждого уровня имеет свой формат (отступы от края страницы, шрифт, размер, шрифта, цвет шрифта и т.д.) и во всем документе тексты одного уровня имеют одно форматирование.

Следовательно, если проанализировать документ, который необходимо разработать, в нем можно выделить уровни заголовков, если теперь в окне Стили и форматирования отформатировать заголовки каждого уровня в соответствии с принятыми в организации требованиями к оформлению документов, то этот формат будет использоваться во всем тексте. Кроме того, сохранив этот формат, его можно использовать во всех последующих документах. Эти возможности Word и составляют основу способа разработки большого документа.

Последовательность действий при создании структуры документа состоит в следующем:

1. Анализируется документ, который будет отрабатываться и определяется иерархия заголовков.

2. Для заголовков каждого уровня, в том числе и для абзаца создается с помощью инструментов опции Стили и форматирование свой стиль. Как рассматривалось в практической работе 1., при этом желательно каждому стилю дать уникальное название, отличающее его от встроенных стилей и стилей, использующихся в документах другого типа. Например, глава, параграф, раздел параграфа, абзац и т.д.

3. Включите режим Структура (Вид/Структура). Режим структуры - режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа

В режиме Структура введите заголовки для документа. После каждого заголовка необходимо нажимать клавишу ENTER.

4. Присвойте стиль каждому из заголовков (например, для главы - стиль «Глава», а для параграфов — стиль «Параграф»). Эту операцию можно выполнить, перетаскивая структурные символы заголовков или значки + и – .

Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее.

Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее.

Чтобы присвоить заголовку другой уровень и придать ему соответствующий стиль форматирования, поместите на него курсор, а затем на панели инструментов Структура нажимайте кнопку Повысить или Понизить, пока заголовок не достигнет необходимого уровня.

Чтобы переместить заголовок на новое место, поместите курсор на заголовок, а затем на панели инструментов Структура нажимайте кнопку Вверх или Вниз, пока заголовок не будет перемещен в нужное место. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.

Символы структуры отображаются слева от заголовков документа в режиме структуры. С помощью этих символов можно свернуть и развернуть подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ. При перетаскивании знаков на экране отображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня.

Организовав документ нужным образом, перейдите в обычный режим  или режим разметки  и наберите в соответствующих промежутках между заголовками текст абзацев, устанавливая перед этим в окне Стиль стиль абзаца.

Созданную структуру документа можно просмотреть, включив в меню Вид режим Схема документа. В этом режиме упорядочить текст можно также путем перетаскивания символов структуры и для заголовков и основного текста вверх или вниз, влево или вправо. При перетаскивании символа заголовка подзаголовки и основной текст тоже перемещаются или изменяется их уровень.