отдел накапливает информацию о внешнем окружении и ставит вопросы перед высшим руководством. Высшее руководство устанавливает цели и направления деятельности. Некоторые направления, такие как приобретения, участие в совместных предприятиях и новых проектах, которые нельзя поручить какомулибо одному подразделению, вырабатываются службами развития и планирования предприятия и осуществляются на уровне предприятия в целом. Подразделения следуют директивам высшего руководства и формируют планы для себя.

Такая организация планирования имеет два существенных преимущества: устраняется порочный круг: не зная вышестоящих целей, нельзя

принимать обоснованные решения по нижестоящим целям, планам и альтернативным вариантам действий;

вклад в планирование производится всеми подразделениями и требует знания общего плана по предприятию в целом.

8.2. Подходы к созданию служб планирования

В процессе планирования принимают участие: во-первых, высшее руководство организации; во-вторых, команда плановиков; в-третьих, руководители и специалисты подразделений; внешние и внутренние консультанты. Идеальной, как уже указывалось, является такая ситуация, когда все работники организации привлекаются к обсуждению и составлению планов.

Обязанности между участниками плановой деятельности распределяются следующим образом.

Высшее руководство является архитектором процесса планирования, определяет его основные фазы и последовательность планирования. Высший менеджмент должен сделать процесс планирования доступным и понятным для каждого сотрудника организации, он должен уметь максимально вовлекать в него своих сотрудников. Другая функция высшего руководства заключается в разработке стратегии фирмы и принятии решений по стратегическому планированию. Руководство фирмы определяет общие цели её развития и основные способы их достижения.

Руководство среднего и низшего звена, а также специалисты подразделений занимаются разработкой оперативных планов. В обязанности специалистов входят также анализ внутренней и внешней среды организации, составление прогнозов. Руководители подразделений и штатные работники объединяются в

97

оценке альтернативных стратегий, предложенных для организации.

Служба планирования принимает участие во всех стадиях разработки плана, осуществляет координацию плановой деятельности. Работники службы планирования осуществляют функцию разработки стратегии фирмы, прояснении её основных целей, выступая в роли советников, консультантов. Нередко ключевые вопросы стратегии плановик и высший управляющий обсуждают в личной беседе, дискуссии. Окончательные решения, связанные с утверждением стратегии, принимает высшее руководство.

Плановики, наряду с другими специалистами, проводят анализ и оценку внешней и внутренней среды организации. Вместе с менеджерами плановики участвуют в составлении прогнозов о возможном будущем фирмы, занимаются подготовкой прогнозной части окончательного плана. Плановая служба помогает высшему менеджменту в организации и проведении учёбы, необходимой для того, чтобы все участники планирования были готовы к внедрению эффективных нововведений в данном процессе.

Полезным при организации планирования является привлечение консультанта по планированию. Чтобы давать объективную оценку планированию, он должен быть нейтральным по отношению к целям организации и результатам её деятельности. Консультантом может быть как «внутренний» участник организации (работник, менеджер), так и «внешний». «Внутреннего» консультанта отличает знание различных сторон жизни фирмы. «Внешний» консультант, как правило, обладает богатым и разнообразным опытом планирования, но недостатком сотрудничества с ним является необходимость уложиться в определенные временные рамки. К обязанностям консультанта относятся:

помощь в подготовке решений по планированию; обучение и консультирование высшего руководства по вопросам

планирования; советы по организации совещаний по планированию, помощь в

подведении итогов совещаний; рекомендации по составлению плановой документации.

Состав и величина служб планирования в организации зависят от размера предприятия, типа организационной структуры (централизованная или децентрализованная), от философии управления и культуры предпринимательства.

В больших фирмах размеры служб планирования варьируются от одного-

98

двух до 100 человек. Крупные службы планирования включают в себя как профессиональных плановиков, так и технический персонал. Для организации работ крупных служб планирования необходима должность администратора, который координирует процесс планирования: устанавливает порядок и ведёт контроль за составлением документации по планированию, организует проведение профессиональных совещаний, оформляет и распространяет итоговые документы этих совещаний и т.д.

В последнее время в связи с созданием стратегических хозяйственных центров в крупных подразделениях организаций и общей тенденцией к децентрализации внутрифирменного планирования характерным становится сокращение чрезмерно расширившихся центральных служб планирования до 20 − 25 человек.

Функциональные службы по планированию на средних и крупных предприятиях выделяются в самостоятельные подразделения, подчиненные вице-президенту по экономике и финансам (рисунок 14, 15).

Рисунок 14 –– Примерная организационная структура планово-экономической службы крупного предприятия

Аппарат, осуществляющий внутрифирменное планирование, включает функциональные подразделения на различных уровнях управления предприятием.

Поскольку планирование — это основная функция управления, то высшим

99

звеном системы планирования можно считать совет директоров, который принимает решения по наиболее важным проблемам стратегии и тактики предприятия.

В функции планового отдела входит разработка перспективных и текущих планов, согласование их с производственными подразделениями, корректировка и уточнение плановых показателей, контроль за их выполнением и систематический анализ работы предприятия и его подразделений.

Рисунок 15 –– Основные элементы организации плановой работы на среднем по размеру предприятии

Менеджер по планированию анализирует бюджет предприятия, информацию о состоянии отрасли, имеющиеся и необходимые ресурсы.

Важным аспектом планирования при этом является тщательная оценка исходных данных.

В производственных подразделениях функции планирования выполняют службы оперативного и текущего планирования и контроля, в задачу которых входит составление планов на смену, сутки, неделю, месяц, квартал, год с учетом ограничений и общехозяйственных целей.

100