43
2.2. Выявление проблем организации и зоны организационной диагностики
Необходимость проведения изменений в организациях в большинстве своём обусловлена потребностью преодоления кризисных ситуаций. Кризисы в организационном развитии распознаются на основании симптомов. Так, анализ показателей производительности, эффективности операций и управления, финансового состояния или таких, как текучесть персонала, дисциплина, удовлетворенность трудом, конфликтность и другие могут характеризовать наступление кризиса. Большую роль в выявлении симптомов организационного кризиса играет анализ финансово-экономических и социально-экономических показателей.
Симптомом кризиса является как состояние показателя, так и тенденции его изменения. При этом состояние показателей может оцениваться и относительно установленной нормативной величины (допуски изменений), и относительно друг друга. В качестве симптома кризиса выступают несоответствие показателей нормативам либо целесообразным динамическим соотношениям. Например, у успешных организаций темп роста прибыли должен быть больше, чем темп роста выручки от реализации продукции, рост собственного капитала за счёт накопленной прибыли должен быть выше роста за счёт вложений собственников. Примерами симптомов кризиса в организации могут быть текучесть кадров, снижение объёмов продаж, убытки в деятельности, просроченная задолженность. В качестве причин этих явлений могут быть снижение качества продукции, разрыв партнёрских связей, законодательные запреты и многое другое. По сути симптом является первоначальным внешним проявлением кризисных ситуаций и не всегда характеризуют истинные причины кризиса, но по симптомам можно эти причины установить.
Проявление кризисных симптомов является сигналом о существовании проблем в деятельности организации. Проблема – это противоречие между назревшей необходимостью определённых организационных действий и недостаточными ещё условиями их реализации. Разрешение проблем становится возможным в результате проведения изменений.
Выявление проблем происходит в процессе проблемного анализа. Проблемный анализ предполагает осознание сущности, специфики той или иной проблемы и путей её разрешения.
44
Работа с проблемой предполагает её последовательное рассмотрение в следующих аспектах:
формулировка проблемы как неудовлетворённой потребности;
пространственно-временная констатация проблемы, которая предполагает определение пространственных и временных границ проблемы;
выяснение типа, характера проблемы, её основных системных характеристик (структуры, функций и т.д.);
выявление закономерностей развития проблемы, её последствий;
диагностика принципиальной разрешимости проблемы;
определение ресурсов, которые необходимы для разрешения проблемы;
выработка организационно-управленческих технологий разрешения проблемы;
окончательное разрешение проблемы;
Сама по себе проблема в деятельности организации в широком смысле, как мы отмечали, проявляется как противоречие между осознаваемой организационной потребностью и возможностью её удовлетворения. При этом очевидно, что такие противоречия могут возникать в различных функциональных сферах деятельности организации. Логическим продолжением осознания проблемы является оценка её глубины и поиск причинноследственных связей, сопровождающих проблему.
С нашей точки зрения для проблемного анализа целесообразно применять аналитический подход к пониманию организации, иными словами, необходимо сформировать структурное представление её в качестве многоуровневой и многозвенной общности функциональных сфер деятельности, когда каждая из сфер взаимозависима и взаимообусловлена.
Выбор таких функциональных сфер определяется на уровне состава важнейших сфер деятельности компании, на основе которых мы раскрывали динамические перемены в организации в рамках отдельных стадий её жизненного цикла. Напомним – «производство», «маркетинг», «кадры» и «финансы». Эти четыре сферы важно дополнить управляющей подсистемой – «системой управления» и в процессе диагностики рассматривать её в первостепенном порядке, поскольку поиски проблем и их разрешение должны начинаться именно с управленческих процессов. Эффективная система управления способна защитить компанию от проблем во всех остальных сферах, исключая, пожалуй, ситуации с непреодолимыми обстоятельствами во внешней среде (рисунок 6).
44
45
управление
Рисунок 6 – Сферы проблемного анализа организации
Следующим этапом диагностики в управлении изменениями должен стать поиск причин или факторов, обусловивших проблемы деятельности организации в её функциональных сферах. Фактор и причины связаны цепочками причинноследственных связей кризиса, в процессе их изучение осуществляют логическую декомпозицию причин и факторов. Этот процесс так и называется – причинноследственный анализ. Принципиальной разницы в понятиях «причина» и «фактор», с нашей точки зрения, нет, разве что фактор может быть проанализирован на предмет силы влияния на следствие.
Например, инфляция является фактором кризиса (усиливает кризис), причиной инфляции может быть увеличение массы денег, связанное с большим государственным долгом и невозможностью его погашения в определённый период времени. Симптомом же кризиса может выступать, например, использование долларов в расчетных операциях.
В целом состав кризисогенных факторов идентичен составу факторов изменений, приведённому нами в предыдущем подразделе.
Для выявления симптомов кризисов, их причин и факторов в подсистемах «маркетинг», «производство», «кадры», «финансы» и «система управления» применяется широкий круг количественных и экспертных методов.
46
2.3. Организационный анализ: основные этапы и объекты диагностики
Организационный анализ представляет собой комплекс расчётноаналитических работ и проектных мероприятий, результатом которых должна быть оценка соответствия организационной структуры и функционального содержания её отдельных подразделений рациональному процессу целедостижения в организации в целом, а также предложения по повышению эффективности организации в системе управления.
Методологическую основу организационного анализа и проектирования составляет системный подход, а также методологические принципы анализа и синтеза, научного детерминизма. Иными словами, для проведения организационного анализа необходимо организационную систему разделить на совокупность взаимосвязанных элементов, проанализировать функциональную нагрузку каждого элемента с точки зрения целедостижения и затрат на его обеспечение. На последнем этапе результаты анализа обобщаются в процессе синтеза – представления организационной системы и её функциональной эффективности в целом, а затем разрабатываются предложения по повышению результативности управления. Анализ и соединение системных элементов после проведённых улучшений в управлении обеспечивает рост таких важных системных свойств, как эмерджентность и синергетичность.
Проведение организационного анализа и проектирования проводится в несколько этапов.
Первый этап – анализ производственной системы. На данном этапе проводится выделение элементов объекта управления – производственной или операционной системы менеджмента, объектами изучения являются следующие элементы:
производственные функции (функции рабочих и рабочих мест, машин и оборудования, которые выполняются в процессе производства продукции или оказания услуги);
производственная структура – состав производственных подразделений, осуществляющих взаимодействие в производственном (операционном) процессе;
производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие);
средства труда (машины и оборудование, инструменты и приспособления);
46
47
предметы труда (сырьё и материалы, полуфабрикаты, комплектующие);
методы организации основного и вспомогательного производства;
технология производства;
состав продукции (работ или услуг) как основной результат производственной (операционной) деятельности;
экономика производственной деятельности (состав и сумма затрат, финансовые результаты различного уровня, результативность как соотношение затрат и результатов).
Второй этап – анализ системы управления. Сущность этапа в изучении элементов субъекта управления, иными словами – управляющей подсистемы. Такой анализ проводится по элементам:
функции, выполняемые системой управления;
организационная структура управления;
персонал управления (линейный и функциональный);
технические средства управления;
информационное обеспечение управления;
методы, применяемые в управлении (административные, экономические, социально-психологические);
технология управления (методы и процессы принятия управленческих решений);
решения как результата управленческой деятельности;
экономика управления (затраты и результативность управленческих процессов).
Третий этап – проблемный анализ. На этом этапе важно выявить проблемы операционной деятельности и процесса управления, в том числе проводится:
констатация проблем производственной деятельности и проблем процесса управления;
построение причинно-следственных связей развертывания проблем ;
оценка потерь;
определение критических проблем зон для разработки поэтапного проекта изменений;
оценка соответствия системы управления и производственной системы. Четвёртый этап – проектирование целей. На данном этапе проводится
корректировка системы целей и разработка критериев их достижения, а также нормативов к достижению критериальных значений.
Пятый этап – проектирование изменений в производственной системе. С