12.ПРАКТИКУМ ПО ОФОРМЛЕНИЮ

ИСОСТАВЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Оформление деловых писем

1. Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте текст.

С сожалением вынуждены Вам сообщить о невозможности поставок

комплектующих и дополнительного оборудования к высланным нашим за­

водом двигателям в указанные сроки в связи с серьезной аварией на одной из

наших установок. О новых сроках сообщим позднее. Приносим свои изви­

нения.

личная подпись

О поставках комплектующих

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие

и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям

по договору от 10.11.2003.

ЗАО «КОНУС» Коммунистическая, д. 4, оф. 7, 614000, Пермь

Тел./факс: 12-15-40 ОКПО 12345678, ОКОНХ 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789

Мы признательны Вам за интерес к сотрудничеству с нашей компани­

ей. Наши специалисты провели всесторонний детальный анализ Вашего

предложения. На основании полученных результатов можно судить о высо­

ком качестве Вашей продукции и ее большом коммерческом потенциале.

К сожалению, по независящим от нас обстоятельствам мы вынуждены отка­

зать Вам. Вернуться к продолжению сотрудничества мы сможем в начале

2005 года. Буду признателен за Ваше понимание сложившейся ситуации

и рассчитываю на благоприятное возобновление диалога в будущем.

личная подпись

КОНТРОЛЬНЫЕ РАБОТЫ

Вариант 1

Задание № 1

Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «X» фран­ цузской фирме «Y» об организации встречи для установления со­ трудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1.Н.А. Петрова работает в должности лаборантки. Заведующая С.П. Сидорова.

2.Встретил студента Ивана Семенюк.

3.Имеются свободные вакансии.

4.Отвести под строительство дома участок в мик районе Левобережный.

Вариант 2 Задание № 1

Составьте письмо-отказ предприятия «X» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Y» разработать проектно­ сметную документацию на строительство жилого дома в посел­ ке Качнево. Объясните причину.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1.Проведен хронометраж времени.

2.Письмо переадресовано начальнику отдела Г. В. Жуку.

3.Согласно распоряжения руководства.

4.Составлены договора с организациями.

Вариант 3 Задание № 1

Составьте положительное письмо-ответ управления фи­ нансов N-ской области о выделении дополнительных ассигнова­ ний из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям Восточного района.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1.Был вручен памятный сувенир.

2.Наряду с достижениями был допущен ряд ошибок.

3.В основу этого предложения легло указание дирекции.

4.Вследствие весеннего наводнения деревянный мост жет быть разрушен.

Вариант 4

Задание № 1 Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь»

о продаже частным и государственным предприятиям новой продукции (наименование по Вашему выбору) по договорной цене, а также запасных частей к ней.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1.Командировочным представлены номера в гостинице.

2.Дивиденды увеличены за счет улучшения работ

производства.

3.Главным приоритетом для нас является качество.

4.Секретарь Светлана Сидорова выдал справку.

Вариант 5

Задание № 1 Составьте сопроводительное письмо (ответ на запрос) АО

«Промтекс», адресованное ТОО «Глория», о высылке образцов товаров, которые фирма предлагает во II квартале 2004 г.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1. К 13 мая в хозяйстве вспахано более 1750 (гектар цифры напишите словами.

2.За проезд оплачено.

3.Семинар проводят в актовом зало.

4.Главный технолог В.С. Сергеева указал ошибки.

Вариант 6

Задание № 1 Составьте письмо-просьбу отдела образования админист­

рации г. Самары об оплате выступления театра «Колокольчик» для воспитанников интернатов города в период школьных кани­ кул с 24.03.2004 г. по 26.03.2004 г. Предъявлен счет театра.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1.Хор под управлением Рыбы.

2.Это колесо выпадывает.

3.Надеемся на выгодное взаимное сотрудничество.

4.Строители обещали воздвигнуть здание уже в сентябре.

Вариант 7 Задание № 1

Составьте письмо-подтверждение о намерении Фонда раз­ вития профессиональных связей принять участие в организации и проведении в октябре 2004 г. совместно с Выставочным цен­ тром в г. Перми выставки «Строительство и интерьер». Укажите, с чьим участием планируется проведение выставки, каково ори­ ентировочное количество участников. Попросите направить в Ваш адрес проект договора с Выставочным центром.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1.На складе осталось 24 (рукавицы).- цифры прописью

2.Фирма своевременно проплатила по счету.

3.Главный бухгалтер Новикова отказалась подписать акт.

4.Данное решение обязательное.

Вариант 8

Задание № 1 Составьте вторичное письмо-напоминание о необходимо­

сти предоставить смету на строительные работы по реконструк­ ции и строительству жилого дома по ул. Кирова в г. Перми со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса. Кроме того, укажите предельные сроки и обратите внимание на ответственность за несвоевременное выполнение.

Задание № 2 Исправьте ошибки.

1. В прошлом году завод сработал рентабельно.

2.Выговор... (допишите глагол).

Акт... (допишите глагол).

3.Письмо пришло на имя управляющей отделением.

4.Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Ведение коммерческой переписки перед подписа­ нием договора

1. Обговорите с соседом по аудитории (как с потенциаль­ ным деловым партнером) содержание деловой сделки:

• Поделите с деловым партнером обязанности поставщика

ипокупателя товара.

•Составьте и оформите на разработанном фирменном бланке соответствующее деловое письмо в двух экземплярах (ориги­ нал и отпуск):

а) одному партнеру необходимо составить письмо-запрос о возможности поставки товара, другому партнеру - ответ на запрос - сопроводительное письмо;

б) одной из сторон - предложение совершить сделку, а другой стороне - согласие на составление коммерческого договора.

2.На основе ситуаций, приведенных ниже, организуйте

ссоседом по аудитории деловую переписку:

Ситуация 1. Начальник отдела маркетинга акционерного общества «Витязь» В. А. Орлов 23.08.2003 г. направил письмо с предложением генеральному директору ОАО «Жилой дом» Г. 3. Астурян об организации рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых домах муниципального округа «Зеленый бор» г. Саратова. Предварительная договорен­ ность о рекламной кампании с генеральным директором АО бы­ ла достигнута в ходе состоявшихся ранее переговоров.

Генеральный директор АО «Жилой дом» поблагодарил на­ чальника отдела маркетинга за предложение, но считает рекламу жилья несвоевременной в связи с тем, что строительные работы на объекте ведутся с нарушением сроков сдачи, и просил В. А. Орлова вернуться к решению этого вопроса через полгода, извинившись за нарушение ранних договоренностей. К тому же в ответном письме подчеркивалось, что реальный спрос на жи­ лье повышенной комфортности в городе к настоящему времени не сформировался.

Проект ответного письма 01.09.2003 г. подготовил веду­ щий специалист С. П. Самойлов (тел.: 23-54-65), а подписал - генеральный директор ОАО «Жилой дом».

Ситуация 2. Президент банка «Статус-Конти» Ф. Г. Ревич 22 июня текущего года направил служебное письмо № 04/43-57 на имя финансового директора общества с ограниченной ответ­ ственностью «Чартис» Н. Е. Левченко (юридический адрес: 236500, Санкт-Петербург, ул. К. Рылеева, д. 65, стр. 2). Письмо ставило в известность руководство фирмы о том, что в связи с ликвидацией ООО «Чартис» и для погашения имеющейся за­ долженности банк «Статус-Конти» просит в состав имущества, подлежащего распределению между кредиторами, включить ак­ тивы двух дочерних обществ ООО «Чартис», а также имущест­ во, закрепленное за представительствами и филиалами общества в других городах.

Президент банка также информировал руководство фирмы о предъявлении иска в арбитражный суд.

Исполнитель письма - старший экономист П. А. Вьюгина. В качестве приложения представлен график погашения финан­ совой задолженности за 2003 год.

Ситуация 3. Коммерческий директор общества с ограни­ ченной ответственностью «Визит», специализирующегося в об­ ласти изучения спроса на туристические услуги и заинтересо­ ванного в расширении сферы их распространения, в апреле те­ кущего года обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» К. Ш. Олешковичу

овозможности организации туров в Скандинавские страны.

Вписьме были затронуты вопросы стоимости и продол­ жительности сроков туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги.

Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (СиднейЗолотой Берег).

Проект письма подготовила менеджер О. Б. Сиверская (тел.: 125-76-90), а подписал в тот же день коммерческий дирек­ тор ООО С. П. Маркин.

Вответ на запрос С.П. Маркина генеральный директор ту­ ристической компании «Сказочный мир» подтвердил возмож­ ность организации туристических поездок в названные страны.

Вответном письме содержалась просьба к компании «Ви­ зит» представить точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, рассматривались финансовые воз­ можности желающих приобрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора А. Ш. Логиновой, которая владеет информацией по всем затронутым в переписке вопросам. Со­ ставьте письмо-ответ и письмо-запрос.

Ситуация 4. Начальник планово-экономического управ­ ления завода «Изолит» Н. И. Есин 10 мая текущего года подго­ товил проект письма в адрес декана экономического факультета

Государственного университета управления С. Л. Кириловой с просьбой рекомендовать специалистов из всех выпускников вечернего и заочного отделений факультета последних лет, имеющих некоторый опыт работы в области экономики про­ мышленных предприятий, на должности экономистов и старших экономистов управления.

В письме также было высказано пожелание к претендентам на вакантные должности подготовить резюме и прислать их по факсу в адрес заводоуправления. Желательно было также пред­ ставить рекомендательные письма с последних мест работы.

Автор письма выразил надежду, что университет решит вопрос об организации производственной практики студентов экономического факультета на заводе последующим их трудо­ устройством.

Письмо было завизировано начальником кадровой службы завода Л. И. Лавочкиной И мая текущего года и 12 мая подпи­ сано заместителем директора завода С. И. Черновым.