654

та. По ним строится кривая кумулятивной суммы (кумулятивного процента).Данная кривая носит название Лоренцаи отражает вобщемслучаенакопленное влияниепричин.Внашемслучаеэто три первых фактора. Для ряда задач построение диаграммы в среде Excel позволяет моделировать различные варианты распределениявкладов иотслеживатьих влияниенарезультат. При этом изменения вносятся в первый и второй столбцы табл. 2.1. Распределение вкладов автоматически определяется в третьем и четвертом столбцах таблицы, а также на диаграмме Парето.

Задание для контрольной работы студента представлено в прил. Б.

Лабораторная работа № 3 АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА СПЕЦИАЛИСТА

Цель работы: разработать программный продукт в среде Microsoft Excel (ME) для оформления и регистрации командировочного удостоверения и расчета аванса на командировку.

3.1. Теоретическая часть

Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу, не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить, насколько возможна автоматизация этих процессов.

Вкачестве примера рассмотрим рабочие места и работу специалистов управления кадрами и бухгалтерии организации, которые оформляют командировочные удостоверения и выполняют начисления аванса на командировку, и проследим их взаимосвязь.

ВМE может быть создана программа-приложение, которая помогает выполнить работу по формированию командировочного удостоверения быстрее и качественнее.

Прежде чем создавать приложение, необходимо изучить биз- нес-процесспоформированиюкомандировочногоудостоверения как документа. С позиции делопроизводства в первую очередь создаетсяприказ,наоснованиикотороговыписывается командировочное удостоверение, а затем оно регистрируется в специальном журнале.

11

Однако если есть запись в журнале регистрации, то можно сформировать удостоверение с идентичными данными.

Журнал с позиции компьютера — это прежде всего база данных (или таблица в Excel), которая имеет следующие столбцы:

—фамилия, имя, отчество работников;

—должность;

—структурное подразделение;

—серия и номер паспорта;

—страна, город;

—предприятие, организация;

—дата и номер приказа;

—дата и номер командировочного удостоверения;

—дата выбытия в командировку;

—дата прибытия из командировки;

—срок командировки (календарных дней);

—цель командировки.

Всю эту информацию можно разделить на несколько групп: постоянную, переменную и условно-постоянную.

К первой группе относится информация о конкретном работнике предприятия, ко второй — информация о конкретной командировке, к третьей — информация о приказе на командировку.

Если человек ездит в командировки постоянно, то в базе данных хранится необходимая постоянная информация о нем. Она может быть легко найдена, извлечена из предыдущих записей и использована при порождении записи о новой командировке.Остаетсядобавитьинформацию,характеризующуюэту командировку.

Номер приказа (если он один за этот рабочий день на все командировки) и дата приказа вводятся в журнал только один раз в день.

Исходя из описанного выше, предполагается следующий алгоритм оформления командировочных удостоверений:

—на основании приказа о направлении в командировку заполняется журнал;

—формируется бланк командировочного удостоверения;

12

—рассчитывается суммаавансадляпередачизаявкивбухгалтерию.

Основа для создания компьютерных моделей выбрана следующая:

—описание проблемы (или задачи), которую необходимо решить;

—описание технологии ее решения;

—создание и ввод формул, производящих вычисление отдельных элементов создаваемой модели;

—механическая запись мини-подпрограмм (макросов) и при необходимости их усовершенствование.

3.2. Алгоритм решения задачи

Создайте книгу в редакторе электронных таблиц МE и при-

свойте ей имя Оформление_командировки.

В данной книге присвойтеименарабочим листам:Командиро-

вочное_Удостоверение, Журнал_Регистрации_КУ и Начисление_Аванса.

3.2.1. Создайте форму Журнала регистрации командировочных удостоверений (рис. 3.1).

Чтобы видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковыми номерами и фамилиями, закрепите области.

Заполните 10 строк в базе данных:

—фамилия, имя, отчество;

—должность;

—структурное подразделение;

—серия и номер паспорта;

—страна, город;

—предприятие, организация;

—дата и номер приказа;

—дата выбытия в командировку;

—дата прибытия из командировки;

—цель командировки.

Количество ячеек ограничено столбцами А:М.

Проведите фильтрацию. Для этого необходимо выделить все столбцы — к ним будет применяться фильтрация.

13

Отсортируйте данныевторогостолбцав порядке возрастания, так как фамилии, имена и отчества должны быть приведены в алфавитном порядке.

3.2.2. Введите в журнал регистрации формулы, рассмотренные ниже.

Первая формула позволяет определить порядковый номер записи. Для этого выберите категорию логические — функцию ЕСЛИ. Укажите условие ИСТИНА для того, чтобы значение в данной ячейке (первой строке таблицы) было одно и равнялось единице (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Диалоговое окно логической функции

В следующую ячейку столбца «№ п/п» введите другую формулу: =МАКС($A$4:A4)+1. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбцеА и добавляет к нему значение «единица» (рис. 3.3).

Затем методом протягивания указателя от одной угловой ячейки до следующей по вертикали скопируйте формулу в ячейки столбца А, расположенные ниже ячейки.

15

Рис. 3.3. Определение максимального значения порядкового номера в диапазоне ячеек

Используйтекатегориюформул«Текстовые»дляавтоматизации ввода текста даты и номера командировочного удостоверения. Для этого в первую ячейку таблицы столбца Н введите формулу, которая соединяет первые элементы текста в столбце G — дата и номер приказа, порядковый номер документа в журнале регистрации (рис. 3.4), например:

=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(G5;15);A5).

Удалите лишние пробелы в тексте (кроме одиночных пробелов между символами), введенном в столбце H, после чего функция НАЙТИ производит поиск номера позиции символа№.

Полученная усовершенствованная формула:

=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G5);НАЙТИ(" ";СЖПРОБЕЛЫ(G5)));A5).

Определите продолжительность командировки. В зависимости от методологии, принятой на предприятии, возможны два метода расчета продолжительности командировки:

— разность, определяемая датами выбытия и прибытия (из даты прибытия вычитается дата выбытия и прибавляется значение 1);

16

Рис. 3.4. Автоматизация ввода текста даты и номера командировочного удостоверения

17

— дата прибытия определяется по дате выбытия и продолжительности командировки (к дате выбытия прибавляется количество днейпродолжительностикомандировкиивычитаетсязначение 1).

Примечание: все формулы достаточно ввести один раз в первую ячейку, после чего растянуть до необходимой ячейки.

3.2.3. На листе книги Оформление_командировки создайте форму командировочного удостоверения (рис. 3.5). Шрифту текста, формируемому в ячейках с формулами, желательно задать другой цвет, отличный от стандартного.

Рис. 3.5. Форма командировочного удостоверения

Заполните полякомандировочного удостоверения, используя категорию функций Ссылки и массивы, — функцию ВПР.

Функция ВПР ищет значение, заданное в первом аргументе, в крайнем левом столбце диапазона, указанного во втором аргументе. Она возвращает значение из строки, содержащей найденное в первом аргументе значение, но находящееся в столбце,которыйзаданвтретьемаргументефункции.Четвертый аргумент — логическое выражение ЛОЖЬ задается для поиска точно соответствующей информации, введенной в первом аргументе (рис. 3.6).

18

Рис. 3.6. Диалоговое окно функций ВПР

Ниже рассматриваются показатели, используемые в формулах. Искомое_значение —значение,котороедолжнобытьнайдено в первом столбце массива. Им может являться ячейка L1. В этой ячейке указан порядковый номер, по которому определяется

заполнение формы командировочного удостоверения. Таблица — таблица текста, чисел и логических значений, в

которой производится поиск данных, т.е. указан диапазон поиска необходимой информации для представления ее в командировочном удостоверении.

Номер_столбца показывает номер столбца в таблице, из которогонужновернутьсоответствующеезначение(этозначение у каждой формулы разное).

Интервальный_просмотр —логическое значение, определяющее, точно (ЛОЖЬ) или приближенно (ИСТИНА или отсутствиезначения).Поискдолжен производитьсявпервомстолбце, отсортированном по возрастанию.

Для ввода формулы наименования структурного подразделенияидолжностииспользуйтекомбинациюфункцийСЦЕПИТЬ, ВПР (рис. 3.7), а также ссылку и ввод текстовых данных. Функция СЦЕПИТЬ объединяет несколько элементов в один.

19

Рис. 3.7. Диалоговое окно функции СЦЕПИТЬ

Вы можете также ввести в ячейку формулу, например:

=СЦЕПИТЬ(ЖурналРегистрацииКУ!A1;",";ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ! A5:M14;3;ЛОЖЬ);", ";ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ!A5:M14;4;ЛОЖЬ))

Заполненная форма командировочного удостоверения выглядит примерно так, как показано на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Заполненная форма командировочного удостоверения

20