7. Дайте краткую характеристику основным нормативно-методическим документам, регулирующим делопроизводство. Приведите примеры.

Нормативно-методическая база – совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих делопроизводство и работу с документами.

Нормативно-методическая база регулирует:  правила оформления документов;  правила работы с документами;  обеспечение сохранности документов;  порядок передачи документов на архивное хранение;  работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

8. Классификация управленческой документации. Охарактеризуйте основные группы документов и перечислите видовой состав.

Организационно-правовые документы: Устав, Договор, Положение, Инструкции по отдельным видам деятельности, Должностные инструкции, Правила, Штатное расписание.

Распорядительные документы: Приказы, распоряжения, указание/указ, Решения, Постановления.

Информационно-справочная документация: Протокол, Служебные письма, деловая переписка, сообщения эл.почты,

Информационно-аналитическая документация: акт, справка, заключение, отзыв, перечень, список.

Документы по персоналу/ по личному составу: Личное заявление, Трудовой договор, трудовая книжка, Личные карточки, личные дела, Характеристика, автобиография, резюме (анкета), Приказы по личному составу

Плановые документы: план, график, программа.

Отчетная документация: отчет, сводка.

9. Что включает в себя унификация документов?

Унификация документов – приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке. Унификация документов – один из методов стандартизации. Унифицированные системы документации по ОКУД: 1. Унифицированная система организационно – распорядительной документации (УС ОРД). 2. Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД). 3. Унифицированная система, устанавливаемая Банком России. 4. Унифицированная система бухгалтерской финансовой учетной и отчетной документации государственного сектора управления. 5. Унифицированная система отчетно – статистической документации.

10. Как оформляются реквизиты, придающие юридическую силу документам? Приведите примеры.

Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия и выступать в качестве подтверждения деловой деятельности или событий личного характера. Реквизиты, придающие юридическую силу документу:

 Наименование автора документа (организация, структурное подразделение, должностное лицо)

 Дата документа и регистрационный номер

 Подпись/ электронная подпись

 Название вида документа (за исключением писем)

 Печать (при необходимости)

11. Какое назначение у бланков документов? Назовите виды бланков, перечислите их особенности.

Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких задач.

Сокращают время на оформление документации. Заготовка уже содержит информацию постоянного характера, что упрощает и ускоряет набор данных.

Исключают вероятность ошибки в реквизитах. Достаточно скрупулезно проверить заполненные поля один раз во время подготовки шаблона.

Облегчают восприятие написанного текста. Четкая структура и привычное расположение сведений ускоряют процесс обработки необходимых данных.

Классификация по типу сведений

Внешний вид и назначение бланка обусловлен типом сведений. В зависимости от передаваемой информации заготовки можно разделить на несколько категорий:

общая — применяются для донесения любых данных внутри компании (кроме официальных писем и унифицированной документации);

шапка письма — имеет стандартные принципы оформления и применяется исключительно для служебных писем;

шаблоны для подготовки конкретных документов, включающие реквизиты соответственно учредительной документации компании.

Классификация по расположению данных

Виды бланков, применяемых организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Угловые. Основные данные предприятия и эмблема наносятся в левом верхнем углу. Такое расположение часто применяется для писем, т. к. позволяет набрать информацию об адресате в правой стороне, симметрично реквизитам отправителя.

Продольные. Постоянные сведения печатаются по центру страницы вдоль верхнего поля, что удобно при наборе внутренних распоряжений, приказов и актов, не требующих указания получателя.

Классификация по составителю документа

Еще одна классификация показывает, какие существуют виды бланков в зависимости от составителя:

организация — в качестве отправителя выступает предприятие, фонд и пр.;

структурное подразделение — применяются в крупных компаниях с большим управленческим аппаратом и требуют указания наименования отдела после названия организации;

должностное лицо — используются руководителями компаний и подразделений, наделенными правом подписи.

12. Какое значение имеют организационно-правовые документы для организации? Какова основная функция данных документов?

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах гражданского, административного, трудового права, обязательные для исполнения. Целью разработки организационно-правовых документов является регламентация деятельности организации, структурных подразделений и сотрудников.

13. Какие виды документов относятся к организационно-правовым? Дайте краткую характеристику.

Виды организационно-правовых документов: Устав организации, Учредительный договор, Положение об организации, Положение о структурном подразделении, Положение о коллегиальном органе организации, Регламенты работы, Штатное расписание, Инструкции по видам деятельности (Инструкция по делопроизводству или Должностные инструкции сотрудников), Правила (Правила внутреннего распорядка).

14. Каков срок действия организационно-правовых документов?

Являются бессрочными: действуют до их отмены или до утверждения новых. Исключение: Штатное расписание (разрабатывается и утверждается ежегодно).

15. Для каких целей разрабатываются должностные инструкции работников, какие реквизиты и разделы она содержит?

Должностная инструкция – локальный правовой акт, на основании которого

осуществляет свои функции должностное лицо. Устанавливает: статус работника,

функции, обязанности, ответственность, права, условия труда работника.

Реквизиты: наименование организации, наименование документа, дата и номер,

место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, виза согласования,

подпись, отметка об ознакомлении с документом. Оформляется на общем бланке

организации или на листе А4.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

1. Общие положения – описание должности, указание подразделения, требований

к квалификации сотрудника.

2. Функции – основная задача, предмет его ведения, участок работы

3. Должностные обязанности – конкретные виды работ.

4. Права – круг прав, необходимых для реализации обязанностей.

5. Ответственность – описание последствий деятельности.

6. Взаимоотношения – взаимодействие с другими подразделениями,

подчиненными.