Создание схемы данных
Для наглядной демонстрации и выстраивания взаимосвязи между таблицами используется схема данных. Для этого мы заходим во вкладку «Работа с базами данных» и нажимаем на кнопку «Схемы данных». Затем мы добавляем таблицы и выстраиваем отношения между ними так, чтобы было взаимодействие с ключевыми полями (рисунок 14).
Рисунок 14. «Схема данных»
Создание запросов
Нам необходимо создать несколько запросов. Для этого стоит зайти во вкладку «Создание» и выбрать «Конструктор запросов» и создаём нужные запросы. В итоге выполнены параметрический запрос (Сведения по филиалам рисунки 15, 16,17), запрос с одним параметром (рисунки 18, 19,20), перекрёстный запрос (рисунки 21,22,23).
Рисунок 15. Параметрический запрос.
Рисунок 16. Результат параметрического запроса.
Рисунок 17. Конструктор параметрического запроса
Рисунок 18. Запрос с одним параметром.
Рисунок 19. Результат запроса с одним параметром.
Рисунок 20. Конструктор запроса с одним параметром.
Рисунок 21. Перекрёстный запрос.
Рисунок 22. Результат перекрестного запроса.
Рисунок 23. Конструктор перекрестного запроса.
Создание форм
Для создания формы нам нужно выбрать запрос на основе которого мы будем ее составлять. Выбрав запрос жмем на него, далее нажимаем кнопку «Создание» в главной панели; «Форма». Сохраняем, даем название и «Готово»
Формы представлены на рисунках 24, 25, 26.
Рисунок 24. Форма по запросу «Сведения по филиалам»
Рисунок 25. Форма по запросу «Трудовой стаж»
Рисунок 26. Форма по «Перекрестному» запросу
Создание отчетов
Отчёты создаём на основе таблиц данных сотрудников (служебные и личные сведения). Отчёты включают группировку данных и итоговые значения. В отчёте с личными данными сотрудников создаём группировку по коду сотрудников от минимального к максимальному. Итоги делаем по количеству значений. В отчёте с профессиональными данными сотрудников создаём группировку по названию и коду филиала, названия должностей отсортировываем в алфавитном порядке.
Отчёты представлены на рисунках 27, 28.
Рисунок 27. Отчет по таблице «Личные сведения»
Рисунок 28. Отчет по таблице «Распределение по филиалам»
Создание главной кнопочной формы
Выбираем вкладку «работа с базами данных», затем нажимаем на кнопку «диспетчер кнопочных форм». Нам открывается окно создания, где мы вводим необходимые кнопки и выбираем их назначения. Заранее создадим макросы для добавления и изменения данных таблиц.
Рисунок 29. Диспетчер кнопочной формы
Отчеты и выход из программы настраиваются внутри самого диспетчера без привязки к макросам.
Рисунок 30. Результат создания кнопочной формы.
Теперь сделаем так чтобы при открытии документа открывалась кнопочная форма.
Для этого нажимаем на «Кнопку Office», в «Параметрах Access» выбираем в «Текущей базе данных», в окне «Форма просмотра» выбираем «Кнопочная форма» из раскрывающегося списка, затем снимаем флажок «Строка состояния». Нажимаем на «ок», закрываем базу данных, затем вновь открываем.
Рисунок 31. Параметры текущей базы данных
Рисунок 32. Итоговый вид Базы данных