1) Расходы должны быть обоснованны;

2) Расходы должны быть документально подтверждены;

3) Расходы должны быть произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

Эти требования являются обязательными для принятия произведенных расходов в уменьшение доходов. Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Обоснованными расходами являются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (абз. 3 п. 1 ст. 252 НК РФ).

3.1.1.2. Документальное подтверждение расходов для целей налогообложения прибыли

Обратите внимание!

Для того чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Это одно из требований, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.

Какие же документы нужно оформить, чтобы подтвердить осуществленные расходы?

Статья 252 НК РФ разрешает подтверждать расходы любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы, например:

- таможенной декларацией;

- приказом о командировке;

- проездными документами;

- отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.

Таким образом, Налоговый кодекс РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые вы должны оформить для подтверждения осуществленных расходов. Налоговый кодекс РФ также не предъявляет каких-либо требований к оформлению (заполнению) расходных документов.

Главное, чтобы на основании документов, которые у вас есть, можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены

(Постановления ФАС Московского округа от 31.07.2013 N А40-156729/12-116-278, от 10.03.2009 N КА-А40/950-09, ФАС Уральского округа от 02.08.2013 N Ф09-6568/13, ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N А13-4637/2009, от 14.01.2010 N А21-9813/2008, ФАС Центрального округа от 18.02.2010 N А35-5033/08-С21, ФАС Северо-Кавказского округа от 30.03.2010 N А32-26661/2008-19/3).

Однако стоит отметить, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для подтверждения расходов документы необходимо оформлять в соответствии с требованиями российского законодательства или обычаями делового оборота, применяемыми на территории иностранного государства (для расходов, понесенных за рубежом). Таким образом, целесообразно руководствоваться нормативными предписаниями, а не подтверждать расходы произвольно оформленными документами.

Какие это могут быть документы?

Как правило, документов по одной расходной операции оформляется несколько, как минимум два: один, назовем его базовым, предусматривает основание расхода, а второй, платежный (расчетный), оформляет сам расход. К базовым документам необходимо отнести и первичные документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни.

Базовым документом может быть договор или внутренний документ организации. Это зависит от вида расхода. Так, например, если расходы связаны с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у других организаций, то основанием их возникновения будет договор с поставщиком (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Договор в данном случае предусматривает основание, порядок и сумму платежа (ст. 420 ГК РФ).

Сам платеж производится с оформлением подтверждающих платеж документов: платежного поручения или расходного кассового ордера (п. п. 1.12, 5.1 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 N 383-П, п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

Если у вас в наличии есть только один документ, то, скорее всего, такие расходы налоговики признают документально не подтвержденными. Так, Минфин России указал, что наличие счетов-фактур без иных первичных учетных документов не может подтверждать произведенные расходы и, следовательно, такие затраты учесть нельзя (Письмо от 25.06.2007 N 03-03-06/1/392). А УФНС России по г. Москве не признает затраты подтвержденными, если в распоряжении организации есть только счет на оплату услуг. По мнению чиновников, факт оказания услуг должен быть подтвержден двусторонним актом, оформленным в соответствии с условиями договора (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.02.2010 N 16-15/017646).

Вот, например, какие документы требуют оформлять контролирующие органы для подтверждения некоторых расходов.

Вид расхода

Перечень документов

Основание

Аренда недвижимости

Договор аренды<3>; акт приемки-передачи арендованного имущества; документы, подтверждающие оплату арендных платежей; акт об оказании услуг по договору аренды <4>

Письма Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118

<3> В некоторых случаях расходы на аренду можно подтвердить без договора аренды. Например, если продавец объекта недвижимости пользовался участком, на котором расположен такой объект, на праве аренды. При покупке недвижимости к покупателю вместе с недвижимостью переходит и право аренды части земельного участка, которая занята объектом недвижимости и необходима для его использования, на тех же условиях и в том же объеме, что и у прежнего собственника недвижимости (п. 3 ст. 552 ГК РФ, п. 1 ст. 35 ЗК РФ). При этом не требуется заключать договор аренды между собственником земельного участка и покупателем недвижимости (п. 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 24.03.2005 N 11). По нашему мнению, данное правило применимо также в случае передачи недвижимости в качестве оплаты вклада в уставный капитал.

В этих ситуациях для документального подтверждения затрат на уплату арендных платежей за такие земельные участки достаточно, чтобы соответствующий договор аренды был заключен с предыдущим собственником недвижимости (см., например, Письма Минфина России от 08.06.2012 N 03-03-06/1/295 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 22.05.2006 N 20-12/43846@, Постановление ФАС Поволжского округа от 02.06.2009 N А55-14357/2008).

Однако во избежание возможных споров с налоговиками рекомендуем все же по возможности переоформить договор аренды земельного участка на вашу организацию.