§ 4. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры (приложение 1, форма N 6).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Номенклатура утверждается нотариусом. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (приложение 1, форма N 7), и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы (нотариуса)

I. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы

I-1. Приказы и указания Министерства юстиции РФ, министерства управления) юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.

I-2. Документы финансовой и хозяйственной деятельности.

I-3. Статистические отчеты.

I-4. Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы.

I-5. Протоколы производственных совещаний.

I-6. Приказы, трудовые договоры и другие документы по личному составу.

I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

I-8. Переписка с учреждениями и организациями.

I-9. Заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них.

I-10. Номенклатура дел нотариальной конторы.

I-11. Описи документальных материалов, сданных в архив.

I-12. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

I-13. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

I-14. Книга жалоб и предложений.

I-15. Журнал учета вызовов нотариуса на дом.