Тема 6. Оптимизация системы бюджетного управления и анализ исполнения бюджетов
Применение методов оптимизации при определении целевых бюджетных показателей.
Исполнение бюджетов и анализ эффективности деятельности предприятия.
Система внутреннего контроля на предприятиях.
Изучить вопросы
- показатели эффективности деятельности предприятия, их анализ;
- методы анализа исполнения бюджетов;
- принципы организации системы внутреннего контроля на предприятии.
5-ый вопрос. Исполнение бюджетов и анализ эффективности деятельности предприятия.
Цели и блок-схема проведения план-факт анализа
Третьей, заключительной, стадией бюджетного цикла является анализ исполнения сводного бюджета. Этот вид анализа хозяйственной деятельности еще иногда называют план-факт анализом, потому что при его проведении идет сравнение фактических и плановых данных и анализ отклонений фактических показателей от плановых по отчетному бюджетному периоду в отличие, например, от бизнес-диагностики, или финансового анализа, где фактические данные отчетного периода сравниваются с фактическими же данными базисных (прошлых) периодов.
Информационным обеспечением план-факт анализа исполнения сводного бюджета является система комплексного нормативного учета (см. главу 5), которая позволяет регистрировать отклонения плановых показателей от фактических в течение всего бюджетного периода по большей части подбюджетов и стадий финансового цикла хозяйственной деятельности предприятия. Как уже указывалось ранее, нормативный учет и, в частности, текущий учет отклонений ведется на основе бухгалтерского учета и отчетности с использованием данных оперативного учета.
Проведение план-факт анализа имеет две основные цели — плановую и контрольно-стимулирующую.
• Плановая функция анализа заключается в том, что на основе полученных выводов вносятся корректировки в хозяйственную стратегию и тактику предприятия и разрабатывается бюджет на следующий период. Последнее обстоятельство необходимо подчеркнуть особо. Одним из базовых принципов управленческого учета и планирования является принцип «продолжающейся деятельности» (going concern). Применительно к сфере составления сводного бюджета этот принцип, в частности, означает, что как краткосрочный, так и долгосрочный бюджет предприятия разрабатываются на основе анализа причин отклонений фактических показателей от плановых по прошлому бюджетному периоду, а также выявления внутренних резервов повышения эффективности и улучшения финансового состояния. Вообще, два основных фактора определяют составление нового бюджета: а) объективный (изменение рыночной конъюнктуры); б) субъективный (выявление внутренних резервов путем анализа исполнения бюджета прошлого периода и «закладывание» их в бюджет нового периода). Единство этих двух основополагающих факторов в корпоративном бюджетировании позволяет сочетать гибкость хозяйственной политики применительно к изменению состояния рынка (рыночная стратегия) и преемственность, под которой понимается наиболее оптимальное использование накопленного ресурсного потенциала предприятия (ресурсная стратегия)
(рис. *).
Рис. *. Общий алгоритм составления
сводного бюджета предприятия
на новый бюджетный период
В общем и целом рис.*— это несколько переиначенная блок-схема составления сводного бюджета. Так, примат изменения рыночной конъюнктуры при составлении нового бюджета — это не что иное, как определяющая роль бюджета продаж в операционном бюджете, обратная связь — корректировка продаж с учетом ограниченности ресурсов, возможных источников финансирования (проблема финансового дефицита) и пр. Задача анализа исполнения прошлого бюджета при составлении нового бюджета заключается в том, чтобы планирование политики предприятия в сфере размещения ресурсов и привлечения источников финансирования в соответствии с рыночным прогнозом продаж производилось с учетом выявленных «внутренних резервов» повышения эффективности.
• Контрольно-стимулирующая функция анализа исполнения бюджета осуществляется через спецификацию отклонений фактических показателей от плановых в разрезе центров ответственности предприятия (структурных подразделений и их руководителей, персонально ответственных за выполнение данных показателей). Так, для руководства компании важно не только то, что превышение производственных затрат на 30 тыс. руб. в части расходования материальных оборотных ресурсов вызвано на 70% превышением плановых норм расхода и на 30% — превышением цен закупки сырья и материалов, но и то, что за перерасход ресурсов фирмы в 21 тыс. руб. ответственность несут службы вице-президента по производству, а по перерасходу в 9 тыс. руб.— отдел снабжения. На этом строится вся система материального стимулирования предприятия, методологически и практически являющаяся неотъемлемой частью бюджетного процесса (см. следующую главу).
Анализ исполнения сводного бюджета компании проводится в три этапа.
Этап 1. Общее изучение отклонений затрат, выручки и финансовых результатов, движения товарно-материальных и финансовых ресурсов предприятия и источников их финансирования на основе сравнения плановых и фактических «выходных форм» сводного бюджета: отчета о финансовых результатах, отчета о движении денежных средств, отчета об инвестициях, отчета об изменении финансового состояния, баланса на конец бюджетного периода. Собственно это еще не анализ, а позитивное изучение (фиксация отклонений), так как анализ всегда носит нормативный характер, то есть дает оценку исследуемых процессов.
Этап 2. Анализ исполнения трех основных (агрегированных) подбюджетов сводного бюджета:
план-факт анализ исполнения операционного бюджета;
план-факт анализ исполнения инвестиционного бюджета;
план-факт анализ исполнения финансового бюджета. На данном этапе анализ отклонений и формулировка выводов
проводится по каждому агрегированному подбюджету отдельно. Этап 3. Синтез. Так как все три вышеуказанных составляющих сводного бюджета являются взаимосвязанными, в первую очередь, через динамику денежных поступлений и расходов, то после детального факторного анализа операционного, инвестиционного и финансового бюджетов появляется возможность сделать количественно обоснованные выводы о выполнении сводного бюджета предприятия в целом. Эти выводы составляют так называемый SWOT-анализ (анализ «слабых» и «сильных» сторон деятельности предприятия за прошедший бюджетный период), который, по существу, является обобщением проделанной на первом и втором этапах аналитической работы по отдельным подбюджетам и сегментам бизнеса. Анализ «сильных» и «слабых» мест является основой разработки бюджета следующего периода (см. рис.**).
Рис.**. Корректировка хозяйственной политики предприятия по результатам анализа исполнения бюджета прошедшего периода
Описанная методология при проведении анализа исполнения сводного бюджета является «сквозной»: например, анализ операционного бюджета (второй этап), в свою очередь, распадается на три стадии: вначале формальное изучение (вертикальный анализ), затем переход к рассмотрению содержательной основы исследуемых отклонений (горизонтальный анализ) и, наконец, формулировка выводов на основе синтеза результатов вертикального анализа (формы) и горизонтального анализа (содержания).
6-ой вопрос. Система внутреннего контроля на предприятиях.
В современных условиях усиления конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительного развития технологий, растущей диверсификации бизнеса эффективное управление предприятием предполагает значительный объем плановой и контрольной работы;
Процедуры контроля — составной элемент технологических процедур бюджетного управления. Отсутствие единого описания процедур влечет несогласованность действий отдельных работников и целых подразделений. Процедуры контроля и анализа исполнения бюджета устанавливают порядок и последовательность работ в соответствии с принятыми ориентирами и целями предприятия, подготовки финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей. При его проведении сравниваются фактические и плановые данные и анализируются полученные отклонения фактических показателей от плановых по отчетному бюджетному периоду.
Условия работы механизма контроля определяются масштабом деятельности компании; содержанием и документальным закреплением процедур контроля; реакцией руководителей соответствующих уровней на выявленные в результате контроля отклонения, своевременностью принятия ими решений по данным отклонениям; налаженностью системы коммуникаций и системы информационного обеспечения управления.
Система внутреннего контроля (контроллинга) исполнения бюджета — это логическая структура формальных и (или) неформальных процедур, предназначенная для анализа и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами компании в течение бюджетного периода. Система контроля исполнения бюджета является продолжением планирования и сопровождает процесс реализации планов. Контроллинг в экономическом смысле — это наблюдение и управление. Задачи контроллинга состоят в том, чтобы путем подготовки и предоставления необходимой управленческой информации сориентировать руководство на принятие решений и необходимые действия.
Основными элементами системы контроля являются:
объекты контроля — бюджеты структурных подразделений;
предметы контроля — отдельные характеристики состояния бюджетов (соблюдение лимитов фонда оплаты труда, расходов сырья и материалов и т.д.); .
субъекты контроля — структурные подразделения предприятия, осуществляющие контроль за соблюдением бюджетов1.
Система внутреннего контроля исполнения сводного бюджета предприятия предполагает:
а) текущее принятие управленческих решений на различных уровнях организационной иерархии, исходя из критерия выбора оптимальных альтернатив в рамках установленного бюджетного задания. Эта работа в течение всего бюджетного периода ведется структурными подразделениями — центрами ответственности предприятия;
б) поступление от центров ответственности управленческим службам (планово-экономический, финансовый или бюджетный отделы) соответствующей информации о ходе выполнения бюджетного задания;
в) анализ текущей информации о выполнений бюджета управленческими службами и подготовка рекомендаций высшему руководству.
Таким образом, мониторинг исполнения бюджета осуществляется одновременно самими подразделениями, отвечающими за выполнение бюджетного задания, и управленческими службами аппарата управления. Механизм учета ответственности является неотъемлемой и обязательной составляющей внутрифирменного бюджетирования на всех трех стадиях (составление сводного бюджета, контроль за исполнением, план-факт анализ исполнения).
Проведение план-факт анализа имеет две основные цели:
плановую;
контрольно-стимулирующую.
Плановая цель реализуется на основе определенных выводов, сделанных на основе план-фактного анализа за прошедший период при составлении бюджетов (рис. 1). Как правило, при этом используется принцип «продолжающейся деятельности», который применяется к составлению бюджетов. Бюджет предприятия на предстоящий бюджетный период должен разрабатываться на основе анализа причин отклонений фактических значений показателей от их плановых значений, а также выявлений и использования внутренних резервов повышения эффективности и улучшения финансового состояния компании. При составлении нового бюджета учитываются два фактора: объективный и субъективный.
Рис. 1. Формирование бюджета по результатам план-факт анализа
Объективный фактор связан с изменением рыночной конъюнктуры и влияет на значение «входных» параметров бюджета (рыночные цены на выпускаемые предприятием товары, работы, услуги, а также на сырье, материалы, энергию, труд и другие ресурсы; правила налогообложения деятельности предприятия; ставки процента за кредит и т.д.).
Субъективный фактор связан с возможностью использования внутренних резервов предприятия, выявленных на этапе анализа исполнения бюджета за прошлый период (размер дебиторской и кредиторской задолженности, уровень переменных и постоянных затрат, размер запасов сырья и готовой продукции, своевременность поступления и расходования денежных средств и др.).
Учет действия этих двух основополагающих факторов в системе бюджетирования позволяет сочетать гибкость хозяйственной политики применительно к изменению состояния рынка (рыночную стратегию) и преемственность в хозяйственной деятельности компании, под которой понимается эффективное использование ресурсного потенциала предприятия (ресурсную стратегию). Корректировка рыночной стратегии предприятия проявляется в отношениях с кредиторами и дебиторами предприятия, что отражается при составлении бюджетов расчетов с контрагентами предприятия на следующий период времени, а также бюджета движения денежных средств при формировании графика поступлений и платежей. Корректировка ресурсной стратегии предприятия сказывается на составлении бюджетов производства и затрат
Контрольно-стимулирующая цель план-фактного анализа реализуется с помощью информации об отклонениях «факта» от плана при оценке результатов работы структурного подразделения предприятия и службы. Бюджетные задания по объемам продаж продукции, производства в ассортиментном разрезе, закупок-сырья и материалов, по уровню затрат, по срокам взыскания дебиторской задолженности или срокам погашения кредиторской задолженности можно рассматривать как базу для оценки работы подразделений, их руководителей и отдельных специалистов. По результатам этой оценки возможно применение мер материального и морального стимулирования персонала. С помощью различных схем «привязки» результатов план-фактного анализа к стимулам (поощрениям и наказаниям) в одних случаях возможны поощрения за перевыполнение плановых заданий по продажам, получение доходов, взыскание дебиторской задолженности и т.п. и наказания за невыполнение этих заданий, В других — поощрения и наказания могут быть связаны с размером экономии ресурсов и сокращением затрат.
Информационным обеспечением анализа исполнения сводного бюджета является система, которая позволяет регистрировать отклонения плановых показателей от фактических.
Система контроля за исполнением бюджета может состоять из двух составляющих, отражающих фактическую информацию: оперативного и бухгалтерского учета.
По данным оперативного учета на основании казначейского исполнения бюджета, производственно-диспетчерской информации и другой управленческой информации осуществляется оперативный контроль и мониторинг производственно-финансовой деятельности предприятия.
Фактическое отражение хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете, связанном с обработкой первичных учетных документов и дальнейшим формированием учетной информации, является исходной информационной базой осуществления контроля за выполнением планов. Фактические данные формируются на основе бухгалтерского учета и отчетности с использованием данных оперативного учета в течение всего бюджетного периода.
Информация для контроля исполнения бюджета обусловливается единой кодировкой справочной информации и установлением таблиц соответствия аналитических регистров бухгалтерского и оперативного учета и кодов бюджетной классификации. Контроль за исполнением бюджета по данным бухгалтерского учета осуществляется центрами финансовой ответственности после закрытия отчетного периода. В целом отчет по исполнению сводного бюджета осуществляется финансово-экономической службой на основании данных центров ответственности, подтвержденных бухгалтерским учетом.
Контроль за исполнением операционных и финансовых бюджетов осуществляется соответствующими центрами ответственности по следующим направлениям: реализация продукции, расходы по материалам, заработной платы, амортизационные отчисления и др.