2.2. Совершенствование организации контроля запасов в спк «Родина Радищева»
Повышение эффективности контроля запасов имеет большое значение, как для экономики отдельного предприятия, так и для государства в целом. В структуре издержек многих видов деятельности национальной экономики материальные затраты занимают значительный вес.
Качество выпущенной продукции организации во многом зависит от состояния материальных ценностей, поэтому организация внутреннего контроля запасов является важным направлением системы контроля .
Основные направления учета и контроля запасов являются:
-Формирование фактической себестоимости запасов;
-Правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
-Контроль за сохранностью запасов в местах их хранения и на всех этапах движения;
-Контроль за соблюдением установленных норм запасов;
-Проведение анализа эффективности использования запасов;
-Своевременное выявление ненужных и излишних запасов.
С целью организации оперативного контроля за сохранностью запасов проводятся проверки. Порядок и сроки их проведения устанавливается руководителем организации или руководителями подразделений по его поручению.
При создании современных систем внутреннего контроля необходимо учитывать требования Федерального Закона «О бухгалтерском учете». Практика работы службы внутреннего контроля в коммерческих организациях позволяет рассматривать ее как систему контроля, организованную в интересах собственника и (или) руководителей коммерческой организации и регламентируемую ее внутренними документами.
В случае СПК «Родина Радищева» целесообразно будет организовать структурно-функциональную службу внутреннего контроля или контрольно-ревизионную службу (см. рисунок 2), т.к. службу внутреннего аудита целесообразно создавать в крупных и некоторых средних коммерческих организациях, которые обладают: усложненной структурой; наличием ряда филиалов и дочерних компаний; разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования; стремлением высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления.
Рисунок 3 − Организация службы внутреннего контроля в СПК «Родина Радищева»
Кроме того, следует отметить, что организация системы внутреннего аудита приводит к возникновению дополнительных общепроизводственных затрат, распределяемых между видами производимой продукции (работ, услуг).
Структурно-функциональная форма внутреннего контроля не требует от организации серьезных дополнительных затрат на ее создание и функционирование. Эта форма предусматривает разработку внешними аудиторами совместно со специалистами организации комплекса нормативных документов, регламентирующих порядок взаимодействия ее структурных единиц и руководителей в области проведения контрольных мероприятий, составления документации по их результатам, а так же подготовке решений по устранению выявленных недостатков. Осуществляет сплошное системное наблюдение за сохранностью и эффективным использованием всех видов материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Назначает и проводит проверки, по их результатам принимает управленческие решения на основе указаний и распоряжений руководства. Оперативно вмешивается и корректирует совершаемые операции.
Контрольно-ревизионная служба занимается оценкой преимущественно прошлой деятельности, выполнения плановых показателей. Проводит документальные и комплексные ревизии, выборочные проверки сохранности активов и достоверности отчетности. Выявляет отклонения от плана, сметы, изучает текущую отчетность. Осуществляет проверку законности и правильности действий должностных лиц при осуществлении операций, соблюдения технологии и организации производства .
Цели внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей заключаются в том, чтобы минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования.
Контрольно-ревизионная служба занимается оценкой преимущественно прошлой деятельности, выполнения плановых показателей. Проводит документальные и комплексные ревизии, выборочные проверки сохранности активов и достоверности отчетности. Выявляет отклонения от плана, сметы, изучает текущую отчетность. Осуществляет проверку законности и правильности действий должностных лиц при осуществлении операций, соблюдения технологии и организации производства .
Цели внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей заключаются в том, чтобы минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования. Преимущественные направления внутреннего контроля хранения ТМЦ заключаются в следующем:
- меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
- гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
- обеспечение правильного формирования себестоимости запасов;
- отражение в бухгалтерской отчетности имеющихся запасов в правильной оценке;
- достижение соответствия учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
Таким образом, технология проведения внутреннего контроля будет включать следующие процедуры.
Технология проведения внутреннего контроля материально-производственных запасов |
|
|
|
Проверка наличия условий, обеспечивающих сохранность материально-производственных запасов (наличие складских помещений и мест хранения, договоры о полной материальной ответственности МОЛ и др.) |
|
|
|
Организация и порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов (полнота и правильность отражения результатов инвентаризации) |
|
|
|
Проверка соблюдения установленного порядка приобретения, оприходования, хранения и расходования материально-производственных запасов (полнота, своевременность и правильность отражения операция в учете) |
|
|
|
Проверка организации сводного, синтетического и аналитического учета материально-производственных запасов |
|
|
|
Сверка данных аналитического учета материально-производственных запасов с данными синтетического учета |
|
|
|
Наличие графика документооборота |
|
|
|
Контроль за соблюдением графика документооборота |
|
К сожалению, в СПК «Родина Радищева» не всегда распределены обязанности среди персонала. Нередки случаи, когда документирование отпуска или списания материалов на производство осуществляется без санкционирования руководителей.
Акт сверки - это необходимый документ, который фиксирует текущее состояние финансовых расчетов между контрагентами на определенную дату. Он позволяет не только контролировать финансовые операции, но и установить точную сумму задолженности между сторонами. В акте сверки указываются все реквизиты контрагентов, список всех совершенных операций и итоговая сумма задолженности.
Акт сверки является важным инструментом для контроля за финансовыми операциями между компаниями. Он позволяет установить точную сумму задолженности и выявить расхождения по всем поступлениям денег. Это помогает сторонам договориться о сроках погашения задолженности и избежать возможных судебных разбирательств.
Составление акта сверки необходимо проводить ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Важно помнить, что срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности, установлен в Гражданском Кодексе РФ и составляет три года с момента обнаружения задолженности.
Таким образом, акт сверки является важным инструментом для контроля за финансовыми операциями между компаниями и помогает избежать возможных судебных разбирательств. Рекомендуется проводить его регулярно для поддержания финансовой прозрачности и своевременного возврата задолженности.
В законодательстве нет правил, как составлять акт сверки, если компания купила запасы с отсрочкой или рассрочкой платежа больше 12 месяцев.
Компания включает в фактическую стоимость запасов их цену на условиях немедленной оплаты, а не ту сумму, которую она реально перечислит по окончании рассрочки или отсрочки (п. 13 ФСБУ 5/2019). Однако в договоре купли-продажи или поставки, накладной и счете-фактуре продавец прописывает полную договорную стоимость товара с учетом всех платежей по отсрочке или рассрочке.
В акте сверки платежей с поставщиком покупатель должен показать реальную кредиторскую задолженность по договору поставки запасов. Для этого бухгалтеру нужно организовать бухгалтерский учет разниц между реальной и дисконтированной (или приведенной) суммой кредиторской задолженности.
Кредиторская задолженность по договору поставки запасов с рассрочкой или отсрочкой платежа рассчитывается как разница между договорной стоимостью запасов на забалансовом счете (С НДС)и дебетовым оборот по договору на счете 60 субсчет «Дисконтированная задолженность».
Организация СПК «Родина Радищева» в марте приобрела материалы с рассрочкой платежа на 14 месяцев. Договорная стоимость – 1 200 000 руб., в том числе НДС – 200 000 руб. Цена без НДС – 1 000 000 руб. (1 200 000 руб. – 200 000 руб.). Условия оплаты – равномерные ежемесячные платежи по 120 000 руб. Первый платеж – по итогам третьего месяца после отгрузки, последний – по итогам 14-го.
Для учета подобной кредиторской задолженности бухгалтер открыл на счете 60 отдельный субсчет «Дисконтированная задолженность».
В оферте поставщик предлагал приобрести материалы с оплатой в день отгрузки за 1 080 000 руб. (в том числе НДС – 180 000 руб.). Цена на условиях немедленной оплаты без НДС – 900 000 руб. (1 080 000 руб. – 180 000 руб.).
На дату получения материалов бухгалтер сделал проводки:
Дебет 10 Кредит 60 субсчет «Дисконтированная задолженность» – 900 000 руб. – приняты к учету материалы по стоимости на условиях их немедленной оплаты;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Дисконтированная задолженность» – 200 000 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком в счете-фактуре;
Дебет 68 Кредит19 – 200 000 руб. – НДС по счету-фактуре поставщика принят к вычету.
Бухгалтер учитывает реальную кредиторскую задолженность на забалансовом счете 12 «Кредиторская задолженность на условиях рассрочки или отсрочки платежа». Проводка на дату получения материалов:
Дебет 012 «Кредиторская задолженность на условиях рассрочки или отсрочки платежа» – 1 200 000 руб. – реальная кредиторская задолженность по договору купли-продажи материалов, приобретенных на условиях рассрочки.
На дату каждого платежа бухгалтер будет делать проводки:
Дебет 91-2 Кредит 60 субсчет «Дисконтированная задолженность» – начислены проценты по договору поставки материалов (рассчитываемые по условиям договора);
Дебет 60 субсчет «Дисконтированная задолженность» Кредит 51 – 120 000 руб. – перечислена частичная оплата поставщику по договору поставки материалов (с учетом процентов).
Предположим, по итогам третьего месяца после отгрузки, то есть после первого платежа по договору, поставщик попросил у СПК «Родина Радищева» акт сверки. Бухгалтер СПК «Родина Радищева» указал в нем кредиторскую задолженность по договору поставки запасов – 1 080 000 руб. (1 200 000 руб. – 120 000 руб.).
Подход к повышению эффективности контроля должен быть комплексный. Только в этом случае на предприятии будет повышен уровень роли управленческого учета, обеспечено управление материальными ресурсами на различных этапах движения материально-производственных ценностей.
Успешность функционирования компании напрямую зависит от того, насколько точно оценена потребность в материалах. Оптимальное снабжение материалами способствует сокращению издержек, повышению финансовых показателей, обеспечивает гармоничность и эффективность работы предприятия.
Необходимо разработать документировано оформленный порядок проведения инвентаризаций, осуществлять проверки в соответствии с этим порядком, использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации, обучать сотрудников правильному проведению инвентаризации и обеспечивать их необходимым инвентарем. Только таким образом можно обеспечить эффективное функционирование компании и достижение поставленных целей.
Одним из ключевых мероприятий, направленных на обеспечение качества производства, является проверка закупаемых материалов на соответствие установленным требованиям. Информация о необходимых комплектующих формируется на уровне бригады и передается вышестоящим руководителям. Осуществляется контроль закупленных материалов не только визуально, но и с помощью специальных технических средств, чтобы гарантировать их качество и соответствие стандартам. При обнаружении брака производится замена товара, а в случае необходимости - оформление претензии. В особых случаях может быть принято решение об отказе от покупки у данного поставщика с последующим исключением его из реестра поставщиков. Таким образом, необходимо установить четкие требования к закупаемой продукции и строго контролировать соответствие закупаемых запасов этим требованиям.
Для решения этой проблемы, главному бухгалтеру следует составить схему или перечень работ по созданию и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, Применение новых форм первичной учетной документации по вышеуказанным разделам учета обязательно для всех организаций. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
В связи с вышеперечисленными обстоятельствами хозяйству целесообразно полностью перейти на новые унифицированные формы учетной документации.
1.Акт об использовании минеральных удобрений, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов - применяется для списания в расход (с подотчета) минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов на соответствующие культуры. Его составляет агроном по окончании внесения удобрений и ядохимикатов в почву или после опрыскивания соответствующих культур.
2. Карточка учета хозяйственного инвентаря - применяется для учета хозяйственного инвентаря, выданного под расписку работнику для длительного пользования.
Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам. При этом она остается на складе либо выдается работнику, который несет материальную ответственность за выданные ценности.
В хозяйстве хозяйственный инвентарь учитывается в личной карточке работника. Внедрение и использование этой карточки позволит улучшить аналитичность учета и усилить контроль.
3. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при производстве работ.
Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.