6371

70

(вычисляемого типа), которые рассчитываются по группам записей, вы-

бранным по показателям соответствующей строки и соответствующего столбца.

Например, надо провести анализ специализации туристских фирм по разным видам отдыха, для чего рассчитать количество туров опреде-

ленных видов, предлагаемых каждой фирмой (вычисляемое с помощью оператора Count). Результирующая таблица будет иметь вид, приведенный в табл. 8.

Задание А. Выполнить перекрестный запрос специализации фирм по видам отдыха.

Порядок действий (для Access -03 и более ранних версий).

1.Дать команду "Создание запроса в режиме конструктора".

2.В окне "Добавление таблицы" добавить запрос "ТурыСведения" (вкладка "Запросы").

3.Последовательно ввести в панель запроса поля "Фирма", "Ви-

дОтдыха", "КодТура".

4. Дать команду "Запрос" – " Перекрестный" (через главное меню или используя кнопку "Тип запроса" на панели инструментов).

5. В строчке панели запроса "Перекрестная таблица" установить:

–для столбца " НазваниеФирмы" – " заголовки строк";

–для столбца "ВидОтдыха" – " заголовки столбцов";

71

– для столбца "КодТура" – " значение".

6. В ячейке "Групповая операция" столбца "КодТура" установить

Count – число записей, относящихся к определенной фирме и определен-

ному виду отдыха.

7. Выполнить запрос. Сохранить его под именем "ФирмыВиды".

В Access-2007 создание перекрестного запроса происходит не-

сколько иначе. Порядок действий следующий.

1. Выбрать вкладку "Создание", в группе "Другие" нажать кнопку

"Мастер запросов".

2.В списке видов запросов выбрать "Перекрестный запрос".

3.В окне "Создание перекрестных таблиц" выбрать "Показать" – "Запросы", в списке выбрать запрос "ТурыСведения".

4.Выбрать поле, значения которого будут использоваться в качест-

ве заголовка строки – " НазваниеФирмы".

5. Выбрать поле, значения которого будут использоваться в качест-

ве заголовка столбца – " ВидОтдыха".

6. Следующий шаг – из списка полей выбрать "КодТура", из списка функций – " Число", далее задать имя запроса – " ФирмыВиды" и нажать

"Готово".

Задание Б. Выполнить перекрестный запрос, отражающий сред-

нюю цену одного дня тура по странам и видам отдыха.

Порядок действий аналогичен предыдущему заданию. Запрос соз-

дается на основе запроса "РасчетЦеныДня". В панель запроса вводятся по-

ля "Страна", "ВидОтдыха", "ЦенаДня". В строке "Перекрестная таблица"

устанавливается:

–для столбца "Страна" – " заголовки строк";

–для столбца "ВидОтдыха" – " заголовки столбцов";

–для столбца "ЦенаДня" – " значение".

72

В ячейке "Групповая операция" столбца ""ЦенаДня" надо устано-

вить оператор Avg. Запрос сохраняется под именем "АнализЦеныДня".

При выполнении задания в Access-2007:

– поля, значения которых будут использоваться в качестве заголов-

ков строк – " Страна";

– поле, значения которого будут использоваться в качестве заголов-

ка столбца – " ВидОтдыха";

– из списка полей выбрать "ЦенаДня", из списка функций – Avg (Среднее).

3.10. Анализ динамики продаж с помощью запросов

Одной из практических задач, интересующих менеджеров по про-

дажам и их руководителей, является выявление динамики продаж за опре-

деленный период времени и распределение продаж по категориям товаров.

Товаром для туристской фирмы являются предлагаемые ей туры. В зада-

нии предлагается получить информацию о динамике продаж туров. Для этой цели в БД вводятся две новые таблицы, содержащие сведения о кли-

ентах туристской фирмы и о продажах туров.

Задание А. Ввести в БД сведения о продажах туров физическим

лицам.

Порядок действий.

А). Создать таблицы "Клиенты" и "Продажи". Их структуры при-

ведены ниже.

Таблица 9

Другие данные о туре в таблицу "Продажи" вносить не надо, так как они присутствуют в таблице "Туры".

Ввести в таблицу "Клиенты" произвольные фамилии клиентов (не менее двадцати). Ввести в таблицу "Продажи" сведения о продажах в те-

чение текущего полугодия. Из таблицы "Клиенты" ввести все фамилии клиентов. Даты продаж и названия туров вводить (выбирать) произвольно.

Даты начала туров ввести также произвольно, но в соответствии с логикой.

Тур не должен начинаться раньше, чем была продана путевка. Пляжный отдых на Черноморском побережье Кавказа не должен проходить зимой, а

катание на горных лыжах в Болгарии – летом.

Б). Создать запрос на выборку "ПродажиТуров" (аналогично зада-

нию в разделе 3.1 ), имеющий следующую структуру.

Для заполнения поля "ДатаОкончания" используется арифметиче-

ский расчет, выполняемый в запросе на выборку (п. 3.7). Он выполняется следующим образом.

1. После ввода всех полей в панель запроса в режиме конструктора установить курсор на пустом столбце справа от последнего столбца (поле

"ДатаНачала") и вызвать быстрое меню. В нем выбрать команду "Постро-

ить".

2. В окне построителя выражений (см. рис. 5) задать выражение расчета даты окончания тура как суммы даты начала тура и продолжи-

тельности тура. Для этого в левом нижнем окошке построителя выражений открыть папку "Таблицы", затем открыть папку "Туры". Дважды щелкнуть на имя поля "Продолжительность", после чего в окне записи выражений появится имя названного поля и имя таблицы, в которой оно находится.

Далее ввести знак + с клавиатуры или щелчком мыши на соответствующей кнопке из группы кнопок операторов. Ввести в выражение поле "ДатаНа-

чала" из таблицы "Продажи" аналогично вводу предыдущего поля. Выра-

жение должно иметь вид: [Туры]![Продолжительность] +[Продажи]![ДатаНачала] Нажать "ОК".

3.Выполнить созданный запрос.

75

Задание Б. Рассчитать динамику продаж туров по месяцам, а также по видам отдыха и регионам (континентам).

Порядок действий.

1. Создать запрос "ДинамикаПродаж" аналогично заданию разде-

ла 3.8

Запрос создавать с помощью мастера запросов. В качестве исходно-

го компонента выбрать запрос "ПродажиТуров", в нем выбрать поля "Да-

таПродажи" и "ЦенаРуб". Вид отчета выбрать "Итоговый". В окне "Итоги"

выбрать итоговое значения для вычисления – Sum для единственного поля

"ЦенаРуб". Также включить флажок "Подсчет записей Продажи". Нажать ОК. Из вариантов интервала группировки дат выбрать "По месяцам". За-

дать имя запроса "ДинамикаПродаж", нажать "Готово".

2. С помощью конструктора создать запрос "ДинамикаВидыКонти-

ненты".

Дать команду "Создание запроса в режиме конструктора" (в Access2007 – вкладка "Создание", группа "Другие", кнопка "Конструктор запро-

сов"). Ввести в запрос поля "Континент" и "ВидОтдыха" из запроса "Про-

дажаТуров". В следующем пустом поле в верхней строчке открыть бы-

строе меню, выбрать команду "Построить". В окне построителя выражений в левом нижнем окошке выбрать папку "Функции", в ней – " Встроенные функции" , далее выбрать в среднем нижнем окошке – " Дата/время", в пра-

вом нижнем окошке – "Month" ( функция сортировки дат по месяцам). В

окошке записи выражения вместо "number" ввести поле "ДатаПродажи" из таблицы "Продажи". Выражение должно принять следующий вид:

Month ( [Продажи]![ДатаПродажи] ).

Далее нажать ОК для возврата в окно конструктора. Ввести четвер-

тое поле – " ЦенаРуб". В поле "Континент" в строке "Сортировка" вызвать быстрое меню, выбрать "Групповые операции" (в Access-2007 – " Итоги").

76

В поле "ЦенаРуб" в строке "Групповая операция" выбрать в раскрываю-

щемся списке операций – Sum. Выполнить запрос.

По условию работы рассчитывается общий объем поступлений от продажи туров. На практике работников фирмы будет интересовать не он,

а доходы, состоящие из процента комиссионных отчислений, который мо-

жет различаться для разных туров и у разных туроператоров. Указанный процент можно легко рассчитать, для чего ввести в таблицу "Туры" еще одно поле – " ПроцентОтчислений" и при расчетах умножать его на стои-

мость тура. Рассмотренную операцию и последующий анализ результатов предлагается выполнить самостоятельно.

77

4. ФОРМЫ И ОТЧЕТЫ

4.1. Общие сведения. Создание форм

Форма – это компонент БД в Access, создаваемый с целью пред-

ставления в удобном виде информации из исходных компонентов (таблиц или запросов) для просмотра или изменения. Формы могут также исполь-

зоваться для размещения созданных пользователем элементов управления

(командных кнопок, переключателей, полей со списком и др.), то есть яв-

ляться элементами интерфейса – средствами диалога пользователя с про-

граммой.

Можно создавать формы, предназначенные только для удобства ввода в существующие таблицы новых данных. Информацию, содержа-

щуюся в уже существующих таблицах и запросах, удобнее просматривать,

а при необходимости изменять, также с использованием форм. В форме можно показывать или все данные, или только некоторую их часть в удоб-

ном для пользователя представлении .

Как правило в форму вводится содержание значений ячеек для вы-

бранных записей и подписи к ним – заголовки полей, причем не обяза-

тельно полностью соответствующие их именам. Например, в подписях формы можно не опасаясь последствий использовать пробелы.

Обычно информация из исходной таблицы или запроса размещает-

ся в центре окна формы. В зависимости от выбранного пользователем внешнего вида формы на экране одновременно может быть представлено содержание одной, нескольких или всех записей. Информацию и элемен-

ты управления или оформления, которые не меняются при переходе от од-

них записей к другим, можно добавить в заголовок или в примечание – то есть в верхнюю или нижнюю часть окна формы.

Так же, как и другие компоненты БД, формы могут создаваться с помощью конструктора или с помощью мастера.

78

В Access-2007 наиболее простой способ создания формы – выде-

лить таблицу или запрос в области данных и на вкладке "Создание" на-

жать кнопку "Форма". Автоматически будет создана форма, в которую войдут все поля исходного компонента. Внешний вид и оформление фор-

мы будут заданы программой автоматически.

Задание. Создать форму для просмотра содержания всех полей вы-

бранной записи запроса "ТурыСведения".

Порядок действий.

1. В области данных окна БД выбрать "Формы", дать команду "Соз-

дание формы с помощью мастера". В Access-2007 выбрать вкладку "Соз-

дание", в группе "Формы" выбрать раскрывающийся список кнопок "Дру-

гие формы", в нем – кнопку "Мастер форм".

2. В списке "Таблицы и запросы" выбрать "ТурыСведения". Нажать кнопку ">>" для выбора всех полей. Нажать "Далее". В Access-2007 на следующем шаге, где предлагается выбрать вид представления данных, ре-

комендуется принять установки по умолчанию и еще раз нажать "Далее".

3.Выбрать внешний вид формы " Выровненный ". Нажать "Далее".

4.Выбрать любой стиль. Под стилем понимается фон, а также оформление текста в полях формы и в подписях. Образцы оформления по-

казаны слева от списка стилей формы. Нажать "Далее".

5.Активизировать переключатель в положение "Изменить макет формы", чтобы форма открылась в режиме конструктора. Нажать "Готово".

6.Перетащить немного вниз полосу "Область данных" так, чтобы появилось место под полосой "Заголовок формы" (если это необходимо).

Если заголовок формы вводится программой автоматически – изменить его на "Сведения о турах".

7. Активизировать панель элементов. Выбрать на ней кнопку над-

писи "Аа", поставить курсор в область заголовка формы и движением мы-

ши при зажатой левой клавише обозначить прямоугольник для ввода за-

79

головка. Сразу после появления прямоугольника ввести в него с клавиату-

ры слова "Сведения о турах". Далее активизировать созданное поле (окош-

ко) с текстом заголовка, щелкнув мышью на его границе, после чего долж-

ны появиться маркеры на сторонах и углах прямоугольника. При помощи панели инструментов "Форматирование" (Access-2007 – группа кнопок

"Форматирование" вкладки Макет) задать выравнивание – по центру; раз-

мер, начертание и цвет шрифта, а также цвет фона – по собственному вы-

бору.

8. Зацепить за нижний край полосу "Примечание формы" и перета-

щить ее немного вниз, чтобы появилось место для ввода текстовой надпи-

си в примечание.

9. Аналогично вводу надписи в заголовок ввести в примечание над-

пись "Туристское агентство ИВАНОВ и К (вместо Иванов поставить свою фамилию) предлагает разнообразный отдых". Цвет фона оставить про-

зрачным, остальное оформление выполнить по своему вкусу.

10.Перейти в режим формы для просмотра. При желании вернуться

врежим конструктора и изменить дизайн.

4.2.Работа с созданной формой. Возможности дизайна форм

При работе с формой удобно использовать навигатор – небольшую панель, расположенную в нижней части окна формы, служащую для "пе-

релистывания" записей. В центре навигатора в окошке указан порядковый номер записи в таблице. Слева и справа расположены кнопки перехода.

Треугольник с палочкой – переход на первую (слева) и последнюю (спра-

ва) записи. Треугольник без палочки – переход на предыдущую (слева) и

последующую (справа) записи. Треугольник со звездочкой – переход на новую (пустую) запись для ее заполнения в конце таблицы.