Ввод информации. Типы и формат данных

В ячейку можно вводить 2 вида информации: константы и формулы.

Константа представляет собой данные в виде числовых значений, текста, даты или времени.

Числовые значения могут быть записаны в обычном или экспоненциальном формате. По умолчанию они выравниваются по правому краю ячейки. Текстовые значения могут включать любые символы. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки.

Если текст не помещается в своей ячейке, он при отображении перекрывает соседние ячейки, нохранится тольков однойоригинальнойячейке. Для того, чтобы данные не выходили за пределы ячейки необходимо установить Перенос по словам в меню Формат-Ячейки-Выравнивание. Иногда для этой же цели удобнее расширить столбец двойным щелчком мыши на правой границе столбца.

Данные можно выравнивать как по горизонтали (к правому краю, к левому, по центру, по ширине), так и по вертикали (по верхнему, нижнему краю, по центру), например, с помощью панели Форматирование.

Формула представляет собой математическую операцию, которая всегда начинается сознака = иможет включать в себя числа,имена ячеек, функцииизнаки математических операций. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат ее вычислений.

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул. Для записи информации и активизации нижней ячейки нужно нажать Enter, для активизации ячейки справа - ТАВ.

В формулах к ячейкам или группам ячеек можно обращаться не по ссылочным адресам, а по присвоенным им информативным именам. Это облегчает написание формул. Присвоить имя можно, выделив ячейку или группу ячеек, написать имя в поле имени ячейки в строке формул или с помощью меню Вставка-Имя.

В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различные форматы представления данных. Очень важно выбрать наиболее подходящий формат для каждого конкретного случая.

По умолчанию для представления чисел используется числовой формат, отображающий два знака после запятой (можно установить Денежный, Текстовый, Общий, Экспоненциальный, Процентный и другие). Для хранения даты и времени используется формат Дата и Время. Для выбора формата Формат-Ячейки.

Можно создавать пользовательские форматы, используя Формат ячеек - Число категория Все форматы, вводя специальные символы в поле Тип. Обычно используют один из существующих форматов в качестве основы для создания собственного формата.

Например, чтобы создать формат для вывода дат с названием дня недели, числом, полным названием месяца и года, надо выбрать в списке Тип формат Д.МММ.ГГ. и изменить его на ДДДД.ММММ ДД. ГГГГ. Для создания формата инвентарного номера меню Формат - Ячейки, на вкладке Число выбрать категорию Все форматы, выделить содержимое поля Тип и введите «Инв. №» ###-####.

При создании пользовательских форматов применяются символы, например 0 – метка цифры, гарантирует вывод заданного количества цифр слева и справа от десятичной запятой. Если используется формат 0, 000 то значение , 97 выводится как 0, 970. @ - метка текста. Если в ячейке содержится текст сентябрь, и к ней применить формат «месяц» @ «.», то в ячейке отобразится месяц сентябрь.

Можно создавать такие пользовательские форматы, которые будут форматировать содержимое ячейки в зависимости от того, какого вида константу содержит ячейка (положительное, отрицательное число, нулевое или текстовое значение). Такой пользовательский формат содержит 4 секции кодов, отделенных между собой точкой с запятой: Положительный формат; Отрицательный формат; Нулевой формат; Текстовый формат

Числовые форматы можно также использовать для изменения цвета значений выделенных ячеек, например, если просто ввести цвета в поле Тип [синий];[красный];[Желтый];[Зеленый], то положительные числовые значения выведутся синим цветом, отрицательные – красным, нулевые – желтым, текст – зеленым.

Для удаления формата выбрать его в окне Формат ячеек и нажать кнопку Удалить.

Использование ссылок в формулах. Относительные и абсолютные ссылки.

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. Если в формуле содержатся ссылки на ячейки, то значение формулы зависит от содержимого этих ячеек и будет изменяться при их изменении.

В формулахиспользуются следующиессылкина адреса ячеек: относительные, например, А2, и абсолютные, например, $A$2, и смешанные $A2, A$2.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которойнаходится формула. Абсолютнаяссылка указывает на ячейку на основе ее фиксированного положения на листе.

Абсолютные и относительные ссылки особенно полезны при копировании формул. В относительных ссылках при перемещении и копировании адрес ячейки изменяется. Например, если формулу, содержащую относительную ссылку на ячейку А1, из ячейки D1 скопировать в ячейку D3, то ссылка автоматически изменится на A3.

Знак доллара вабсолютныхссылкахфиксирует адрес ячейкиипоказывает,что при перемещении и копирование адрес ячейки не изменяется.

Можно ссылаться на другие листы той же книги: =Лист2!А9. По умолчанию создается относительная ссылка.

Можно ссылаться на ячейки, находящиеся на листах другой книги. Такие ссылки называются внешними. =[Книга2]Лист1!$A$6. По умолчанию создается абсолютная ссылка.

Совет. Ссылки на ячейки можно вводить как с клавиатуры, так и выделяя ячейки с помощью щелчка мыши.

При переименовании Листа, книги формулы автоматически настраиваются. Если книга, на которую ссылается формула закрыта, то в ссылке появляется полный путь к папке =’C:\Excel\[Книга5]Лист4’!$D$5

С помощью формул можно работать и с текстовыми значениями. Амперсант объединяет текстовые значения. Пробел, заключенный в двойные кавычки разбивает текстовые значения. =А1&A2&” “&A3

В формулах можно также использовать назначенные ячейкам имена. Например, =Прибыль-Расходы

• Функции автоматизации.

В ряде случаев при создании нового рабочего листа требуется использовать группустолбцов илистрок, например, даты, днинедели, месяцыгода иликварталы. Функции Автозаполнение и Ряд значений помогают экономить время при вводе серий данных. Например, введя в ячейку A1 понедельник, в A2 - вторник, выделив их, а затем установив указатель мыши в правй нижний угол (манипулятор автозаполнения,черный знак плюс) и перетащив манипулятор до ячеки А7, ячеки автоматически заполнятся днями недели. Функция Ряд значений действует аналогично, но при нажатой правой кнопке мыши. Это дает возможность выбрать из контекстного меню шаг, тип и другие параметы заполняемых данных.

Функции Автозавершение и Выбор из списка сокращают объем вводимой информации и увеличивают точность введенных данных. Функция Автозавершение просматривает все данные в столбце, в котором в данный момент вводятся данные, для проверки их на соответствие. Если соответствие обнаружено, то функция автоматически дополняет данные до тех данных, с которыми обнаружено соотвествие. Функция Выбор из списка по щелчку правой кнопкой мыши позволяет выбирать вводимые данные из ниспадающего списка, сформированного для того столбца, в который вводятся данные.

Для быстрого ввода одинаковых значений в группу ячеек необходимо их выделить, затем ввести данные в активную ячейку и нажать CTRL+Enter.

• Встроенные функции.

Формула может содержать функцию - определенный набор инструкций, облегчающий написание формулы. Многие из функций Excel являются часто используемыми формулами. Каждая функция имеет имя и аргументы, заключенные в круглые скобки. Excel располагает несколькими сотнями функций, которые подразделяются на категории: Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и другие.

Одними из самыми распространенных являются математическая функция суммирование (СУММ) и статистическая функция нахождение среднего значения чисел (СРЗНАЧ). Кнопка Автосуммирования также находится на панели инструментов Стандартная. Воспользоваться этими и другими функциями можно также через Мастер функций (Вставка-Мастер функций или кнопка Вставка функций на панели Стандартная). Работа с Мастером функций состоит из двух шагов. 1 – выбрать категорию, к которой относится данная функция (для быстрого ее поиска), после этого выбрать функцию, 2 – заполнить аргументы функции – вручную или с помощью выделения ячеек щелчком мыши.

• Сортировка и поиск данных

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков. Для заполнения списка можно использовать форму, в которая выводит только одну строку списка.(Данные – Форма). С помощью формы можно просматривать, добавлять, удалять строки.

Электронные таблицы позволяют осуществлять разнообразную сортировку данных, то есть производить их упорядочение - по возрастанию или по убыванию, с учетом или без учета регистров букв.

Сортировать можно числа, текст, даты, логические значения. При сортировке по возрастанию текст выстраивается в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит.

Чтобы отсортировать список, необходимо выделить в нем какую-нибудь ячейку. Команда Данные –Сортировка, выбрать в списке Сортировать по столбец, по которому проводится сортировка, выбрать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию. Для того, чтобы в сортировке не участвовали заголовки, необходимо установить флажок Идентифицировать поля по подписям. Если в столбце, по которому проводится сортировка, имеются одинаковые значения, задается сортировка по второму столбцу (вложенная сортировка). Тогда ячейки, имеющие одинаковые значения по первому столбцу, будут упорядочены по второму. (Данные -Сортировка). Аналогично можно выполнить сортировку по трем столбцам.

Для сортировки только части списка нужно выделить диапазон строк и выполнить команду Данные – Сортировка.

Для сортировки столбцов необходимо в окне Сортировка диапазона нажать кнопку Параметры и установить переключатель Сортировать в положение Столбцы диапазона.

В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями. Такие условия называются фильтром. В результате будут найдены те строки, которые удовлетворяют условию. (Данные -Фильтр - Автофильтр, Данные - Фильтр - Расширенный фильтр).

• Построение диаграмм и графиков

• Защита данных.

В Excel есть несколько команд, позволяющих защищать книги, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения: Сервис –Защита –Защитить лист. Для снятия защиты с некоторых ячеек листа Формат ячеек –Защита убрать флажок Защищаемая ячейка.

Для включения режима Скрытия формул: Формат ячеек - скрытие формул. Затем меню Сервис команда Защита - Защитить лист.

Можно скрыть целые листы книги. Для этого – щелкнуть по ярлыку листа, Формат-Лист- Скрыть.

Во время защиты данных можно вводить пароль. После назначения пароля нет способа снятия защиты без ввода этого пароля.

• Сортировка и поиск данных

Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, то есть производить их упорядочение - по возрастанию или по убыванию.

Сортировать можно числа, текст, даты, логические значения. При сортировке по возрастанию текст выстраивается в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит.

При сортировки необходимо выделить столбец, по которому проводится сортировка, вместе со связанными с ним данными. Если в столбце, по которому проводится сортировка, имеются одинаковые значения, задается сортировка по второму столбцу (вложенная сортировка). Тогда ячейки, имеющие одинаковые значения по первому столбцу, будут упорядочены по второму. (Данные -Сортировка).

В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями. Такие условия называются фильтром. В результате будут найдены те строки, которые удовлетворяют условию. (Данные -Фильтр - Автофильтр, Данные - Фильтр - Расширенный фильтр).

Excel дает возможность представлять информацию не только в виде таблиц, но и в виде диаграмм, которые отображают данные нагляднее, облегчают восприятие и помогают при анализе и сравнении данных.

Изменение данных в таблице приводит к изменению диаграммы и наоборот

Диаграммы могут быть различных типов (линейчатые, круговые, точечные, кольцевые и др.) Очень важно правильно подобрать тип создаваемой диаграммы. Например, линейчатые диаграммы обычно используют для сравнения по нескольким признакам, гистограммы - для наблюдения изменений во времени, круговые диаграммы наглядно отображают отношение частей и целого.

Диаграммы можно строить на одном листе с исходной таблицей, либо на отдельном рабочем листе. В этом случае листы называются Диаграмма1, Диаграмма 2 и т.д.

Создаватьдиаграммуможнос помощьюМастера диаграмм, которыйпошагам с помощью диалоговых окон помогает выбрать все необходимые параметры.

Внедренная на рабочий лист диаграмма может находиться в режимах:

• Просмотра - диаграмма выделена по периметру прямоугольником;

• редактирования - диаграмма выделена по периметру прямоугольником с маленькими квадратиками - маркерами.

Редактирование диаграммы - это изменение ее положения на листе, размера, типа, изменение текста и шрифта, добавление и удаление данных, легенды и т.д. В диаграмме можно выделить и самостоятельно обрабатывать различные ее компоненты. Редактируют диаграмму с помощью панели инструментов Диаграммы или использовав контекстно-зависимое меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

Построение графиков - частный случай построения диаграмм. Графики выбирают в тех случаях, когда необходимо отобразить изменение данных за равные промежутки времени.

Область диаграммы: название диаграммы, название осей, легенда, область построения. Легенда: элемент легенды, ключ легенды. Область построения: ось У, ось Х, ряды данных, метки данных

• Списки в Excel

Данные на рабочем листе можно представлять в виде списка. Список состоит из строк с однотипными данными (например, перечень сотрудников отдела, в котором столбцы имеют соответствующие имена: ФИО, адрес, Сумма к выдаче и т.д.). Такой список данных о сотрудниках называют базой данных. В БД строки называют записями, столбцы - полями.

В списках можно автоматически подсчитывать разнообразные итоги по группам записей - промежуточные итоги, и по всему списку в целом - общий итог. (Например, в списке сотрудников большого предприятия подсчитать сумму денежных средств, необходимую на зарплату сотрудникам по каждому отделу -пром. итог и по всему предприятию - общий итог). Для этого используется команда Данные-Итоги. Подводить итоги можно только по отсортированным спискам.

Excel предоставляет возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, чтобы в результате ввода значений в одну таблицу изменялось содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле приводило бы, например, к выдаче сообщений в другом.

Объединять листы рабочей книги можно с помощью консолидации электронных таблиц, а также созданием сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Консолидация позволяет объединять данные из нескольких исходных листов в одном итоговом листе. При этом могут быть использованы различные функции: суммирования, расчета среднего значения, подсчета максимального и минимального значений и др. Часто при консолидации создаются связи с исходными данными, при этом консолидированные данные на итоговом листе будут автоматически обновляться при внесении изменений в исходных таблицах (Данные-Консолидация).

Мощный инструмент для обработки больших списков данных - Мастер сводных таблиц. С его помощью можно создать сводную таблицу на основе нескольких исходных таблиц, при этом выбрать поля для будущей таблицы, ее строение, тип вычислений, а также сразу выполнить сортировку, фильтрацию, консолидацию и подвести итоги (Данные - Сводная таблиц).