DOU_Lektsia_1
.doc
Лекция 1
Тема: Введение в дисциплину ДОУ.
1. Документоведение как научная дисциплина. Содержание и основные задачи современного ДОУ.
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Первоначально термин появляется в устной речи (ок. XVII века) и означает сам процесс решения (производства дела). Уже в XVI веке употребляется слово дело, как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу. Параллельно с терном делопроизводство последние десятилетия используется термин ДОУ.
ДОУ – деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления им управленческих функций.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы так и вся совокупность документации в целом.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов и надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ – отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практики предприятия.
2. Связь ДОУ с другими дисциплинами.
Документоведение относится к циклу наук об обществе со многими из которых находится во взаимосвязи. Например, ДОУ связано с исторической наукой (источниковедение), связано с дипломатикой, связано с архивоведением, тесно связано с книговедением (изучает источники информации), связано с правоведением, связано с экономическими науками, связано с теорией управления и менеджментом. ДОУ испытывает влияние прикладных дисциплин. Например, социология управления, психология управления, деловое общение. ДОУ связано с прикладной лингвистикой, связано с науками об информации.
3. Служба ДОУ, ее задачи и структура.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
-
Обеспечение своевременного и грамотного создания документов.
-
Организация работы с документами – получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив и уничтожение.
Основная задача служб ДОУ – своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.
В практике управления действуют следующие службы ДОУ:
-
Управление делами в министерствах и ведомствах РФ.
-
Общий отдел в местных органах власти.
-
Канцелярия в большинстве предприятий и организаций.
Функции службы ДОУ:
-
Функция экспедиции – прием поступающей корреспонденции, ее сортировка и распределение по подразделениям, количественный учет документов, отправка и доставка корреспонденции в подразделения и адресатам.
-
Функции по учету и регистрации корреспонденции – учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, проверка правильности составления и оформления документов.
-
Функция контроля – контроль за своевременным исполнением документов.
-
Функция архива – прием, учет, хранение и использование дел.
-
Функция печатания и размножения документов.
4. Документ, его свойства и функции.
Документ – это документированное на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, предназначенная для передачи ее во времени и пространстве, в целях хранения использования в том числе в качестве доказательства.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа, предающий ему юридическую силу (подпись, печать и др.).
Документ имеет два свойства:
-
Информативное – способность предавать информацию (актуальность, достоверность, доступность).
-
Эксплуатационное – определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма (долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям).
Функции документа:
-
Информационная.
-
Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
-
Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия).
-
Юридическая (содержание документа может использоваться в качестве доказательства).
-
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки).
-
Учебная.
Основные свойства документа:
-
Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых она существовать может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная – это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).
-
Функциональность – это предназначенность документа для передачи во времени и пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.
-
Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе т.е. сохранение основных свойств и различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть составляющим образом оформленным с целью его использования и хранения.
Основные признаки документа:
-
Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отожествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
-
Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Такими образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.
-
Предназначенность для использования в социальной коммуникации т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.
-
Завершенность сообщения, что обуславливается область применения документа. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. При этом используется не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности из применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение, доказательное значение (юридическая сила), время появления документа, стадии изготовления, сроки действия, средства фиксации, вид деятельности, характер правоотношений, субъектность и т.д.
4. Классификация документов.
Группы документов:
По способу документирования:
-
рукописные;
-
электронные;
-
графические;
-
кино- и фотодокументы
По сфере использования:
-
организационно-распорядительные;
-
финансовые;
-
научно-технические;
-
отчетно-статистические.
По содержанию:
-
простые;
-
сложные.
По месту составления:
-
внутренние;
-
внешние.
По степени гласности:
-
открытые;
-
с грифом ограничения доступа (секретно, коммерческая тайна).
По происхождению:
-
официальные (служебные);
-
личные (интерес определенного лица).
По юридической силе:
-
оригиналы (подлинники);
-
копия (не имеет юридической силы);
-
заверенная копия;
-
отпуск (копия, изготовленная под копирку);
-
выписки (часть документа с указанием из какого документа сделана выписка);
-
дубликаты (равные по силе подлинники документов).
По форме изложения:
-
индивидуальные;
-
трафаретные;
-
типовые;
-
примерные;
-
унифицированные.
По срокам исполнения:
-
срочные;
-
несрочные.
По срокам хранения:
-
временного хранения (до 10 лет);
-
долговременного хранения (свыше 10 лет);
-
постоянного хранения).