- •Лабораторное занятие 10. Средства работы с элементами структуры документа
- •1. Структура документа и ее возможности
- •1.1. Десять причин для структуризации длинного документа
- •1.2. Структура и схема документа
- •1.3. Просмотр документа в режиме структура
- •2. Оглавления
- •2.1. Правила составления оглавления
- •2.2. Создание оглавления
- •2.3. Добавление записей оглавления вручную
- •3. Сноски и перекрестные ссылки
- •3.1. Добавление сносок
- •3.2. Перекрестные ссылки
- •4. Указатели
- •4.1. Создание элементов указателя
- •4.2. Создание указателя
Лабораторное занятие 10. Средства работы с элементами структуры документа
1. Структура документа и ее возможности
Разработку большого документа целесообразно начинать с его структуры. Возможность создания структуры документа существенно упрощает планирование, систематизацию и работу с черновиками документа. Опытные разработчики больших документов пользуются структурой еще не созданного документа приблизительно так же, как картой улиц в городе. Создание структуры документа позволяет обдумать его логическую основу, чтобы процесс формирования текста был уже более целенаправленным. Современные текстовые процессоры, в частности Word 2002, предоставляют в ваше распоряжение специальные средства для работы со структурой.
1.1. Десять причин для структуризации длинного документа
При создании большого и важного документа вручную приходится сначала писать план, потом наброски, потом черновик, и уже потом – собственно документ. К счастью, работа в Word не имеет ничего общего с ручной работой. Структура документа в Word сама по себе является материалом для работы. Ее не нужно переписывать снова и снова – она станет основой для создания документа, его редактирования и систематизации.
Основными причинами для структуризации длинных документов являются:
Упрощение решения поставленных задач. Документ должен соответствовать поставленной задаче. Написав все заголовки, вы тем самым задаете этапы на пути к цели. Заголовки должны отражать основные категории информации, содержащейся в документе. Создав структуру документа, легко можно проверить, что не забыта ни одна из необходимых тем.
Облегчение создания систематизированного, продуманного документа. В структуре документа присутствуют не только названия крупных разделов, но и более мелкое разбиение. Word предлагает возможность создания многоуровневой структуры (до девяти уровней), позволяющей продумать документ вплоть до небольших деталей.
Заголовки разделов не позволяют уклониться от темы. Первоначально в каждом разделе рекомендуется написать несколько фраз: завязка, необходимые детали и заключение.
Упрощение реализации фрагментов документа. Word предоставляет возможность перемещать части документа, даже очень длинные.
Разделы можно разворачивать и сворачивать. Полностью развернутая структура документа содержит все – текст, подзаголовки и заметки. После сворачивания остаются только заголовки и подзаголовки, что помогает проверить логичность построения документа, полноту охвата тем, а также упорядоченность разделов.
Длинный документ можно разбить на части для ускорения работы. Использование главных и вложенных документов позволяет разделить длинный документ на части, а затем отдать их другим людям на доработку. Word располагает специальными средствами для работы с главным и вложенными документами. Наличие структуры документа позволяет выбрать наиболее логичные места для разбиения документа.
Облегчение поиска несоответствий. Структура позволяет увидеть, что в документе хорошо, а что плохо. В режиме Структура можно редактировать, перемещать и добавлять текст.
Упрощение изменения уровней заголовков. Для этого Word обладает специальной панелью инструментов Структура.
Облегчение работы с оглавлением. Если сразу же создать оглавление документа, то можно изменять его по ходу дела. Эта возможность практически исключает ситуацию, когда оглавление не соответствует структуре.
Структуру документа можно распечатать для корректировки и обсуждения.