26. Режимы выдачи (представления) информации

Выдача (представление) информации осуществляется после завершения ее обработки по получения результатов, при этом формируются выходные документы либо сообщения, содержащие недокументированную информацию. Таким образом, результат обработки в печатной, электронной или иной форме предоставляются органам управления или направляется исполнителям. К числу операций, составляющих основной содержание процесса выдачи информации, относятся:

- выведение сведений из хранилища;

- декодирование данных (перекодирование на языки пользователей);

- преобразование данных в вид, наиболее удобный для восприятия и использования субъектом управления (в частности, редактирование и оформление);

- комплектация, тиражирование и распространение информации среди заинтересованных в этом абонентов.

При осуществлении выведения сведений из хранилища наиболее важным является форма их представления, определяющая удобство восприятия и использования информации пользователем. Это может быть формализованная информация с необходимыми комментариями, облегчающими ее восприятие субъектом управления, имеются широкие возможности по использованию табличной формы, например, для отражения различного рода статистических закономерностей и т.д. При распространении информации среди абонентов большое значение имеют и другие критерии: сроки ожидания ответа (реакции системы), получение требуемой информации в результате одноразового обращения к системе, возможность информирования абонентов «по инициативе системы».

Реализация режимов дифференцированного распределения информации в соответствии с ее относимостью к различным направлениям, участкам работы, подразделениям организации, а также режима сигнального информирования в отношении объектов, поставленных абонентом на контроль, позволяет распространить активные методы информационного обеспечения практически на все виды информации, широко применять указанные методы в отношении индивидуальных абонентов (до конкретного абонента доводятся сведения, строго соответствующие его индивидуальной информационной потребности).

При использовании информационных технологий, в частности, программ генераторов отчетов появляется большая гибкость при оформлении результатов обработки данных, выводной информации, резко сокращаются затраты времени и труда, связанные с оформлением ответов на запросы пользователей информационной системы.

27. Оценка информации в управлении

Важной частью организационных и информационных механизмов, обеспечивающих производственную и информационно-аналитическую деятельность объектов управления различного уровня (индивидуум, коллектив, организация, ведомство, государство), является система оценки получаемой и подготавливаемой к реализации информации. Критерии оценки и отбора информации регулируются и формируются, в частности: идеологическими и стратегическими установками субъектов управления или общегосударственными задачами; неформальными пристрастиями лиц, участвующих в процессе принятия решений; под давлением разнообразных групп интересов и иных субъектов, не институализированных в государственно-административной сфере, но стремящихся принять участие в оценке и переоценке управленческой информации.

Оценка информации заключается в установлении степени их ценности для решаемых задач, при этом производится их отбор с учетом ценности (прагматическая фильтрация). Оценка информации осуществляется в двух взаимосвязанных аспектах: содержательная, отражающая возможность и целесообразность использования ее в целях управления; формальная (общая), отражающая качество ее подготовки.

При формальной (общей) оценке документы, содержащие информацию, рассматриваются на предмет ясности изложения, полноты, краткости и систематичности изложения, наличия заверительных подписей. Ясным считается документ, который изложен простым, понятным языком, содержит наиболее распространенную и однозначно трактуемую терминологию. Полнота документазависит от наличия в нем всех данных, необходимых для решения задачи, к которой он имеет отношений. Если документ исполнен на бланке, определяется полнота его заполнения. Систематичность предполагает, что содержание документа изложено в легко воспринимаемой логической последовательности. Достоверность содержащих в документе сведений удостоверяется подписями работников, исполнивших документ, а также руководителями, несущими личную ответственность за содержание документа и качество работы подчиненных.

Содержательная оценка информации имеет значение в следующих управленческих аспектах: для установления характера возможного использования информации в практической деятельности; для определения состава подразделений организации, заинтересованных в получении этой информации; для принятия решения о направлении сведений потребителю первичной или аналитической (выводной) информации, в частности, топ-менеджменту организации, объединению деловых кругов, в высшие органы государственной власти и т.д.; для координации деятельности подразделений и филиалов организации (министерств и ведомств; региональных и муниципальных образований); для осуществления методического руководства деятельностью подразделений организации и ее филиалов, а также оказания им практической помощи; для совершенствования системы управления.

Оценку информации в тех или иных объемах и формах осуществляют большинство подразделений организации. Значительное место оценка информации занимает в деятельности аналитических, информационных, маркетинговых подразделений, а также служб безопасности и коммерческой разведки.

Оценка информации – единственный из процессов информационной технологии, который в принципе не поддается полной формализации. Дело в том, что оценка информации не только чрезвычайно сложна и не может не испытывать влияния субъективных факторов, но и, более того, тесно переплетена с процессами принятия решений. В этой связи особенностью данного процесса является то, что с помощью средств вычислительной техники можно осуществить лишь количественную оценку формальных параметров информации - срок поступления, наличие определенного перечня реквизитов (заголовков), объем поступившей информации, в определенной степени наличие повторов и т.д. В полной мере качественная оценка информации под силу лишь человеку.

С другой стороны, по своему содержанию этот процесс все же относится к информационным технологиям. В противном случае в результате применения информационных технологий формировалась бы не информация для принятия решения, но лишь ее полуфабрикат – данные, не отфильтрованные с позиций их ценности для субъекта управления. «Об опасности такого положения свидетельствует накопленный опыт применения ЭВМ в управлении: они оказались способными завалить пользователей данными, которые, если они не отфильтрованы, могут нанести больший вред, чем отсутствие данных, поскольку из них крайне трудно извлечь полезную информацию. В то же время, они могут создавать иллюзию информированности».³⁶ Таким образом, автоматизированные системы управления, в которых не предусмотрена оценка данных, могут быть квалифицированы как системы обработки данных, которые современным требования не удовлетворяют.

Содержательная оценка информации - это вид информационного процесса, который заключается в определении с использованием установленных критериев ценности полученной информации и возможных путей реализации, а также выработке соответствующих рекомендаций по организации и направленности работы в дальнейшем. Работа по оценке информации осуществляется в целях:совершенствования деятельности по информированию топ-менеджмента организации; повышения эффективности использования имеющегося кадрового и иного ресурсного потенциала; повышения эффективности управления деятельностью подразделений организации, связанной с информированием топ-менеджмента организации. Оценка информации производится на основе его аналитической обработки специалистами и экспертами, либо по заключению заказчика (потребителя) информации. Предварительная оценка информации по отдельным критериям осуществляется и самим подразделением организации - источником информации.

Объектом оценки являются полученные из различных источников материалы, содержащие, в большинстве случаев, коммерческую, социально-экономическую, экономическую, научно-техническую информацию значимую для управления деятельностью организации. Для организаций, занятых в некоторых специфичных сферах деятельности, интерес может представлять социологическая, внутриполитическая, внешнеполитическая и иная информация. Предметом оценкиявляется определение соответствия материалов установленным критериям оценки, актуальным потребностям потребителей информации, а в некоторых случаях и действующим заданиям.

Основные задачи, решаемые в процессе оценки информации: обеспечение всесторонности и объективности оценки материалов и деятельности подразделений, филиалов и системы управления определенного уровня в целом; повышение полноты использования имеющейся информации; координация деятельности подразделений и филиалов организации, повышение ее целенаправленности; расширение и улучшение качественных показателей информационной базы для подготовки управленческих решений в сфере производственной, финансовой и иной деятельности организации (системы управления).

Всесторонность и объективность оценки информации достигается за счет следующего. Используется совокупность частных критериев, позволяющих оценивать информацию в различных аспектах, значимых для принятия управленческого решения (секретность, достоверность, соответствие приоритетной тематике, новизна, своевременность и т.д.). Учитывается вид материала – оригинал, копия или изложение документа, обобщенная информация и т.д. Принимаются во внимание также характеристики и особенности источника информации – его категория (собственные разработки, рекламные материалы, официальные контакты, случайный источник и др.), его надежность, а также круги, из которых исходит информация (деловые, научные, журналистские, правительственные, парламентские, дипломатические и т.д.). Большое значение имеет также то обстоятельство, что оценку производит работник, являющийся экспертом в соответствующей области (эксперт, аналитик). На окончательную оценку большое влияние оказывает мнение конечного потребителя и характер использования им полученной информации (использовано при ведении переговоров, при подготовке встречи с партнерами, при подготовке нормативно-правового документа, дано устное распоряжение и т.д.). Всесторонность и объективность оценки деятельности подразделений и филиалов организации (системы управления) обеспечивается вследствие того, что, при выработке такой оценки учитывается качество абсолютно всех материалов, направленных ими в центральное звено корпорации.

Соответствующим образом сгруппированные данные учета оценочных материалов позволяют делать обоснованные выводы об уровне работы подразделений организации. Оценивать качество персонала, его творческий потенциал. Учитывать интенсивность и качество работы в целом и в интересах конкретных направлений деятельности организации – научно-исследовательская деятельность и опытно-конструкторские работы, маркетинг и т.д. Для этого используются показатели: общее количество поступивших материалов, количественные характеристики по важнейшим параметрам, таким как новизна, своевременность, информационные возможности и уровень инициативы, свойственные конкретному подразделению или работнику. Оценки по некоторым частным критериям отражают уровень организации работы и исполнительскую дисциплину в подразделении, филиале («своевременность поступления информации», «конкретность информации»).

Под расширением и улучшением качественных показателей информационной базы для подготовки управленческих решений в сфере деятельности организации (системы управления) понимается следующее. Во-первых, соответствующие подразделения организации могут быть ориентированы на поиск недостающей информации, которая бы устранила имеющиеся пробелы и противоречия в информационной базе по конкретной проблеме экономического или иного характера, либо обеспечила бы необходимое расширение этой информационной базы.

Во-вторых, появляется возможность накапливать структурированную информацию, отражающую деятельность самих подразделений организации. Это необходимо для обоснования управленческих решений, направленных, в частности, на изменение организационно-штатного расписания подразделения, выделение региональных центров, решение вопросов материально-технического обеспечения подразделений и филиалов, материального и морального стимулирования конкретных руководителей и работников по достигнутым ими результатам.

Работа с информационными материалами включает в себя следующие основные этапы: подготовку исходных данных для оценки информации; оценку информации по частным критериям; общую оценку информации; описание реализации и использования информации; доведение оценок до сведения автора информации. Подготовка исходных данных для оценки информационного материала, заключается обычно в составлении его формализованного описания.Качественная оценка информации осуществляется с помощью частных и общего критерия. Основные частные критерии оценки: секретность информации по существу; новизна; конкретность; достоверность; своевременность поступления; аналитический уровень. Существо этих критериев рассмотрено в параграфе 1.1.

При составлении общей оценки качества информации все указанные выше критерии рассматриваются в единстве и применяются системно. Возможные варианты общей оценки информации: особо ценная; ценная; представляющая интерес; представляющая ограниченный интерес; интереса не представляет.