- •1.1.Трудовой договор
- •1.4.Трудовая книжка
- •2. Нормативные документы по работе с кадрами
- •2.1.Положение о структурном подразделении
- •2.3.Штатное расписание
- •2.4.Инструкция. Должностная инструкция
- •3. Организация работы с кадровыми документами
- •3.1. Номенклатура дел
- •3.2. Перечни документов с указанием сроков хранения
- •3.3. Формирование личных дел
- •4.Защита персональных данных сотрудников организации
- •I.Источники
- •II.Литература
4.Защита персональных данных сотрудников организации
Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст.85 ТК РФ).1
В соответствии со ст.3 Федерального закона №152-Ф3 (2007г.) "О защите персональных данных", к персональным данным относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- год, месяц, дата и место рождения;
- адрес;
- семейное, социальное, имущественное положение;
- образование;
- профессия;
- доходы;
- другая информация.2
Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных работников, в организации должен быть разработан и принят соответствующий документ.
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников
Эти документы - новшество ТК РФ. Если ранее за отсутствие таких локальных нормативных актов не наказывали, то статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.
Поскольку ТК РФ говорит о документах, устанавливающих порядок обработки персональных данных во множественном числе, то таких документов должно быть как минимум два:
- Положение о защите персональных данных работников (утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации)
- Обязательство о неразглашении персональных данных работников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным (сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др.).
Проверив наличие документов по защите персональных данных работников, государственный инспектор по труду поинтересуется, как в организации собираются данные о работниках (насколько законно). По общему правилу всю информацию о работнике можно узнать только у него самого. Если приходится обращаться в другие организации, даже для того, чтобы просто поинтересоваться, работал ли там человек, не говоря уже о получении о нем каких-то оценочных данных, необходимо получить письменное согласие работника.
В связи с этим кадровики идут на хитрость. При поступлении на работу работник заполняет анкету, содержащую пункт следующего содержания: "не возражаю против получения данных обо мне в...", а затем сам вписывает те организации, в которые работодатель может обратиться за получением сведений о нем. Иногда в анкете указывается отдельной строчкой: "Не возражаю против проверки представленных данных". 1
ТК РФ требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников.
С вступлением в силу ТК РФ перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты (гл. 14 ТК РФ).
Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем (ст. 87 ТК РФ).
Передача персональных данных работников в пределах одной организации должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку (ст. 88 ТК РФ).
Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме.
Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации .
Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем. Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие.1
Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства о неразглашении персональных данных работника, т. к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст. 88 ТК РФ.2
Заключение
Таким образом, традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов.
Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил. Это не только повышает культуру документирования, но и способствует ускорению его создания и обработки за счет формирования у работников кадровых служб четких представлений о внешнем виде документа. Однако главное в соблюдении требований к установленным правилам оформления - это закрепление юридической силы документа.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Кадровая документация отражает вопросы подбора и расстановки кадров, движения работников в организации. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.
Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений. Часто об учете кадров и кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов. В подобных случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату: разрешению спора в суде в пользу работодателя или избеганию ответственности работодателем, соответствующими должностными лицами или организацией. Поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Список использованных источников и литературы