Практическое занятие
Разработка документированных процедур для предприятия
Документированные процедуры являются одними из наиболее важных и востребованных инструментов описания процессов СМК.
Сущность и состав разделов процедур управления
Процедуры управления являются неотъемлемой частью документации как системы управления качеством, так и всей системы управления. Наличие на предприятии процедур управления процессами обеспечения и улучшения качества определяется требованиями МС ИСО, в частности, стандартами ИСО серии 9000 на СМК и 14 000 экологического менеджмента.
Применительно к системе управления качеством более объективным представляется определить процедуру как установленный порядок осуществления процесса или конкретного вида деятельности по управлению качеством на основе взаимосвязей и последовательности согласованного взаимодействия работников, подразделений, информации, технических средств и других элементов с целью добавления ценности.
Процедуры могут быть документированными или недокументированными.
Состав документированных разделов процедур может быть следующим
(исходя из отечественного опыта):
титульный лист;
оглавление (содержание);
условные обозначения и сокращения в процедуре;
назначение процедуры;
оперограмма процедуры;
описание операций процедуры;
приложения;
список литературы;
лист регистрации изменений.
По опыту зарубежных стран состав основных разделов процедуры можно рекомендовать следующим:
назначение и область распространения процедуры;
ссылки (перечень других документов, используемых при выполнении данной процедуры);
определения (термины и понятия, используемые в процедуре);
описание процедуры (в том числе оперограммы);
вспомогательная документация.
Процедуры, как правило, разрабатываются временной рабочей группой, включающей работников, непосредственно для которых они создаются, и специалистов по организации и управлению качеством. Один из специалистов должен возглавлять эту группу.
Порядок разработки и утверждения процедур во многом аналогичен созданию и утверждению СТП, что включает:
обсуждение и утверждение технического задания на разработку;
разработку и рассылку на отзыв проекта (первой редакции);
обработку отзывов, разработку и представление на утверждение проекта (окончательной редакции);
утверждение документа и его регистрацию.
Требования к оформлению и внедрению процедур управления
В общем случае каждый из разделов процедуры управления должен удовлетворять определенным требованиям.
► Титульный лист, являющийся первым листом процедуры, оформляется на соответствующем бланке (см. пример):
«Содержание» – второй лист процедуры, должен включать наименования всех разделов, подразделов и пунктов текста процедуры. При этом указываются номера страниц, на которых размещается начало материалов разделов, подразделов и пунктов.
«Условные обозначения и сокращения» – при наличии в тексте процедуры специфической терминологии и употреблении малораспространенных сокращений, новых символов, обозначений и т.п., содержат их перечень. «Перечень» должен представлять собой таблицу, в левом столбце которой приводят сокращение, а в правом – его расшифровку, рисунок и т.п. (см. пример на стр. 3).
В разделе «Назначение процедуры» в сжатой форме излагаются:
перечень директивных заводских и других документов, положенных в основу процедуры;
основные исходные требования к организации производства и краткое содержание операций управления;
связи с другими процедурами.
► Раздел « Оперограмма процедуры управления» определяет:
состав операций;
перечень служб, которые участвуют в выполнении операций;
состав документов и средств подготовки документов;
связи с другими процедурами.
«Оперограмма процедуры управления» изображается таким образом, что по вертикали перечисляются все необходимые операции по реализации процедуры, а по горизонтали - исполнители каждой из операций. В поле оперограммы отображаются условными обозначениями взаимосвязи, виды документов, используемые при выполнении соответствующих операций (форму оперограммы см. на стр. 4).
► Раздел « Описание операций процедуры» в краткой форме должен содержать изложение следующей информации:
вопросы организации производства и управления, ориентированные на применение средств автоматизации;
методы подготовки, передачи и применения информации и форм документов;
описание операций должно делаться с последовательным изложением вопросов:
° Что выполняется?
° Как выполняется и какие при этом используются документы?
° Когда выполняется?
° Где выполняется?
0 Кто выполняет и какими ресурсами?
° Каков результат выполнения операции?
Условные обозначения и сокращения, принятые в процедуре
Форма оперограммы процедуры управления
|
Оперограмма процедуры управления |
|
||||||||||||
|
|
|
(наименование) |
|
||||||||||
№ п/п |
Исполнители (подразделения |
службы, должностные лица) |
Примечание |
|||||||||||
Наименование операции |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
/ |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
► « Описание операций оперограммы процедуры» начинается с нового листа. Слово «операция» записывается в виде заголовка заглавными буквами. Каждой операции присваивается очередной порядковый номер арабскими цифрами (например: операция 1, операция 2 и т.д.), который должен точно соответствовать порядковому номеру операции в оперограмме. Наименование операций записывают в виде заголовков (без кавычек).
Изложение основного текста описания операций должно быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в описании должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.
В тексте допускаются ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются. При ссылке на другие документы указывают наименование документа. Переносить части слова заголовка или части обозначения на другую строку не допускается.
► Раздел «Приложения» содержит всю необходимую дополнительную информацию, используемую при описании операции управления. По каждой форме документа, содержащейся в Приложениях, необходимо отразить:
форму, вид документа;
наименование формы документа;
описание реквизитов документа, методов их получения и применения.
При отсутствии в разделе «Описание операций процедуры» информации о выпускающем документ подразделении, подразделении-получателе, назначении документа, периодичности его выпуска, необходимо отразить ее в Приложении.