Глава 12
Организация работ
в послевыставочный период
12.1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки
Во время работы выставки были достигнуты определенные договоренности, установлены новые контакты и связи. После закрытия выставки их следует поддерживать и укреплять. Для этого могут быть предприняты следующие шаги:
— отправка письма с благодарностью за посещение стенда предприятия и пожеланиями сотрудничества;
— рассылка сводной информации фирмам и отдельным лицам, которых вы приглашали, но не встретили на выставке;
— рассылка запрошенных материалов;
— информирование об итогах выставки деловых партнеров;
— посещения фирм, с которыми была договоренность на выставке;
— посещения фирм, признанные целесообразными;
— выражение благодарности сотрудникам, участвовавшим в работе;
— издание приказа по итогам выставки, включая поощрение отличившихся.
Разбор результатов участия в выставке и подведение итогов. Разбор работы на выставке с привлечением всех заинтересованных сотрудников следует провести через несколько дней после возвращения с выставки, сразу же, как только будут обработаны основные материалы и станут известны следующие данные:
— общее число посетителей стенда;
— число посетителей в соответствующей разбивке по категориям;
— число установленных контактов или проведенных бесед и переговоров по важной для экспонента тематике;
— процент откликнувшихся (на официальные приглашения) организаций;
— коммерческие результаты: торговый объем оформленных сделок, подписанных протоколов о намерениях, контрактов и договоров на перспективу;
— количество приглашений на следующие выставки и ярмарки;
По ходу разбора результатов следует подробно проанализировать:
— какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей;
— какова была реакция посетителей на продукцию экспонента в целом и на отдельные экспонаты;
— как прошла проверку выставкой новая продукция, новации и ноу-хау;
— мнения об уровне организации выставки, в том числе о качестве услуг;
— активность персонала стенда, его удачи, ошибки и просчеты при обслуживании посетителей, переговорах и оформлении контрактов, аргументации предложений и т.п.;
— выводы и предложения об улучшении тех или иных сторон подготовки в случае повторного участия в выставке.
Если данных достаточно, можно сопоставить цели и задачи, которые ставились при подготовке к выставке, с фактическими результатами.
Подготовка итогового отчета об участии в выставке. На базе имеющихся материалов и результатов обсуждения составляется итоговый отчет об участии в выставке.
В дополнение к перечисленному выше в итоговый отчет стоит включить:
— оценку выставки самим устроителем и сведения из его отчета;
— оценку откликов прессы по выставке;
— наметившееся влияние выставки на сбыт продукции и реализацию услуг после ее закрытия;
— намеченные меры по работе с новыми клиентами, заказчиками и партнерами, установившими с предприятием контакт на выставке;
Этот отчет в последующем будет нужен:
• в качестве совокупной информации для руководства предприятия;
• в качестве официального документа для последующих ссылок на него;
• в качестве основания для принятия решений об участии в других выставочных мероприятиях.