- •Написание делового письма Общие рекомендации
- •«Шапка» письма. Используемые сокращения
- •Тело письма. Дата. Принятые сокращения
- •Тело письма. Способы вежливого обращения
- •Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум.
- •Общие фразы
- •Особенности электронных писем (e-mail)
- •Письмо-запрос
- •Примеры писем-запросов
- •Фразы и выражения
- •Ответ на запрос. Предложение
- •Примеры писем-предложений
- •Фразы и выражения
- •Рекламное письмо
- •Примеры рекламного письма
- •Фразы и выражения
- •Письмо-напоминание
- •Примеры писем-напоминаний
- •Заказ и подтверждение заказа
- •Пример письма-заказа
- •Подтверждение заказа
- •Фразы и выражения
Написание делового письма Общие рекомендации
Письмо должны быть ясным, кратким и вежливым.
Употебляйте простые слова/выражения вместо высокопарных и стереотипных, если они имеют одно значение, конкретные вместо абстрактных. Чем проще вы говорите, тем быстрее вас поймут. Однако не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются никакие сокращения типа "I`m" и сленг. Например, вместо фразы "We are the recipients of", лучше сказать "We received". Вы добьетесь краткости и ясности в своих письмах, если будете использовать короткие или средней длины предложения вместо длинных и сложных оборотов. Грамотное деление на абзацы облегчает зрительное восприятие текста, и задает всему процессу ритм.
Одним из показателей вежливости в деловой переписке является личное обращение к человеку. Не надо забывать про вежливость даже тогда, когда вы очень недовольны кем-то или чем-то.
Подытожим:
Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения
Не употребляйте разговорные сокращения и сленг
Делите написанное на абзацы
Будьте вежливы и дипломатичны
«Шапка» письма. Используемые сокращения
Каждое деловое письмо печатается (пишется) на уже заготовленном, фирменном бланке. В верхней части бланка размещается так называемая "шапка" - заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:
зарегистрированное название компании
краткие сведения о характере ее деятельности,
контактная информация.
Часто после заголовка приводится информация, кому должны быть адресованы ответы, например:
In reply please address to the senior manager. All letters to be addressed to the senior manager.
Аббревиатура в названии компании: Ltd., Inc. или PLC.
Ltd. limited - это сокращение от limited liability company - общество с ограниченной ответственностью; PLC - public limited liability company; Inc., Corp. - corporation having limited liability.
Сокращения в строке Адрес: Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).
Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов: Telegrams, Cables, Cable, Cable address, Telegraphic address.
Тело письма. Дата. Принятые сокращения
На бланках большинства компаний непосредственно под "шапкой" дается ссылка для использования в последующей корреспонденции. Используются следующие виды ссылок:
Your ref.: Our ref.: Или Reference:\ In reply please refer to:
Далее идет сама ссылка: номер, инициалы, или другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, фамилию человека и т.д.
Существует несколько способ написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку. Варианты написания даты:
10 August 1996 10th August 1996 10th August, 1996 August 10, 1996 August 10th, 1996
При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.1996 в Англии обозначает 10 августа 1996 г., а в США 8 октября 1996 г. Лучше придерживаться какого-нибудь одного варианта из первого способа во всех своих письмах.