5823

отложенным ответом (off-line). При использовании off-line технологий информация сохраняется на компьютере (локальном или удаленном) и может быть просмотрена пользователем с помощью специальных программ в удобное для него время.

Основное преимущество off-line технологий состоит в том, что они менее требовательны к ресурсам компьютера и пропускной способности линий связи. Они могут использоваться даже при подключении к Интернет по коммутируемым линиям (при отсутствии постоянного подключения к

Internet).

Ктехнологиям этого рода относятся электронная почта, списки рассылки

ителеконференции. С помощью list-сервера может быть организована рассылка учебной информации, с помощью электронной почты устанавливается личное общение между преподавателем и студентом, а телеконференция позволяет организовать коллективное обсуждение какого-либо вопроса. Все эти технологии позволяют обмениваться сообщениями между различными компьютерами, подключенными к сети Интернет.

Важным преимуществом off-line технологий является большой выбор программного обеспечения для работы с электронной почтой и телеконференциями. Современные почтовые программы позволяют отправлять сообщения в гипертекстовом формате (т.е., с гиперссылками, шрифтовыми и цветовыми выделениями фрагментов текста, вставкой графических изображений и др.). Кроме того, к письму может быть прикреплен файл произвольного формата, что дает возможность пересылать, например, документы в формате MS Word.

Использование спутниковых технологий в учебном процессе позволяет организовать прямое вещание занятий, лекций преподавателя в реальном времени.

Это дает ряд преимуществ:

1.позволяет осуществлять образовательные программы в удаленных населенных пунктах, где в силу объективных причин невозможно установить наземные интернет-коммуникации;

2.обеспечивает максимально широкий охват аудитории;

3.дает учащимся возможность непосредственного живого общения с преподавателем, поскольку позволяет задавать вопросы и получать на них ответы прямо во время лекции;

4.живая лекция преподавателя, который стремится донести материал с определенной эмоциональной окраской, показать собственную преподавательскую индивидуальность, способствует лучшему усвоению учебного материала и создает эффект соучастия в познании.

Современные технологии позволяют организовать обратную связь и во время спутникового вещания. Например, посредством электронной почты, чата, видеоконференции учащиеся могут задать вопросы преподавателю и участвовать в обсуждении изложенного материала.

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к

основным из них относятся:

∙деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;

∙собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;

∙переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;

∙дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать

конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого, на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

∙поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;

∙интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;

∙определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;

∙решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю

проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний Деловые совещания могут быть разными по форме проведения,

тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

∙по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;

∙по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;

∙по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;

∙по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том,

насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно

продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

∙определяется список участников совещания;

∙на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;

∙в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и

непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью

знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

∙приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);

∙освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;

∙организация мозгового штурма по ее решению;

∙оценка всех имеющихся вариантов;

∙аккумулирование вариантов решения проблемы;

∙голосование или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;

∙определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Кобщим правилам международных встреч при подписании договора относятся следующие:

1.нельзя опаздывать на переговоры, тем более, что они могут быть перенесены или вообще не состояться;

2.при размещении за столом важно обеспечить достаточноместа и удобств для сумок и портфелей;

3.всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно. Свою фамилию нужно произносить чаще (не обязательно самому, это могут сделать и коллеги по переговорам), чтобы ее было легче запомнить контрагенту;

4.для создания непринужденной атмосферы, выяснения общих интересов в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы (где вы бывали, что видели, с кем встречались);

5.вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;

6.в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините - не встречался, не знаком, обсудим завтра и т.д. С ответом спешить ни в коем случае нельзя;

7.мысли излагать надо кратко, четко. При длинных фразах (более 14 слов) собеседник забывает начало и помнит конец предложения, если оно сказано без остановки;

8.необходимо внимательно следить за своими высказываниями, как бы оценивая их со стороны, и за тем, что предлагает контрагент;

9.весьма желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно. Иногда можно и не показывать вида, что язык известен;

10.в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю, так как именно на него возложена полная ответственность за результаты работы.

Наряду с общими правилами имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов, прежде всего, а не контрагента; всегда на общую панораму переговоров смотреть

глазами партнера, тогда легче достигнуть взаимопонимания; быть коммуникабельным, уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции - свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.

При подготовке к переговорам с иностранными партнерами, необходимо обратить внимание на особенности национальных стилей их проведения, так как это оказывает непосредственное влияние на процесс ведения переговоров. Исходя из наблюдений практических работников внешнеторговых организаций, социологов, психологов за работой контрагентов из разных стран и регионов мира, можно дать группировки наиболее характерных свойств представителей этих стран и регионов.

Особенности национальных стилей представлены в таблице 1.

При общении с иностранцами лучше всего придерживаться правила: если неизвестны точные значения жестов, лучше вообще их исключить.

Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.

Поподробнее остановимся на телефонным переговорах с иностранными партнерами.

Значение телефонного общения трудно переоценить, так как это самый простой способ установления контакта. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на авторитет фирмы или организации, которую они представляют.

Таблица 1 - Особенности национальных стилей переговоров

Искусство ведения менеджером телефонных переговоров состоит в том, чтобы, кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Существуют правила успешного проведения менеджером телефонного разговора, в основе которого присутствуют:

При данном виде переговоров согласуются: а) товары б) цена

в) количество г) срок поставки

д) согласуется контракт Минусы: необходима подготовка, дороговизна международной

связи

Плюсы: телефонная связь является оперативным и быстрым способом продажи/закупки, дает возможность уточнять какие-либо согласованные пункты.

Необходима в случае затруднения процесса согласования условий сделки иными способами.

Цель использования: установление деловых контактов с партнерами на выставках, ярмарках, и т.п., а также при оформлении кредитных контрактов и т.д.