6371
.pdfМинистерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Полянский Александр Георгиевич
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ В ТУРИЗМЕ
НА ПРИМЕРЕ MICROSOFT ACCESS
Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям и практическим занятиям по дисциплине
« Информационные технологии в туристской индустрии» для обучающихся по направлению подготовки 43.03.02 Туризм
профиль Технология и организация туроператорских и турагентских услуг
Нижний Новгород
2016
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»
Полянский Александр Георгиевич
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ В ТУРИЗМЕ
НА ПРИМЕРЕ MICROSOFT ACCESS
Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям и практическим занятиям по дисциплине
« Информационные технологии в туристской индустрии» для обучающихся по направлению подготовки 43.03.02 Туризм
профиль Технология и организация туроператорских и турагентских услуг
Нижний Новгород
2016
2
УДК
Полянский А. Г. Системы управления базами данных в туризме на примере Microsoft Access [Электронный ресурс]: учеб. - метод. пос. / А. Г. Полянский; Нижегор. гос. архитектур. - строит. ун - т – Н. Новгород: ННГАСУ, 2016. – 93 с.; 1 электрон.
опт. диск (CD-RW)
Издание 2-е
Рецензенты:
В.И. Окулич – кандидат физико-математических наук, доцент, зав. кафедрой информа-
тики и информационных технологий Волго-Вятской академии государственной службы
С.В. Родионова – консультант Комитета охраны природы и управления природополь-
зованием Нижегородской области
Приведены указания по подготовке к лекциям и практическим занятиям по
дисциплине «Информационные технологии в туристской индустрии». Рассматриваются
основные возможности программы Microsoft Access на примере работы с базой данных
фирмы, занимающейся продажей туристских путевок. Выполнение представленных
заданий позволит научиться создавать отдельные таблицы и реляционную базу данных
в целом, работать с запросами, формами и отчетами.
Предназначено обучающимся в ННГАСУ для подготовки к практическим заня-
тиям по направлению подготовки 43.03.02 Туризм, профиль Технология и организация
туроператорских и турагентских услуг.
© А. Г. Полянский, 2016
© ННГАСУ, 2016.
|
3 |
|
|
СОДЕРЖАНИЕ |
|
Введение |
5 |
|
1. Общие сведения о реляционных базах данных |
8 |
|
1.1 |
Задачи автоматизированных информационных систем |
8 |
1.2 |
Понятие о реляционных базах данных. Основные определения |
12 |
1.3 |
Типы данных полей реляционных таблиц Access |
15 |
1.4 |
Связи между таблицами |
20 |
1.5 |
Интерфейс Microsoft Access |
23 |
2. Создание базы данных турагентской фирмы |
27 |
|
2.1 |
Информационная модель базы данных турагентской фирмы |
27 |
2.2 |
Создание новой базы данных |
31 |
2.3 |
Создание таблиц с помощью конструктора. Мастер подстановок |
32 |
2.4 |
Мастер таблиц. Некоторые свойства полей |
42 |
2.5 |
Обеспечение целостности данных |
47 |
3. Запросы |
49 |
|
3.1 |
Общие сведения о запросах. Создание запроса с помощью |
|
конструктора |
49 |
|
3.2 |
Возможности выборки. Использование фильтров |
54 |
3.3 |
Запрос на выборку по полному соответствию с |
|
использованием конструктора |
58 |
|
3.4 |
Запрос на выборку с использованием операторов сравнения |
58 |
3.5 |
Запрос с параметрами |
59 |
3.6 |
Запросы на обновление (замену) и на удаление |
61 |
3.7 |
Запросы с выполнением арифметических расчетов |
62 |
3.8 |
Итоговый запрос |
67 |
3.9 |
Перекрестный запрос |
69 |
3.10 Анализ динамики продаж с помощью запросов |
72 |
|
4. Формы и отчеты |
77 |
|
4.1 |
Общие сведения. Создание форм |
77 |
|
4 |
|
4.2 |
Работа с созданной формой. Возможности дизайна форм |
79 |
4.3 |
Подчиненная форма |
81 |
4.4 |
Отчеты |
83 |
5 Возможности управления базами данных в Microsoft Access |
84 |
|
5.1 |
Использование макросов |
84 |
5.2 |
Использование кнопочной формы для навигации в базе данных |
86 |
5.3 Задание параметров запуска |
88 |
|
5.4 |
Представление статистической информации с помощью диаграмм 89 |
|
6 Контрольное задание |
91 |
|
Литература |
92 |
5
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время использование персональных компьютеров (ПК)
является неотъемлемой частью деятельности любой фирмы. Хорошее зна-
ние ПК во многих случаях обязательно или очень желательно при устрой-
стве на работу. Наиболее используемым пакетом программ является Microsoft Offise.
Одна из программ названного пакета, присутствующая в нем с са-
мых первых версий – программа Microsoft Access, относящаяся к классу систем управления базами данных (СУБД). Она "… стала идеальным инст-
рументом для сбора, хранения и организации самых различных данных,
будь то кулинарные рецепты, каталоги звезд, названия книг, бухгалтерские отчеты…" [6] и другой информации.
Обучение специалистов – менеджеров по туризму – не предусмат-
ривает их теоретическую и практическую подготовку на уровне профес-
сиональных системных администраторов баз данных (БД). Цель раздела
"СУБД в туризме" дисциплины "Информационные технологии в турист-
ской индустрии" – дать общее представление о соответствующем классе программ. Применение этих программ на практике возможно как само-
стоятельное – создание и ведение простых БД, которые можно применить в офисной деятельности, так и при помощи специалиста соответствующе-
го профиля, создание и ведение более сложных БД для различных целей.
Целью пособия является описание основных возможностей про-
граммы Access и демонстрация их на конкретных примерах из сферы ту-
ристской деятельности.
В пособии рассматривается работа в Access версий Access-2003 и
более ранних. Особенности работы в Access-2007, отличающиеся от пре-
дыдущих версий, указываются в тексте предлагаемых заданий или в конце разделов, если это необходимо.
6
Существует важное отличие СУБД от других программ. После от-
крытия большинства программ автоматически создается новый (пустой)
файл, с которым можно сразу начинать работать: печатать текст в Word,
вводить числа в таблицу Exsel или слайды в презентацию PowerPoint и др.
В СУБД надо сначала создать структуру хотя бы одной таблицы и только потом можно вводить в нее нужные данные. Работа с единственной таб-
лицей, как правило, имеет немного смысла, поскольку преимущества СУБД проявляются при создании не одной, а нескольких взаимосвязанных таблиц. Поэтому перед началом работы непосредственно с компьютером необходимо выполнить самую сложную часть создания БД – проектирова-
ние информационной модели. "При наличии хорошей информационной модели задачи все остальное – дело техники" [5].
Возможности программы Access рассматриваются на примере БД фирмы, занимающейся турагентской деятельностью. Проектирование ин-
формационной модели выполнено автором и описано в настоящем посо-
бии. Учащимся предлагается реализация проекта. Упражнения для само-
стоятельного проектирования БД могут быть разработаны преподавателем дополнительно или взяты из существующей литературы, например [7,
с. 227-235].
Предлагаемые в пособии варианты решения той или иной задачи часто не являются единственными. Их выбор объясняется или наибольшей рациональностью, или необходимостью знакомства с возможностями про-
граммы в учебных целях, или особенностями учебного процесса.
В первой главе излагаются общие сведения о реляционных БД и системах управления БД: рассматриваются задачи СУБД, особенности структуры реляционных БД, поясняется терминология.
Во второй главе описывается процесс создания системы взаимосвя-
занных реляционных таблиц на примере БД турагентской фирмы.
7
В третьей главе рассматриваются возможности работы с информа-
цией, содержащейся в реляционной БД, при помощи запросов.
Вчетвертой главе рассматриваются компоненты, создаваемые для удобства работы с информацией – формы и отчеты.
Впятой главе рассматриваются некоторые возможности Access, как правило используемые реже – работа с макросами, использование кнопоч-
ной формы, наглядное представление информации с помощью диаграмм
Microsoft Exsel.
Пособие может использоваться студентами заочной формы обуче-
ния для самостоятельного изучения программы Microsoft Access и выпол-
нения предлагаемых заданий.
Автор выражает благодарность кандидату технических наук, про-
фессору М.Д. Папковой за ценные замечания, полученные в процессе ра-
боты над пособием.
Международный институт экономики, права и менеджмента
8
1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О РЕЛЯЦИОННЫХ БАЗАХ
ДАННЫХ
1.1. Задачи автоматизированных информационных систем
Автоматизированная информационная система (АИС) – это аппа-
ратно-программный комплекс, предназначенный для работы с тем или иным видом информации.
Под термином "аппаратный комплекс" понимается электронно-
вычислительная техника: компьютеры, средства ввода информации и управления системой (клавиатура, мышь, сканер), средства вывода инфор-
мации (например, принтеры ), сетевые коммуникации и др.
Под термином "программный комплекс" понимается комплекс про-
грамм, использование которых необходимо при работе с компьютером. Он включает в себя не только специализированные прикладные программы,
но и системные программы (например операционную систему, драйверы клавиатуры и мыши и др.), без которых работа прикладных программ не-
возможна. Таким образом, даже для работы на персональном компьютере необходимо наличие именно аппаратно-программного комплекса. Под-
робное его рассмотрение выходит за рамки настоящего курса, который по-
священ лишь одной его части – непосредственно программам класса СУБД, рассматриваемым на примере Ms Access.
АИС предназначены для проведения ряда операций с информацией. 1. Ввод данных. Для того, чтобы упростить любую работу, надо сначала приложить некоторые усилия или понести некоторые затраты. На то, чтобы ввести информацию в компьютер (перевести ее в электронную форму) тратится дополнительное время и труд пользователя. При даль-
нейших операциях приложенные усилия окупаются многократно.
9
АИС позволяют в ряде случаев автоматизировать ввод части ин-
формации, избегать появления случайных ошибок, а также контролировать вводимые данные.
2. Сохранение. Преимущества хранения информации в электронном виде по сравнению с хранением на бумаге следующие:
–информация занимает меньше места;
–несравненно упрощается создание резервных копий;
–возможна защита от постороннего (несанкционированного) дос-
тупа при помощи паролей.
3. Изменение (синонимы – редактирование, модификация). Оно может производиться как вручную, так и автоматизировано, с применени-
ем запросов – условий на операции с данными, заданных пользователем
(подробно рассмотрены в главе 3). Измененная информация также сохра-
няется.
К модификации можно отнести также изменение порядка располо-
жения данных и их структуры – сортировку, объединение и т.д.
4. Анализ и получение новой информации. Арифметические и ста-
тистические расчеты в СУБД выполняются при помощи запросов, предна-
значенных для названных целей.
5. Поиск и выборка данных. АИС располагают набором инструмен-
тов для быстрого выполнения названных действий.
6. Представление информации в удобном для просмотра (нагляд-
ном) виде. Средствами являются, в частности, возможности оформления – выделение цветом, использование многочисленных параметров формати-
рования текстов, таблиц и др. Также существуют возможности визуализа-
ции информации в виде, отличном от исходного, например, показ содер-
жания таблиц при помощи диаграмм.