3.2. Використання сед за принципом споживання хмарної послуги

Використання СЕД за принципом споживання хмарної послуги виправдано в більшості випадків [5]: – нівелювання капітальних витрат на впровадження системи і витрат на її технічну підтримку. Вважається, що в більшості випадків великі підприємства можуть потенційно заощадити понад 50% витрат на інфраструктуру та управління в порівнянні з впровадженням традиційної СЕД: – економія коштів на оновлення парку ІТ-обладнання; – вартість права власності при використанні хмарного рішення можна розглядати як невеликий щомісячний внесок, а не об’ємні капіталовкладення; – зниження фінансових ризиків, за допомогою розрахунку прогнозної вартості споживання послуги під час планування бюджетів; – гнучкість споживання потужностей з використанням принципу pay as you go – оплата того обсягу послуги, який був спожитий. Можливість зміни даного обсягу здійснюється за допомогою веб-інтерфейсу; – поновлення хмарних продуктів здійснює провайдер послуг, завдяки чому знижуються ризики накладень версій продуктів і програмного збою; – відмовостійкість, яка забезпечується потужними дата-центрами з подвійним резервуванням, гарантованим охолодженням і електропостачанням як майданчиків для хмарних продуктів. При покупці хмарних послуг зазвичай вкладається договір SLA з провайдером, в якому вказується доступність сервісу і час простою в рік для проведення технічних робіт, за порушення умов якого з боку провайдера, можна отримати компенсацію за недоступність послуги; – необхідність у системі з кількох взаємозалежних модулів різних програм реалізується дешевше і якісніше за допомогою хмарних послуг провайдера; – короткий період впровадження програми – замовник має можливість користуватися програмою вже в період тестової експлуатації.

3.3. Показники ефективності сед з використанням хмарних обчислень

Використання хмарних послуг також пов’язане з певними ризиками [6]: – можливість виникнення залежності від постачальника хмарних послуг; – невисока безпека персональних даних, обумовлена складністю контролю професіоналізму та відповідальності спеціалістів з роботи з даними замовника на стороні оператора; – ризик, пов’язаний із виконанням вимог законодавства щодо управління документами; – питання надійного поділу прав і ресурсів між різними користувачами «хмари»; – коректна робота мережі передачі даних; – стандартизація послуг, яка обумовлена наявністю готових хмарних рішень із мінімальним набором налаштувань. Слід уточнити, що між поняттями «ризик» і «невідворотна подія» є істотні відмінності. Зважений підхід керівництва організації, який передбачає прогноз і облік ризиків, призведе до того, що кількість і складність проблем при використанні «хмар» буде значно менше, ніж при роботі з традиційною СЕД. Перехід у«хмару» впливає на свідомість керівництва і співробітників, змінює технології методів управління і структуру всієї організації. По-перше, з одного боку, від ІТ-відділів, особливо технічних директорів та директорів з ІТ, це потребує переосмислення своєї ролі в організації, переходу від операційної діяльності до бізнес-стратегії. З другого боку, користувачі, які вже давно мають справу з електронними документами і залучені в бізнес-процеси, все глибше занурюються в інфраструктуру електронної взаємодії. Крім свого основного комп’ютера вони починають працювати з корпоративними даними на різних пристроях, за допомогою якісно організованих мобільних автоматизованих робочих місць і офісів. По-друге, організації втрачають деяку гнучкість, але натомість отримують масштабування і розвиток у динаміці. Внутрішні процеси роботи з документами в організаціях, як правило, строго регламентовані і припускають чітке розмежування повноважень усіх учасників процесу. Однак, сучасні хмарні технології, під впливом соціальних мереж, надали можливість колективної роботи та взаємодії.

Поєднуючи переваги сучасних систем електронного документообігу та переваги найдосконалішої на даний момент моделі їхнього надання, можна досягти значного збільшення ефективності діяльності організації. Завдяки цьому виділені на початку дослідження проблемні елементи організації суспільства (інформаційні потоки у вигляді традиційного паперового документообігу; розподілене управління ресурсами і можливостями; сувора адміністративно-командна ієрархія), які стоять на шляху його переходу до розвинутого інформаційного суспільства, за допомогою ІТ трансформуються в нові можливості: використання СЕД на основі хмарних технологій, централізоване управління ресурсами і можливостями, і мобільна молекулярна структура побудови організації.

Серед параметрів, які характеризують ефективність хмарних систем, можна виділити: керованість (здатність керувати системою за наявності мінімальних ресурсів); метод доступу (протокол, через який надаються послуги хмарного зберігання даних); продуктивність (вимірюється пропускною здатністю і часом затримки); мультитенантність (підтримка багатьох користувачів); масштабованість (можливість оперативного нарощування ресурсів); готовність даних (вимірюється часом безвідмовної роботи системи); вартість (міра вартості наданих послуг).

Серед постачальників загальнодоступних (публічних) хмар зберігання даних можна назвати Amazon і Nirvanix. Прикладами постачальників приватних систем зберігання служать IBM, Parascale і Cleversafe. Постачальники гібридних хмар — це Nirvanix, Egnyte та ін. Технологічний рівень сучасних апаратних і програмних комплексів повністю дозволяє перенести СЕД у хмару. При цьому під перенесенням документообігу в хмару розуміється виконання частини (або всіх) його функцій системою сторонньої компанії, яка взаємодіє з ІТ-інфраструктурою замовника через Інтернет.

Хмарні системи дозволяють організовувати повний життєвий цикл документа, починаючи зі сканування і перетворення паперового документа в електронний образ і закінчуючи архівним збереженням. До того ж сканування може здійснюватися як з розпізнаванням і подальшим створенням картки документа з відповідними атрибутами, так і без нього. СЕД у хмарі дозволяє зберігати і систематизувати будь-які документи за видами або напрямками, організовувати контекстний пошук, спільну роботу над документами з різними пріоритетами доступу, здійснювати перегляд документів з мобільних пристроїв (планшетів, смартфонів) тощо. Керівник може швидко і легко налаштувати параметри доступу, визначивши, які співробітники можуть переглядати чи редагувати певні документи. Для спрощення роботи з типовими документами передбачено створення шаблонів.