Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь ос­новного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % долж­но быть оставлено в качестве резервного време­ни для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ва­ших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабо­чий день, при том что запланированное время дол­жно составить примерно 5 часов! Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанав­ливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычерк­нут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

• Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).

• Перепроверьте скалькулированную Вами потреб­ность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом ос­таваться на почве реальности.

• Рассмотрите каждую акцию с точки зрения воз­можности ее перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня в нашем при­мере выглядит следующим образом:

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается вы­полнить и не все телефонные разговоры могут состо­яться. Поэтому их приходится переносить на следую­щий день.

Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:

• Вы наконец-то решительно за него беретесь и дово­дите до конца;

• Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проб­лема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекоменду­ется регулярно и последовательно работать со специ­альным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращения­ми для обозначения важнейших элементов использу­ете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Применяйте также другие, свои собственные обо­значения. Личное творчество здесь можно не ограни­чивать.

При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

3. Методы выполнения оперативных планов Прием «Съедание слона»

В деятельности каждого из нас иногда встречается про­блема серьезная, большая и сложная. И возникают во­просы: «Как к ней вообще подступиться?», «С чего на­чать?» и т. п.

Возникает мысль, что задача неподъемна. Часто формируется внутренняя установка: либо отложить решение на какой-то срок, либо представить себе, что , такой задачи вообще не существует. Однако проходит время, и вы понимаете, что какие бы хитрости вы ни придумывали, задачу все равно придется решать.

• Как быть?

• Как сократить или свести до минимума время «оттяжки»?

• Как быстрее приступить к решению задачи?

Теория и практика планирования дают следующие рекомендации.

Представьте себе, что ваша задача — это большой «слон», ну очень большой! Слон большой и неподъем­ный. А вы хотите съесть этого слона. Вполне очевидно, что съесть его за один присест, к сожалению, не удаст­ся. Поэтому разрежьте его на части, каждую из кото­рых можно будет съесть за раз. Можно пригласить на трапезу родственников, друзей и сотрудников и каж­дому предложить «кусочек».

Аналогично поступайте с вашей задачей (дело А-1). Разделите (декомпозируйте) ее на такое количество подзадач, которые сможете решать по отдельности. Размерность задачи уменьшится и ее решение упро­стится. Кроме того, возможно, часть подзадач вы смо­жете передать (делегировать) соисполнителям (родст­венникам, друзьям, сотрудникам).

В некоторых случаях время решения всей задачи, возможно, значительно уменьшится, если удастся рас­параллелить работу между сотрудниками.