Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Вноменклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Вноменклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

Вграфе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного

вноменклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Вноменклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

Вграфу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенк-

латуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

111

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распоряди- тельную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательно-

сти, определяется характером документов дела.

Взаголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются

«переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Вграфе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

Вграфе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Вграфе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяет-

112

дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется на предстоящий год в последнем квартале предшествующего года, утверждается руководителем и вводится с 1 января. Различаются типовые, примерные индивидуальные и сводные номенклатуры.

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭПК архива

От______________№__________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________________году

113

9.ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

9.1.Основные понятия делопроизводства

1.Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2.С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3.Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?

4.В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

5.Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

6.Какие понятия «информации» используется документоведами и где оно закреплено?

7.Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему?

8.Что понимается под юридической силой документа?

9.Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

10.Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

11.Как вы понимаете процесс унификации документов?

12.Дайте определение терминам «документ», «документирование».

13.Какими нормативно-методическими документами определяется порядок ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях?

14.Дайте определение терминам:

–«унификация документов»;

–«стандартизация документов».

9.2.Управленческая документация.

Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов

1.Дайте определение термину «реквизит».

2.Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

3.Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

4.Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

5.Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

6.Какие требования предъявляются к оформлению реквизиты «наименование организации»?

7.Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

8.Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

9.Каков порядок адресования документа?

10.Какими способами оформляется утверждение документа?

11.Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

12.Какие требования предъявляются к заголовку?

114

13.Каков порядок оформления приложений к документу?

14.Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении

копии»?

15.Как оформляется согласование документа?

16.Каков порядок проставления на документах печатей?

17.Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

9.3.Составление и оформление основных видов документов

1.Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

2.Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

3.В чем особенности составления и оформления протокола?

4.В чем особенности составления и оформления акта?

5.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

6.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

7.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

8.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем?

9.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?

10.Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

9.4.Организация документооборота

1.Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2.Что входит в понятие документооборота?

3.Что влияет на организацию движения документов?

4.Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации?

5.Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

9.5.Систематизация документов. Регистрация документов

1.Какое значение имеет регистрация документов?

2.Какие задачи выполняет регистрация документов?

3.Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?

4.Назовите формы регистрации документов

9.6.Контроль за исполнением документов

1.Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

115

2. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?

9.7.Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов

1.Что такое номенклатура дел?

2.Для чего используется номенклатура дел?

3.Каковы общие требования к номенклатуре дел?

4.Назовите виды номенклатуры дел.

5.Каков порядок составления номенклатур?

6.Как определяются сроки хранения дел?

9.8.Подготовка дел к архивному хранению

1.Каков порядок передачи дел в архив?

2.Кто решает вопрос о передаче дел в архив?

9.10.Работа с документами, имеющими гриф конфиденциальности

1.Какова основная цель учета конфиденциальных документов?

2.На каком этапе создания конфиденциальный документ должен учитываться?

3.Каков основной способ защиты конфиденциальной информации?

4.Каков основной способ индексирования конфиденциальных документов?

5.Какова особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информации?

6.Что такое уровень грифа конфиденциальности?

7.Каковы особенности документирования конфиденциальной информации? Каковы особенности организации документооборота конфиденциальной документации?

116

10. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная литература

1.Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – М.: Дашков и К, 2007.

2.Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. – М.: Кнорус, 2007.

3.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. посо-

бие. – М.: ИНФРА-М, 2010.

4.Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение делопроизводства: учеб. пособие. – Новосибирск: ИНФРА-М, 2006.

Дополнительная литература

1.Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях: учеб. пособие.– М.: ИНФРА-М, 2006.

2.Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30–2003): учеб. пособие. – М.: Дашков и К, 2009.

3.Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – М.: Дашков и К, 2009.

4.Документирование управленческой деятельности / под ред. В.В. Маковецкого: учеб. пособие. – М.: Колосс, 2005.

5.Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: Флинта; Изд-во МПСИ, 2006.

6.Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. (Библиотека типовых документов). – М.: Омега, 2008.

7.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. посо-

бие. – М.: ИНФРА-М, 2008.

117

Учебное издание

Будянская Ирина Матвеевна

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Часть 1 Управленческий документ. Оформление и составление

Учебное наглядное пособие

Корректор Е.И. Хазанжи

__________________________________________________________________________

Подписано в печать 22.08.12. Формат 60×90/8.

Усл. печ. л. 14,75. Тираж 100 экз. Заказ № 170/2012.

__________________________________________________________________________

Издательство Пермского национального исследовательского

политехнического университета.

Адрес: 614990, г. Пермь, Комсомольский пр-т, 29, к. 113.

Тел. (342) 219-80-33.

118