Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

5.2. Решение

Решение – распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа.

5.3. Приказ

Приказ – правовой акт (внутренний документ), издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Приказы оформляются на бланке отдельного вида документа – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

В деятельности организаций различаются приказы:

•по организационным вопросам;

•основой деятельности;

•личному составу (относятся к кадровому делопроизводству). Приказы по организационным вопросам издаются:

•в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения;

•при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения

вдействие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.);

•при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют:

•порядок финансирования деятельности учреждения, ее материальнотехнического обеспечения;

•научно-техническую политику;

•информационное и документационное обеспечение деятельности;

•социальные вопросы;

•порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Подготовка приказа включает изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, осуществляет ее специалист фирмы по поручению руководства. Обязательно подписание приказа руководителем. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:

51

•констатирующей;

•распорядительной.

В констатирующей части указываются основания издания приказа. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией,

вконстатирующей части указываются его название, дата, номер. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается

вразъяснении.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает:

•наименование исполнителя или исполнителей;

•предписываемое действие;

•конкретный срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие (действия) носит постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое

осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Приказы содержат следующие обязательные реквизиты:

•наименование вышестоящей организации (если она имеется);

•название вида документа (ПРИКАЗ);

•дата (датой приказа является дата его подписания);

•номер документа (порядковый номер, нумерация производится в пределах

года);

•место издания;

•заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», должен быть сформулирован четко);

•подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право);

• визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами).

52

Администрация N-ской области Управление школ ПРИКАЗ

03.05.11 №42

г. N-ск

Оподготовке школ области к новому учебному году

Вцелях своевременной и качественной подготовки школ к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Начальнику ремонтно-строительного управления А.А.Иванову совместно с начальником финансового управления П.П.Петровым и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2011.

2.Начальнику хозяйственного управления Г.Г.Галкину обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.2011.

3.Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.11. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4.Создать приемочную комиссию в составе:

5.Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ С.И.Тимофеева.

Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4

53

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ»

П Р И К А З

20.05.2011 № 23 __

Об образовании юридической службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Е.И.Борисову образовать юридическую службу к 01.06.2011 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам – 1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2.Главному юрисконсульту А.К.Степанову разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2011.

Генеральный директор В.С.Семенов Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт А.И.Антонова 265 76 88

Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4

54

НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «АГРОПРИБОР»

ПРИКАЗ

г. Пермь

Об обеспечении противопожарной безопасности

иусилении охраны предприятия в праздничные дни

Всоответствии с приказом министра от 04.04.2011 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом К.С.Сидорчук организовать тщательную уборку территории объединения и перевезти в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2011.

2. Коменданту здания Л.С.Петрухову проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации, обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2011.

3. Начальнику отдела кадров О.П.Куликову 28.04.2011 к 17.00 представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения П.Р.Жарова.

Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4

55

5.4. Выписка

Выписка – оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе.

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

Для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ...». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указываются регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Подтекстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа», требования к оформлению которого были рассмотрены выше.

Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью.

5.5. Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений. Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаютсяпоболееобщим, принципиальнымвопросам, араспоряжения– поболеечастным.

Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия – «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.

Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем.

56

О проведении: обучения системе автоматизации делопроизводства

иэлектронного документооборота

Всвязи с вводом в эксплуатацию дополнительных 60 рабочих мест системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

6. Руководителям структурных подразделений обеспечить явку сотрудников на обучение в соответствии с программой обучения: (прилагается).

Верно Секретарь Ю.П.Шкодова

21.01.2011

Образец выписки из приказа, предназначенный для использования внутри организации

57

5.6. Указание

Указание – распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам инфор- мационно-методического характера, связанных с исполнением нормативноправовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Руководители низовых организации, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным

иадминистративным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов.

Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и обязательно – пункт о контроле за исполнением.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем: Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ.

Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Втексте констатирующей части может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Президента РФ, Постановление Правительства РФ и т.п.). При этом указывается полное наименование

ипоисковые данные (номер, дата) такого документа.

Указанием также называется распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера. К вопросам организационнометодического характера относятся следующие:

–организация исполнения приказов;

–организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей:

–констатирующей;

–распорядительной.

Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается следующим образом: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...».

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном

59

падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме. Схема построения распорядительной части указания такова: исполнитель (полное наименование должности, Ф.И.О.) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения (без слова «срок»). В последнем пункте указывают должностное лицо (лица), на которое возложен контроль за исполнением документа.

Распорядительная часть также начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, если согласно законодательству адресата нельзя обязать выполнять действия, так как он не входит в число подчиненных организаций.

Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно. Такой адресат может выглядеть следующим образом:

•Главам администраций городов и районов области.

•Главным государственным санитарным врачам городов и районов и дезинфекционных станций.

•Руководителям организаций и предприятий г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. отметка о согласовании.

60