Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

Категории УФД:

•общероссийский;

•отраслевые (ведомственные);

•организации.

Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм. Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают ин-

формационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292– 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией.

Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание:

•Номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;

•Табеля форм документов и альбома форм (образцов) документов предприятия;

•Инструкции по делопроизводству.

1.6. Международные стандарты в области работы с документами

Международная организация по стандартизации (ИСО) представляет собой всемирную организацию национальных органов стандартизации. Разрабатывают международные нормы и стандарты обычно технические комитеты ИСО.

Международный стандарт ИСО 5127–2001 «Информация и документация – словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивному делу.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.

Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается

технический комитет ТС 46 «Информация и документация». Комитет ТС 46 име-

ет в своей структуре 4 подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11 «Управление архивами/документами».

11

В целях стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны 3 международных стандарта: 2 части ИСО 15489–2001 «Информация и документация – Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информацияидокументация– Процессыуправлениядокументами– Метаданныедокументов».

ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает

всебя:

•разработку политики (регламентов) и стандартов;

•распределение ответственности и полномочий;

•разработку и распространение процедур и руководящих указаний;

•предоставление услуг, связанных с управлением документами и их использо-

ванием;

•разработку, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

•интеграцию управления документами в деловые системы и процессы. Организации должны определить и документально оформить политику в облас-

ти управления документами.

Ответственность

Стандарт устанавливает, что:

•профессионалы в области управления документами в организации ответственны за все аспекты создания и поддержания в рабочем состоянии системы управления документами, а также за обучение пользователей работе с документами, необходимой им в их служебной деятельности;

•руководители всех уровней ответственны за поддержку применения политики управления документами в организации;

•системные администраторы несут ответственность за обеспечение того, чтобы вся документация была целостной, доступной и читаемой, когда она требуется работникам;

•все работники несут ответственность за точность и полноту документов, создаваемых ими в служебной деятельности.

На международном уровне действуют:

•Международный совет архивов (MCA – International Council on Archives),

деятельность которого направлена на сохранение, развитие и использование всемирного архивного наследия, в том числе и в электронном виде;

•Ассоциация управляющих документацией и администраторов (Association of

Records Managers and Administrators);

• Исторические архивы Европейского союза (Historical Archives of the European Communities);

• Международный трест по управлению документацией (International Records Management Trust) и др.

1.7. Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации (УСД): система документации, соз-

данная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

12

Перечень унифицированных систем (УС) документации, входящих в Обще-

российский классификатор управленческой документации (ОКУД):

–УС организационно-распорядительной документации;

–УС первичной учетной документации;

–УС банковской документации;

–УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

–УС отчетно-статистической документации;

–УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

–УС документации по труду;

–УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

–УС внешнеторговой документации.

К унифицированной системе организационно-распорядительной докумен-

тации (УСОРД) относят распорядительные, организационные, информационносправочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой унифицированной форме документа (УДФ – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенных порядке на носителе информации) присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

1.8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Документация по созданию организации, предприятия. Документация по реорганизации организации, предприятия. Документация по ликвидации организации, предприятия.

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности

организации, предприятия.

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по приему на работу. Документация по переводу на другую работу. Документация по увольнению с работы. Документация по оформлению отпусков. Документация по оформлению поощрений.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

1.9.Основные термины и определения

вобласти документационного обеспечения управления

Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль дея-

тельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

13

Документ; документированная информация: зафиксированная на материаль-

ном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального доку-

мента.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Унификация документов: установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унифицированная система документации (УСД): система документации, соз-

данная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной деятельности.

Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа,

в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа: модель документа построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Стандартизация документов: форма юридического закрепления проведенной унификации.

Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в одну папку.

Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов.

14

2.УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

2.1.Основные документы управления

1.Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при их разнообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организацион-

ные, распорядительные, информационно–справочные, документы по трудовым правоотношениям.

2.К организационным документам предприятия относятся: устав, учредитель-

ный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.

3.К распорядительным документам предприятия относятся: приказ по основной деятельности, распоряжение, указание, решение, постановление.

4.К информационно-справочным документам предприятия относятся: протоколы, акты, справки, докладные записки, служебные письма и др.

5.К документам по трудовым правоотношениям относятся: приказы, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и др.

2.2. Краткий перечень видов и разновидностей документов

Акт –

а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение; б) документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), под-

тверждающий установленные ими факты или события.

Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Договор – документ, в котором изложено содержание договора, заключенного в письменной форме.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, при необходимости – с выводами и предложениями составителя.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу и содержащий просьбу.

Инструкция – нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

15

Положение – нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы.

Постановление (решение) – правовой акт, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта документа).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Приказ (распоряжение) по основной деятельности – правовой акт, издавае-

мый единолично руководителем организаций в целях регулирования ее деятельности.

Приказ (распоряжение) по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых отношений работников с работодателем.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, переговорах.

Регламент – нормативный правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального органа.

Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности.

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное наименование различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста – по телеграфу или телетайпу.

Телекс – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Телефонограмма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения (выполнения) приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Электронное сообщение – документ, передаваемый «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

16

3. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Состав реквизитов документов

01 – Государственный герб Российской федерации

02 – герб субъектов Российской Федерации 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического

лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

3.2.Рекомендации по оформлению реквизитов документов

1.Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федера-

ции. 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

17

2.Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов

всоответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы областей, городов, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Не допускается одновременное размещение на бланках изображения герба и эмблемы.

4.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7.Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при его наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9.Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами.

10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11.Датой документа является дата его подписания или утверждения: для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

18

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 05 июня 2011 г.

Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2011.06.05.

12.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14.Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15.В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организаций и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные

идругие данные являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы»

В.А.Лагунину или

ОАО «Электромонтаж»

Главному бухгалтеру В.М.Кочетову

19

Если документы отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщено.

Например:

Администрации

районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например: Главному редактору Издательского дома «Медиапром» Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

О.П.Образцову

ул. Садовая, д. 5, кв.12,. г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

20