Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

___________№___________

Место составления документа

Наименование должности и структурного подразделения

Структура текста

1.Общие положения.

2.Должностные обязанности.

3.Взаимоотношения (связи по должности).

4.Права.

5.Ответственность.

Могут быть разделы:

1.Цели деятельности. Основные задачи и функции.

2.Условия оплаты труда (или Компенсация за труд).

3.Показатели оценки работы.

4.Аттестация и оценка деятельности.

5.Организация работы.

6.Организация рабочего места (или Организация и условия труда). Распорядок рабочего дня.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Порядок утверждения и внесения изменений в инструкцию

(или порядок пересмотра инструкции).

Визы согласования документа (на обороте)

Форма должностной инструкции

41

4.7. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа уни-

фицирована УСОРД.

Пример оформления структуры и штатной численности.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Форма структуры и штатной численности

42

4.8. Штатное расписание

Штатное расписание – форма отчетности юридического лица, организацион- но-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учет всех возможных дополнительных выплат сотрудникам – премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности.

Оформляется на общем бланке организации. Содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3. Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения

строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. В графу «по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора. Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации – номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»). В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа. Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, т.е. дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия.

В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (т.е. указывается дата вступления штатного расписания в действие). Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания». В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

Структурное подразделение (колонки 1, 2)

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут

43

вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно именовать структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации. Код присваивается, начиная с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений – отделы, в составе отделов – группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будетиметьнумерацию01.01. Такимжеобразомобозначаютсяотделыигруппы.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником

иобщероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются

всоответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциациивуровняхоплаты труда работников бюджетной сферынаосновеединой тарифной сетки». Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.), могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей. Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если

всоставе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так

ирабочие, необходимовыделитьсначалаИТР, азатемрабочих.

Вчетвертой колонке – «Количество штатных единиц» – указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью. Должности, которые предусматривают не полную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр. Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

Впятой колонке – «Тарифная ставка (оклад) и пр.» – указывают месячную заработную плату по должности в рублях. Существует множество способов оплаты труда в ор-

44

ганизациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространенными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка. Тарифная ставка – инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС). Оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определенной сложности за единицу времени. Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Однако при установлении размера оклада или тарифной ставки они руководствуются ст. 133 ТК РФ, согласно которой месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). (До 1 сентября 2007 года частью второй ст. 129 ТК РФ утверждалось, что в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты (т.е. любые надбавки, доплаты, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты), поэтому считалось, что оклад (тарифная ставка) не должны устанавливаться ниже МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть вторая ст. 129 ТК РФ утратила силу[1]). Согласно ст. 133 ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения. С 1 января 2009 года МРОТ составляет 4 330 рублей.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам. При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда и премировании в организации и др. В штатном расписании есть несколько колонок (6–8), объединенных общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержится четких определений понятиям «надбавка» и «доплата». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли. Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного

45

должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии. До момента введения на законодательном уровне определений понятияй надбавки и доплаты разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, – это две основные формы выплат надбавок и доплат.

Первая форма – процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат – это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка – в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата). При невозможности заполнения колонок 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка – «Всего» – рассчитывается сложением 5–8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы. Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации.

Внесение изменений

Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ. Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под подспись.

Штатное расписание подписывает руководитель подразделения, ответственного за его подготовку, визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 06.04.2001 № 26 (унифицированная форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации).

46

4.9. Договор

Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими

ифизическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор залога имущества, депозитный договор, договор совместной деятельности и др.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т.п.

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим

ифизическим лицом проставляется печать соответствующей организации.

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки, что является обязанностью юристов.

47

5.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Всостав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения.

Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям – компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

•изучение управленческого вопроса;

•подготовка проекта распорядительного документа;

•согласование документа;

•подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа – с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранеедействующихраспорядительныхдокументовилиихотдельныхпунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо

48

согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования – по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо.

5.1. Постановление

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются также высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

•герб РФ или субъекта;

•эмблема организации;

•наименование организации, издавшей документ;

•наименование вида документа;

•место составления;

•дата документа, регистрационный номер;

•заголовок к тексту;

•текст;

•подписи;

•визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами обще-

ственныхорганизацийпонаиболееважнымпринципиальнымвопросамихдеятельности. В соответствии с Постановлением Совета министров – Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов» от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно, и постановлений). Их разработка осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функ-

ций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы. Постановления могут содержать приложения – схемы, графики, таблицы, образ-

цы документов, положения, инструкции и другие документы. На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

49

ПРИЛОЖЕНИЕ к Постановлению Правительства Российской Федерации

от 27 января 2011 г. №18

или:

УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 2011 г. №1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Герб России

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ)

Об утверждении статистического инструментария для организации статистического наблюдения на 2011 год

Федеральная служба государственной статистики постановляет: 1. Утвердить прилагаемые формы федерального государственного

статистического наблюдения и ввести их в действие:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

2. Установить представление государственной статистической отчетности по указанным в п. 1 настоящего постановления формам федерального государственного статистического наблюдения в адреса и сроки, установленные в формах:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

3. С введением указанного в п. 1 настоящего постановления статистического инструментария признать утратившими силу формы федерального государственного статистического наблюдения:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления постановления

50