книги из ГПНТБ / Мергелов Г.С. Автоматизированная система управления финансами отрасли

л и в ш е й ся к моменту

анализа тенденции. П р и

этом

учи­

тываются данные

оперативного и

развернутого

анализа .

Р е з у л ь т а т ы

прогноза

с л у ж а т

основой

д л я

перехо­

д а

к

решению

задач

блока

простого

регулирова­

ния и

т. д.

Все задами, р е ш а е м ы е с помощью системы

«АСУ-фи­

нансы»,

способствуют

принятию

более

.обоснованных

решений .работниками финансовой с л у ж б ы

министерства

и всесоюзных объединений. Однако результаты

решения

/различных

з а д а ч

по-.разном у используются

в

процессе

управления .

Так,

з а д а ч а текущего

п л а н и р о в а н и я

прак­

тически

создает базу

д л я .принятия

решения,

предлагая

р а з л и ч н ы е варианты п л а н а при различных

ограничениях

н а

ресурсы.

Это

позволяет

аппарату

сопоставить

пред­

л а г а е м ы е д а н н ы е

и принять

оптимальный

в а р и а н т ,

обе­

спечивающий реальность планового

з а д а н и я .

В блоке оперативного анализа формируется

инфор­

мация, которую иным путем

нельзя

получить

до

поступ­

ления

бухгалтерской

и

статистической

отчетности.

Р а с ­

Решение

з а д а ч развернутого

анализа

позволяет

уп­

р а в л я ю щ е м у

органу сделать обстоятельный анализ про­

цессов,

происходящих в

финансовой

деятельности

пред­

приятий

и объединений,

и принять меры по улучшению

их производственно-финансовой деятельности.

Ценность

прогноза з а к л ю ч а е т с я в

том, что

вышесто­

я щ и м органам

з а б л а г о в р е м е н н о

представляется

и н ф о р ­

мация о том,

как будет

выполнен

план, если

сохранятся

выявившиеся

к

моменту

анализа тенденции. В отличие

от

оперативного

анализа

при прогнозировании

управля ­

ющий орган,

во-первых,

р а с п о л а г а е т

информацией, не о

прошедшем,

а о будущем состоянии объекта

или процес­

са

управления

(это существенно

п о в ы ш а е т

значимость

информации

с позиций оперативного

управления)

и,

во-

вторых,

оценка • п а р а м е т р о в системы

и

отбор

о б ъ е к т о в ,

ски,

о с т а в л я я

на обязанности у п р а в л я ю щ е г о органа

л и ш ь

выбор и

реализацию наиболее эффективных мер

воздействия.

Р а з р а б о т к а методов

автоматизированного решения

з а д а ч управления ф и н

а н с а м и о т р а с л и — в е с ь м а дли­

решения

только

основных

задач

потребуется не

менее

10

л е т 1 .

К а к

показывает опыт

создания

пер­

вой

очереди

«АСУ-финансы» в Мннприборе,

невоз­

м о ж н о

решать и внедрять

все з а д а ч и

одновременно.

ской полезностью, а т а к ж е

с учетом возможностей раз ­

работчиков .

Н а

первом этапе

были

решены следующие пять

за­

дач г

в блоке

текущего

планирования — задача,

расчета

нормативов

собственных оборотных средств;

в блоке

оперативного

анализа — три

задачи

опера­

тивного

а н а л и з а : выполнения планов по

реализации,

по

п р и б ы л и

и

финансового

состояния в целом;

в блоке

развернутого

анализа — задача

развернутого

а н а л и з а

выполнения п л а н а прибыли .

Опыт,

накопленный в

процессе разработки и внедре­

н и я первой

очереди «АСУ-финансы» в приборостроении,

•позволяет

расширить число и углубить методы реше­

ния задач

анализа и перейти

к прогнозированию выпол­

нения плана по важнейшим

финансовым

показателям .

Во второй

очереди решаются

задачи развернутого

ана­

л и з а выполнения 'плановых заданий по реализации,

рен­

нансового состояния,

а т а к ж е

з а д а ч и краткосрочного

прогноза

финансового

состояния

и

выполнения

планов

по реализации и по прибыли.

П р и

р а з р а б о т к е «АСУ-финансы»

в других

отраслях

ления

отраслью: первый у р о в е н ь — г л а в н о е

производст­

венное

управление (в Мннп.риборе — всесоюзное объеди­

н е н и е ) ;

второй — Финансовое

управление

министерства

и. наконец,

верхний уровень — руководство

министерст­

ва. По

мере

совершенствования

системы предполагается

вания

«АСУ-финансы» — «единственности

управления»

н «пирамиды» '.

Принцип «единственности управления» означает, что

информация д о л ж н а

передаваться

только

тому органу

(или

должностному

л и ц у ) , который

может

и обязан при­

ями

л е ж и т в первую очередь

на всесоюзном

объедине­

нии

(главке) . Оно непосредственно

отвечает за

резуль­

таты их деятельности. Финансовое управление

министер­

ства руководит финансами отрасли и не

д о л ж н о

вмешиваться в

д е л а среднего

звена,

пока не

создалась

исключительная

ситуации, где

объединение

не

может

жестоящего

звена,

как

показывает практика,

приносит

в конечном счете больше вреда, чем пользы.

Поэтому

соблюдение

принципа

«единственности управления» —

одно из

обязательных

условий

научного у п р а в л е н и я .

С этим

связан и

другой принцип

построения

«АСУ-фи­

н а н с ы » — принцип

«пирамиды»,

означающий

уменьше-

Это происходит как

за

счет

сокращения

количества

объектов

(процессов),

о

которых поступают

сообщения,

т а к и за

счет сокращения числа параметров, характери ­

зующих

состояние каждого объекта (процесса) .

Если

бы информация

о всех

предприятиях

поступала

объем

резко

возрос

бы, поскольку объединение

связано

с десятками

предприятий, а.

Финансовое

управление

и

РУКОВОДСТВО

МШНИСТбрСТВа —

С СОТНЯіМИ.

Следующий

принцип

построения «АСУ-финансы» —

принцип «селекции и интеграции информации»

в

пункте

ее

сосредоточения

и обработки

(группировка, анализ, вы­

д а ч а выходной

и н ф о р м а ц и и ) ,

в

данном

случае — в

от­

р а с л е в о м вычислительном

центре

( О В Ц ) .

Это

означает,

что

предприятия

не

сообщают

к а ж д ы й

р а з

на

О В Ц ,

н а п р и м е р ,

свои п л а н о в ы е

показатели, поскольку

они, у ж е

занесены

в

п а м я т ь машины . Предприятие сообщает на

О В Ц

только

одну

цифру,

допустим, фактическое

выпол­

нение

плана

р е а л и з а ц и я . Получив эти данные,

О В Ц

со­

поставляет

их

с

плановыми,

показателями, определяет

ношению к функциям, в ы п о л н я е м ы м

финансовой служ ­

бой,

являются «управляемыми»

или

«контролируемы­

м и » 1 .

«Управляемые» п о к а з а т е л и

о т р а ж а ю т процессы,

в х о д я щ ие в сферу управления данной

подсистемы; иа

эти показатели она м о ж е т и о б я з а н а

воздействовать .

ляемые подсистемой.

П о к а ж е м

на примере, каким обра ­

зом и с какой целью

п о к а з а т е л и

подсистемы классифи ­

цируются

на

у п р а в л я е м ы е и

контролируемые .

В задаче

«Оперативный

анализ выполнения

плана

прибыли»

имеются следующие

показатели:

отклонение прибыли от реализации товарной

продук­

ции от плана

за счет изменения

объема реализации —

ванной товарной продукции — • контролируемый

показа ­

тель.

Здесь требуется пояснить, почему показатель

«объем

р е а л и з а ц и и

товарной продукции» отнесен к числу

уп­

р а в л я е м ы х

финансовой службой . По сложившейся в

на­

мается

Планово - экономическое управление .

Однако,

и

д л я

Финансового

управления

этот показатель очень ва ­

ж е н , поскольку

финансовое

состояние

предприятий

п р е ж д е

всего зависит

от

поступления

средств

от з а к а з ­

чиков, т. е. от реализации

продукции.

Поэтому

Финансо­

вое

управление,

естественно,

обязано

знать, как обстоит

д е л о

с

выполнением

плана

реализации

продукции,

и,

мер

при

несвоевременной оплате счетов предприятиями -

покупателями воздействовать на них через вышестоящие

органы

этих предприятий. Таким образом, "несмотря

на

то,

что

Финансовое у п р а в л е н и е формально,

к а з а л о с ь

бы,

не

отвечает

за показатель реализации, он

является

все

ж е

для подсистемы «управляемым»

показателем .

П о к а з а т е л ь

реализации

становится

объектом

д а л ь ­

нейшего

анализа

в подсистеме: в р а м к а х

задачи

«Опера ­

тивный

анализ выполнения плана реализации» . Что

ж е

касается

контролируемого

п о к а з а т е л я ,

о т р а ж а ю щ е г о

влияние

себестоимости на

величину прибыли, то

з а д а ч а

по себестоимости

есть

функция

другой

подсистемы —

технико-экономического

планирования,

д л я

которой

этот

п о к а з а т е л ь

является у п р а в л я е м ы м .

В блоке оперативного анализа в «АСУ-финансы» со­

отношение

между

управляемыми

и

контролируемыми

•показателями с к л а д ы в а е т с я

в пользу

управляемых .

По

мере развития

системы

число

факторов, участву­

Таковы

основные

методические

принципы

построе­

ния «АСУ-финансы»,

которые были реализованы при

разработке

системы

д л я отрасли

приборостроения.

2. Организация разработки «АСУ-финансы»

Методическими м а т е р и а л а м и

установлены

следую­

управления

ф и н а н с а м и

и на этой

основе —

р а з р а б о т к у

технич-еского з а д а н и я н а

создание подсистемы.

Техническое

з а д а н и е

содержит:

перечень

и

очеред­

ность решения

задач, п о д л е ж а щ и х

автоматизации-; пред­

л о ж е н и я по

функционированию подсистемы

и

основные

национный п л а н и

укрупненный

сетевой

график выпол­

нения работ.

Р а з р а б а т ы в а е т с я

техническое

задание

на подсистему

Поэтому

структура технического з а д а н и я на

подсистему

д о л ж н а соответствовать

структуре типового

технического

з а д а н и я

на р а з р а б о т к у

ОАСУ, хотя и

может

несколько

отличаться.

Приведем примерную структуру технического з а д а н и я

на разработку «АСУ-финансы»:

основание д л я р а з р а б о т а й ;

опр ед ел єни е подсистем ы;

•цель создания подсистемы;

к р а т к а я характеристика,

организации финансовой ра­

боты в отрасли;

н а з н а ч е н и е и функции подсистемы;

'место

подсистемы в

ОАСУ;

перечень задач подсистемы;

взаимосвязи

подсистемы

финансов

с другими подси­

с т е м а м и

(предварительно)) ;•

взаимосвязи

между

з а д а ч а м и подсистемы

(предва­

нических

средств

и математическому

обеспечению;

определение

представителя

з а к а з ч и к а ,

головной

орга­

низации

и

организаций-соисполнителей

(если

таковые

и м е ю т с я ) ;

источники и объем финансирования;

п о р я д о к

оформления и сдачи результатов работы;

этапы

и сроки

разработки

подсистемы;

з а т р а т ы

на создание подсистемы

и

ее

эффективность

(предварительно);

п р и л о ж е н и я :

а.) сетевой г р а ф и к

р а з р а б о т к и

техниче­

ского проекта;

б)

организационно - функциональная

схе­

месяцев)

разрыв м е ж д у утверждением технического за­

д а н и я на

подсистему

и технического з а д а н и я на

систему

в целом.

Поэтому к

р а з р а б о т к е

технического

проекта

подсистемы следует

приступать, не

о ж и д а я утверждения

рективы.

Д л я

изучения существующей

системы управления

ф и н а н с

а м и отрасли проводится

обследование. Результа -

ты его'

являются

базой для всей

последующей

работы

по созданию «АСУ-финансы».

Приступая

к

обследованию,

следует помнить,

что

действующая

система организации

финансовой

работы в

к а ж д о й

отрасли

с к л а д ы в а л а с ь

десятилетиями .

З а

это

управления

финансами, учитывающие специфику дан ­

ной отрасли.

Поэтому очень в а ж н о в ы я в и т ь и зафикси ­

финансов .

В то ж е

время необходимо выявить те формы

п методы

работы, которые не отвечают современным тре­

бованиям

и д о л ж н ы

быть изменены.

равления ф и н а н с а м и

отрасли изучать на всех уровнях

хоз я йсте енной и ер архии: п редп р и яти е—п одотр асл ь—от-

расль. Д л я общего

представления об организации фи­

лен опросный

лист,

направленный

всем

з а в о д а м .

Р е ­

зультаты

опроса

были

дополнены подробным

обследо­

в а н и е м организации

финансовой работы

на

нескольких

предприятиях, объединениях и в Финансовом

управлении

министерства. Кроме того, выборочные обследования

по

сокращенной

программе

проводились

еще

на

нескольких

з а в о д а х

и объединениях. Это позволило

получить

доста­

точно полную

характеристику организации

существую­

щей системы управления финансами отрасли

и

движе ­

ния информационных

потоков.

Обследование

следует проводить

по

з а р а н е е

подго­

товленной методике

одновременно

на нескольких объек­

тах, но не более чем на 3—4.

Д л я

проведения обследо­

вания формируется

б р и г а д а

(из

трех человек—эконо­

ставляется организационный

план,

примерная

форма

которого приведена на с. 48.

Н а ч и н а т ь обследование лучше с

заводов . Целесооб ­

разно, чтобы одна

и

та. ж е

бригада

проводила

обсле­

дование

сначала

на

заводе,

а

потом в объединении

(главке),

которому подчиняется

этот

завод . Д л я

обсле­

дования

Финансового

управления министерства

форми-

1. Объект

обследования

(наименование

завода)

(наименование объединении и министерства)

2.

Бригада

обследования

— -

(ответственный исполнитель)

(исполнитель)

'

(исполнитель)

3.

Период

обследования:

а)

подготовка

к обследованию

б)

работа

над

приложениями

1—5

—

в)

работа

над

приложениями

6—8

г)

подготовка

приложении

9,

10

р у е т ся бригада из 4—5

наиболее

квалифицированных

специалистов . Ж е л а т е л ь н о ,

чтобы в

нее

вошли

все от­

ветственные

исполнители

по

отдельным

з а д а ч а м

подси­

стемы.

По мере

завершения

отдельных

этапов обследова­

ловиях

АСУ.

В процессе

анализа

системы

управления устанавли­

в а ю т с я :

формы

и

методы

взаимодействия

обследуемого

о б ъ е к т а

с в ы ш е с т о я щ и м и

органами

управления

(орга­

низационные

и

информационные с в я з и ) ,

а т а к ж е

между

п о д р а з д е л е н и я м и объекта

управления

и внутри

этих

подразделений

({организационные и

информационные

с в я з и ) ;

перечень

задач,

р е ш а е м ы х

действующей,

системой

управления;

группировка

задач по типам (плановые, аналитиче­

ские, учетные,

прогнозные);

задами, поддающиеся ф о р м а л и з а ц и и ,

задачи,

в ко­

торых используются

экономико - математические

методы

вующей

системы

управления .

•Продолжительность

обследования определяется

его

полнотой,

сложностью

объекта

и квалификацией

разра ­

ботчиков.

3. Обеспечивающая часть «АСУ-финансы»

Обычно

обеспечивающая

часть

ОАСУ

состоит

из

информационной

базы,

комплекса

технических средств

и математического обеспечения.

В последнее

время

некоторые

специалисты

выска­

з ы в а ю т -мнение

о формировании обеспечивающей

части

в более

развернутом

виде и

включении

в нее

т а к ж е

леихолопичеокой, правовой

и кадровой.

В

принципе

та­

к а я

постановка

вопроса

более правильна .

Все эти

во­

просы в какой-то мере д о л ж н ы учитываться при

раз ­

работке

АСУ.

Несомненно,,

организационное оформле ­

ние в виде структурно самостоятельных

обеспечиваю­

щих

подсистем

ОАСУ

способствовало

бы

более

целе­

н а п р а в л е н н о м у

и лучшему

решению

этих

вопросов.

П р и

р а з р а б о т к е «АСУ-финансы»

в

отрасли

прибо­

формации, одноканальность

ее

передачи,

организацию

единой

долгосрочной и

оперативной

памяти,

системы

•и т. п.

При

такой постановке

информационного обес­

печения

м а к с и м а л ь н о

используется

первичная

инфор-.

м а ц и я ,

что

достигается

ее

многоцелевой

обработкой .