Материалы для подготовки к аттестации с ВОПРОСАМИ

При возврате наличными: заполняется заявление на возврат + рассчетно-кассовый ордер + производится возврат по 1 с (т.е выбивается возвратный чек)

При возврате безналом: заполняется заявление на возврат + производится возврат по 1 с (т.е выбивается возвратный чек)

Все эти документы передаются в бухгалтерию.

Инструкция как сделать возврат по 1с (зоомагазин/ресепшен) находится на гугл диске в папке «для администраторов»

17.Действия при появлении официального лица.

Администраторам, дежурным врачам и другим сотрудникам, к которым обратились любые официальные лица, с просьбой позвать директора или руководителя клиники.

Стандартный ответ для всех, вне зависимости от реального наличия руководителя на месте: «Руководителя сейчас в клинике нет, пожалуйста, скажите кто Вы, и по какому вопросу, я свяжусь с ним по мобильному телефону и уточню, когда он будет на месте»

Особое внимание! Не нужно звонить по стационарному телефону, особенно по короткому номеру. Не нужно давать проверяющим номер мобильного телефона руководителя.

Если даже получилось так, что начав разговор Вы видите руководителя проходящего мимо Вас и официального представителя, то не нужно тут же обращаться к нему со словами – «Сергей Иванович (Ольга Николаевна или Дмитрий Владимирович), тут к Вам пришли…»

Зачем это нужно?!

Согласно Российского законодательства проверка и иные официальные мероприятия не могут быть начаты в тот же день, если руководителя организации нет на рабочем месте! Поэтому важно помнить, мы не боимся проверок, но лучше встречать их подготовленными по максимуму. Следуя этому скрипту, Вы перенесете начало мероприятий на день или на два и дадите всем нам возможность подготовиться, перепроверить заполненность документов и т.п. После того как Вы взяли контакты у официального представителя тут же перешлите их с описанием ситуации на почту problema@vetlebedi.ru

Вызов врача на дом – какие нужны документы, как оплачиваются счета, как оформляется вызов?

При вызове врача на дом, обязательно нужно подготовить для врача следующие документы:

•Распечатанные договоры на оказание услуг (если не были заключены)

•Распечатанный счет (если не был отправлен и оплачен ранее)

•Чек об оказании услуг (при оплате наличными)

Счет составляется заранее. Оплата может быть заранее – оплата на рассчетный счет. Либо на месте при оплате наличными.

Счет закрывается только после поступления денег.

Как рассказать клиенту о вызове см. общий скрипт.

При доставке сотрудника – оформляется зоотакси + нужно предупредить водителя (естественно, время нужно согласовывать с клиентом)

Видео-консультация. Скрипт. Что делает администратор, что делает врач, кто создает счет?

См. скрипт «Cхема осуществления видео-консультаций»

Добавление второго владельца в регистрационную карту пациента

Заходим в регистрационную карту нужного клиента. В разделе «Пациент» смотрим на меню в нижнем левом углу. Выбираем «+/- владельца»

Специализация врачей. Где посмотреть? Как ведется запись к ведущим специалистам?

См. таблицу «Специализации»

Ресепшн (Дополнительно для администраторов)

1.Ежедневные обязанности администратора ресепшен.

Обязанности администраторов и кол центра можно посмотреть в папке «для администраторов» (скрипты и инструкции) на гугл диске

2.Оформление счетов на груминг.

Счета на груминг (как и остальные) выписываются и оплачиваются ДО проведения процедуры. Счет составляется по прейскуранту. При создании счета в колонке «врач» администратор вместо себя выбирает ФИО грумера.

Как поменять имя грумера в счете – см. в инструкции на гугл диске в папке для администраторов

3.Оформление направлений на анализы. Поиск и печать готовых анализов из ветаис.

1.В VetAis выбираем раздел «Лаборатория» – «Новое направление»

2.Выбираем владельца и пациента – Лабораторию ( Лебеди )

После этого обязательно нажимаем сохранить!!! Иначе не откроется следующее окно Метод – Поиск (находим нужное исследование, например, общий анализ крови)

3.Печать направления

4.Требования к содержанию рабочего места.

Администратор-продавец обязан приходить на рабочее место не менее чем за 15 минут до начала смены. Переодетым в чистую и отглаженную спецодежду и пройти в рабочую зону.

Ресепшен: Поддерживать чистоту и порядок на своём рабочем месте. При отсутствии порядка, своими силами навести его. Администратор обязан проводить ежедневную уборку клиентской зоны ресепшен. В свободное от клиентов время проводить влажную уборку всех горизонтальных поверхностей (начиная с верхних: верхняя часть кондиционера, верхняя часть полки витрины, и до нижних: все полки витрины, полки и поверхности на ресепшен, сиденья и спинки стульев, и соответственно – пол).

Также с помощью щетки и швабры постоянно следить за чистотой ковра и серверного шкафа, возможно, используя при необходимости пылесос. Также проводить влажную уборку всех стен сверху до низу от потолка до пола, с помощью влажной губки, тряпки, салфетки. Мусорное ведро должно быть чистым, вымытым, на нем должен быть пакет, использованные бахилы должны быть прижаты, а не валяться вокруг или торчать из ведра, как и любой другой мусор.

Следить за чистотой, привлекая уборщицу и ассистента. Контролируя их работу, привести в порядок: грумерский кабинет и территорию у входа в клинику. В грумерском кабинете следить, чтобы все полотенца лежали в ящике для полотенец, за чистотой ванны, отсутствием личных вещей: обуви под ванной, чехлов для одежды, шампуней, тряпок и т.д. Все вещи грумера хранятся в лотках и на полках. Территория вокруг клиники: (чистота лестницы – без листьев, снега, воды, и т.д., отсутствие мусора и использованных бахил у входа, в кустах, вокруг лестницы и т.д., чистые перила, мусорное ведро – чистое, на нем должен быть пакет, использованные бахилы должны быть прижаты, а не валяться вокруг или торчать из ведра, как и любой другой мусор.

Внутри стойки администратора могут находиться только вещи, необходимые для работы, разложенные в полном порядке. На администраторской стойке не может находиться ничего: ни телефона, ни косметички, ни сигарет и зажигалки, ни чая/кофе, ни записок, ни старых счетов. Также ничего не должно лежать на принтере: ни договоров, ни счетов.

Недопустимо внутри стойки оставлять свою обувь, зонты, куртки, дополнительные свитера, шапки, открытую сумку (личная сумка может там лежать, но она должна быть закрыта, не должна стоять на проводах, ничего не должно вываливаться из сумки). Хотя очень желательно закрывать сумку в шкаф администратора напротив ординаторской.

Ничего не должно висеть на спинке стула: никаких кофт, халатов, курток, и т.д.

Следить за комфортной температурой в помещении ( до 25 градусов ). Не должно быть душно или холодно.

Зоомагазин: проверить порядок витрин, расположение товаров, убрать пыль, при необходимости заполнить пустые места на полках, развесить и разложить утром товар, убираемый на ночь.

Проверить работу компьютера, офисной техники, кондиционера, световых приборов на рабочем месте.

Проверить температуру и влажность в магазине на термометрах, в том числе и в холодильнике, гигрометрах, наличие воды в последних (утром до 9.00). Заполнить их показания в журналах учета утром и вечером.

Ежедневно в свободное от клиентов время проводить влажную уборку всех горизонтальных поверхностей (начиная с верхних: верхняя часть кондиционера, верхняя часть полок витрины, и до нижних: все полки витрины, полки и соответственно – пол). Проводить влажную уборку всех

9.Правила взятия товара для сотрудников.

Товар, необходимый сотруднику, заказывается отдельно. Это значит, что взять последний товар с полки нельзя. И предварительно согласовывается со старшим администратором.

Зоомагазин – дополнительно для администраторов

1. Контроль сроков годности.

Сроки годности у товаров проверяются ежедневно. При инвентаризации списываются товары, у которых срок годности подходит в следующем месяце. Ежедневно в группу в вот сапе высылается список медикаментов, находящихся в зоомагазине, у которых заканчивается срок годности ближайшие 3 месяца. Туда пишутся только медикаменты и вакцины. Корма – не пишутся. Для кормов ведется отдельный список на рабочем столе в зоомагазине. Письмо не копируется каждый день, а каждый день эти товары пересчитываются, контролируются остатки и высылается новое письмо.

2.Работа в 1С: установка цен. Изменение цен. Изменение названия. Добавление описания к товару.

Расскажет старший администратор лично

3.Как принимать поставку. Какие документы передаются в бухгалтерию. Как хранится товар при поставке.

Как принимать поставку:

1.Перед приемом товара убедитесь, что в документах поставки грузополучателем является именно ваша клиника.

2.Прием товара осуществляется только при наличии товарной накладной или счет-фактуры с печатью и подписью поставщика.

3.Приемка товара осуществляется непосредственно после разгрузки товара.

4.Проверяем наличие и количество товара по документам при представителе поставщика.

5.Проверяем сроки годности, целостность упаковки при представителе поставщика.

6.При обнаружении недостающих позиций или кол-ва товара сообщаем об этом представителю поставщика и Маслянициной О.Н. по телефону 8-916-19397-71.

7.После согласования с Маслянициной О.Н. отмечаем в обоих экземплярах документов при представителе поставщика недостающие позиции, ставим подпись и печать.

8.Экземпляр поставщика отдать поставщику.

9.С нашего экземпляра снять копию для себя, оригиналы документов в тот же день отправить в бухгалтерию (Олимпийская деревня).

10.Сертификаты и товарно-сопроводительные документы оставляем у себя.

11.Если в поставке находятся корма, вакцины и препараты с требованием определенного температурного режима, то сразу кладем товар в холодильник в магазине (если товар на продажу), если препараты на прием так же передаем ассистенту или дежурному врачу, обратив внимание, что эти препараты требуют определенного температурного режима.

12.Подписывая документы вы несете материальную ответственность за количество, правила его хранения и температурный режим принятого товара.

13.Если вы не можете сразу занести поставку в программу 1С, поставить ценники и расставить товар на полки, в связи с большим количеством посетителей в данный момент, необходимо убрать товар и сообщить об этом

14.Инвентаризация товара проводится каждый месяц с 28 по 31число.

15.По всем вопросам, связанным с поставками обращаться к Маслянициной О.Н.

16.При приеме поставок на оригиналах документов ничего не пишем и не делаем заметки для себя!

Провести поставку по 1С:

Закупки – Заказы поставщикам – Создать – Новый

Основное – Поставщик – Выбрать ( Посмотреть в накладной , например, ЗАО РУСКАН)

Товары – Добавить – По штрих-коду внести все товары по списку из накладной

Вносить сумму из накладной в 1С нужно из последнего правого столбца накладной ( Это цена с НДС, самая большая – нам нужна она )

Заполняем строки по данным из накладной: Количество, сумма, колонка ндс – ставим без НДС, число поступления ставим сегодняшнее!

Вбиваем мы сумму с НДС по накладной, но у нас в программе дополнительно НДС не ставим!!!

Сверяем итоговую сумму с суммой по накладной! Они должны быть одинаковыми. Если они не сошлись, исправляем ошибки

Возвращаемся в основное – Оплата – Кредит – Сумма – 100% - Число сегодняшнее!

Создать на основании – Поступление товаров и услуг – Установка цен (смотрим изменилась ли цена, проверяем) – Печать ценников ( ценник основной ) – Провести и закрыть – Провести и закрыть

На повседневные корма цену ставим вручную! Закупочная цена + 25% (Потому что у нас проходит акция со скидкой на повседневное питание)

Обратите внимание на товары, которые продаются по 1 штуке! Даже если в накладной 1 позиция, у нас мы проводим количество штук ( 3 шт., если, это например, вектра 3д, Мильбемакс – 2 шт. ) Будьте внимательны!

На распечатанных ценниках ставим свою подпись, с обратной стороны ставим круглую печать и дату поступления ( тоже печатью ). Меняем старые ценники на новые.

Как хранится товар при поставке:

Все документы разбираются по папкам сразу. Все оригиналы документов передаются бухгалтеру сразу. Поставки разбираются и проводятся сразу. Коробки от поставок сразу выносятся из клиники своими силами или с помощью уборщицы, ассистента, водителя. Коробки никогда ни при каких обстоятельствах не ставятся посреди торгового зала и напротив выхода. Все коробки с товаром переносятся за стойки витрин. Из коробок товар сразу перемещается на полки.

4.Размен. Кассовая дисциплина. Пробитие чеков. Товарный чек. Закрытие смены. Ежедневные отчеты.

Расскажет лично старший администратор

5.Работа в 1С: списание, перемещение, инвентаризация, поставка, работа со складами, резерв, остатки на складах, отчеты о розничных продажах

Расскажет лично старший администратор

6.Создание новой номенклатуры в 1С. Правила создание наименований. Добавление описания и фото.

См. инструкцию в папке для администраторов в «скриптах и инструкциях» на гугл диске

7. Хранение товара. Поддержание чистоты.

Ежедневно в свободное от клиентов время проводить влажную уборку всех горизонтальных поверхностей (начиная с верхних: верхняя часть кондиционера, верхняя часть полок витрины, и до нижних: все полки витрины, полки и соответственно – пол). Проводить влажную уборку всех товаров и оборудования в зоомагазине: компьютер, клавиатура, лотки для животных, консервы, паучи, вешалки, крючки, ценникодержатели, и т.д.

Ничего не должно находиться на подоконниках никогда ни при каких обстоятельствах.

На компьютерном столе в зоомагазине не должно находиться ничего, кроме калькулятора: ни кружек, ни записок, ни наушников, ни телефонов.

Все документы разбираются по папкам сразу. Все оригиналы документов передаются бухгалтеру сразу. Поставки разбираются и проводятся сразу. Коробки от поставок сразу выносятся из клиники своими силами или с помощью уборщицы, ассистента, водителя.

8. Контроль гигрометров и температуры. Заполнение журналов.

Расскажет лично старший администратор

9. Заказы от клиентов.

Расскажет лично старший администратор

10. Ежедневные и периодические инвентаризации.

Расскажет лично старший администратор

11. Оформление и содержание витрин. Требования к ценникам.

Расскажет лично старший администратор

Сотрудник по уходу за животными