8526

лишения. Нет ничего плохого в том, чтобы жить в окружении большого количества вещей – главное, чтобы все это было доступно и хранилось в порядке.

Психологическое препятствие №2. Неопределенность целей

Невозможно создать эффективную систему организации, не определив свои цели и не установив приоритеты. Характерным признаком отсутствия ясности целей и приоритетов является ощущение, что Вы берете на себя слишком много и буквально разрываетесь на тысячи кусков. Подобная проблема часто возникает у людей, не принимающих свои истинные желания и цели. Иногда мы знаем, чего на самом деле хотим, но стесняемся или боимся себе в этом признаться. И в результате направляем свои силы на то, что, как нам кажется, мы должны хотеть делать, но в действительности это не так. Следует помнить, что стать организованным человеком можно только в одном случае – если вы разрешите себе быть самим собой.

Психологическое препятствие №3. Потребность в убежище

Иногда беспорядок может быть «щитом», барьером между Вами и внешним миром, помогающим держать других на безопасном расстоянии. Если это так, то Вы,

скорее всего, никого не приглашаете домой или в офис или отклоняете приглашения,

поскольку все свободное время тратите на «организацию» и «реорганизацию» своих вещей. В этом случае любые внезапные изменения окружения и привычного уклада жизни могут вызвать чувство незащищенности и неготовности к переменам.

Психологическое препятствие №4. Сентиментальные привязанности

Иногда мы не можем расстаться с какими-то старыми и уже не нужными вещами, поскольку наделяем их огромным смыслом. Эти вещи становятся символами каких-то очень значимых событий, отношений, людей, так что начинает казаться - если мы избавимся от этих вещей, вместе с ними исчезнет и какая-то часть нашей жизни, часть нас самих.

Здесь важно помнить, что ощущение себя приходит изнутри, а не извне.

Можно вспоминать то, что с нами происходило, то, какими мы были, не привязываясь ни к каким физическим напоминаниям. Для того, чтобы создать хорошую систему самоорганизации, Вам нужно отпустить прошлое.

80

Психологическое препятствие №5. Вам необходимы совершенство и

безупречность

Иногда, в результате навязчивого стремления к совершенству, люди могут требовать от себя безупречного выполнения каждой задачи, не считаясь со своими реальными физическими возможностями. Такая установка может привести к парадоксальной ситуации: поскольку человек не имеет возможности уделить организации своего рабочего места достаточно времени, чтобы довести его до совершенства, он не занимается этим вообще.

В действительности совершенной системы самоорганизации не существует.

Важно не то – насколько безупречна выбранная Вами система; важно, чтобы Вы ей следовали. Позвольте себе быть «несовершенным», чтобы просто начать постепенно продвигаться вперед.

Прежде чем приступать к составлению плана действий, постарайтесь выявить

– что и так работает в вашей системе самоорганизации. Нет необходимости полностью переделывать то, что уже создано и достаточно эффективно функционирует.

Также обязательно нужно определить все слабые места Вашей системы организации, чтобы вновь созданная система позволила устранить все существующие недостатки.

Планирование

Планирование включает два основных шага - создание модели организованного пространства и определение временных затрат на практическую реализацию Вашего проекта. При создании модели постарайтесь учесть, что хорошо организованное помещение имеет ряд важных особенностей:

•Оно разделено на зоны, каждая из которых соответствует определенному виду деятельности. В среднем, в одном помещении может быть от трех до пяти различных зон. Например, в Вашем кабинете это могут быть основная рабочая зона, библиотека, зона для размещения планов и графиков, зона для хранения канцелярских принадлежностей и документов, зона для работы за компьютером.

•В этом помещении легко сосредоточится на одном виде деятельности.

•Вещи хранятся там, где используются.

•У каждой вещи есть свое определенное место.

Второй шаг – это определение временных затрат на организацию Вашего помещения. Организация одной комнаты, в среднем, занимает от одного до трех дней. Это зависит от размеров помещения и его «запущенности». Постарайтесь

81

реалистично оценить – сколько времени потребуется для данного помещения, и

составьте рабочий график. Примите в расчет то, сколько времени у Вас есть, и

какими темпами Вы хотите реализовать задуманное. Не составлять рабочего графика вообще и рассчитывать на «свободное время» - это серьезная ошибка, которая ставит под угрозу весь Ваш проект, ведь такой вещи, как свободное время, в графике современного человека практически не бывает.

Реализация проекта

На стадии реализации Вашего проекта по организации рабочего пространства также потребуется систематический подход. Наибольший эффект при этом достигается в том случае, если Вы последовательно совершаете пять шагов, не пропуская ни один из них, и не переставляя их местами: 1) сортируете вещи и документы; 2) устраняете ненужные вещи; 3) находите для каждой вещи определенное место; 4) раскладываете все по местам; 5) поддерживаете порядок.

1) Сортировка вещей и документов На стадии сортировки Вам необходимо рассмотреть каждый предмет, оценить

его с точки зрения необходимости, полезности, значимости в достижении Ваших целей, а затем рассортировать все вещи по категориям, которые отражают именно Ваши ассоциации и кажутся Вам наиболее удобными и естественными. Направьте свое внимание исключительно на идентификацию вещей и разделение их на категории. Не пытайтесь сразу же принимать решения относительно того, стоит ли оставить вещь, или ее пора выбросить – этим Вы займетесь на следующей стадии наведения порядка. Попытки немедленно заняться какими-то незавершенными проектами, которые Вы обнаружите в процессе уборки (непрочитанная книга,

невыполненное учебное задание и т.п.), также могут завести Вас в тупик. Сейчас для этого не время. Возможно, Вы найдете какие-то вещи и документы, которые должны находиться в другом помещении, и у Вас появится желание сразу же начать наводить порядок еще и там. Постарайтесь удержаться от этого – последовательно работать с зонами и проще, и гораздо эффективнее.

2) Устранение ненужных вещей На этой стадии Вы принимаете решение о том, от чего настала пора

избавиться, и как это сделать. Если Вас огорчает мысль о том, что нужно выбросить какую-то вещь, Вы можете рассмотреть и другие варианты – отдать эту вещь на благотворительные цели, отдать ее другу, продать через частные объявления или комиссионный магазин, положить на хранение в какое-то менее доступное место.

82

3) Определение мест для хранения На третьем этапе, когда Вы определяете подходящее место для каждой

оставшейся вещи, существует одно простое, но важное правило – у каждой вещи должно быть единственное и постоянное место. Когда Вы определяете это место,

учитывайте такие критерии как соответствие размера и количества вещей размерам предполагаемого места для их хранения; доступность (вам должно быть легко класть на место и брать те вещи, которыми вы часто пользуетесь), а также безопасность (не следует хранить хрупкие вещи слишком высоко или ставить их слишком близко друг к другу – так легко повредить или разбить их; если в доме есть дети, опасные для них предметы должны храниться вне их досягаемости).

4) Распределение вещей по местам Когда раскладываете вещи по местам, используйте специальные

приспособления для хранения. Они помогают группировать предметы, отделять их друг от друга, согласно определенным категориям, и значительно облегчают процесс уборки. Это всевозможные коробки, разделители для ящиков, папки, стойки для компакт-дисков и т.п. Когда Вы приобретете необходимые емкости для хранения,

займитесь их маркировкой. Так Вам будет гораздо проще находить необходимые вещи, а также класть их на место.

5) Поддержание порядка Созданная Вами система организации рабочего места требует периодической

«настройки». Каждый вечер делайте уборку и кладите вещи на место. Если созданная Вами система действительно соответствует Вашим потребностям и образу жизни, уборка будет отнимать у Вас буквально считанные минуты. Кроме того,

отведите в Вашем календаре время для того, чтобы регулярно (в начале это будет примерно раз в 2-3 недели) оценивать, как работает Ваша система, при необходимости корректировать что-то, вносить в нее новые задачи, убирать старые.

9.4. Саморегуляция и управление стрессом в деятельности руководителя

Стрессоустойчивость – это мера сопротивляемости личности к стрессовым воздействиям. Чем выше стрессоустойчивость, тем длительнее сохраняется фаза мобилизации.

Стрессоустойчивость во многом зависит от физиологических особенностей нервной системы. На этот фактор мы не может оказать сильного влияния, хотя

83

обеспечивая себе полноценное питание с достаточным количеством витаминов и микроэлементов, здоровый сон не менее 7 – 8 часов в сутки, регулярные прогулки на свежем воздухе и подвижный образ жизни, человек способен значительно улучшить функциональные возможности своей нервной системы, в том числе, повысить стрессоустойчивость.

На стрессоустойчивость также влияет общая мотивационная направленность личности: личностно-карьерная снижает стрессоустойчивость; социально – профессиональная, напротив, повышает. Направленность личности также проявляется в том, какой тип поведения демонстрирует человек в условиях стресса -

контроль страха или контроль опасности. В первом случае человек стремится обезопасить себя лично. Внимание поглощено страхом за себя, следовательно,

теряется контроль ситуации и прекращаются конструктивные попытки организации деятельности. Во втором случае внимание концентрируется на проблеме и способах её решения, контроль ситуации сохраняется дольше. Этот тип поведения значительно эффективнее, а для руководителя является единственно приемлемым.

Стрессоустойчивость повышается также с накоплением позитивного опыта выхода из стрессовых ситуаций. Повысить стрессоустойчивость можно, овладев теми или иными приёмами саморегуляции.

Фрустрационные состояния

Причинами стрессов часто становятся фрустрационные состояния,

возникающие из-за невозможности достижения значимых для личности целей или удовлетворения какой-либо интенсивной потребности. Столкновение с внешними преградами или ограниченность собственных возможностей вызывает при этом отрицательные эмоции. Их фиксация в стабильном негативном состоянии и называется фрустрацией.

Устойчивость к фрустрациям (как и устойчивость к стрессорам вообще) –

профессионально важное качество руководителя. Такая устойчивость во многом обеспечивается способами психологической защиты личности.

Психологическая защита – это нормальный психологический механизм,

обеспечивающий специфическую переработку информации, которая расценивается как неблагоприятная и разрушающая привычные представления человека о себе и других людях, и тем самым предохраняет личность от стыда, потери самоуважения,

разочарования в идеалах, ценностях и т.п.

Физиологическая основа механизма психологической защиты такова: в тех частях мозга, которые хранят информацию о травмирующих событиях, понижается возбудимость нервных клеток, следовательно осознавание этой информации

84

блокируется. Однако стойкие эмоциональные переживания остаются;

неосознаваемой оказывается только причина, их вызывающая.

Защитные механизмы – это не способ достижения желаемой цели, а способ организации частичного или временного душевного равновесия с тем, чтобы собрать силы для реального преодоления возникших трудностей.

Люди по-разному реагируют на свои внутренние трудности. Одни, отрицая их существование, подавляют склонности, которые доставляют им неудобства,

отвергают некоторые свои желания как нереальные или невозможные. Сначала человек отрицает то, что нежелательно, но постепенно может действительно забыть болезненные сигналы и действовать так, как если бы их не существовало. Другие люди находят выход в самооправдании и снисхождении к своим побуждениям;

третьи прибегают к различным формам самообмана, мнимому овладению событиями или желаемыми личностными качествами, достоинствами. К механизмам психологической защиты относят отрицание, вытеснение, проекцию,

рационализацию, замещение, отчуждение и др.

Действительно конструктивные способы психологической защиты строятся не на отвержении, подавлении негативной информации, а на изменении отношения к ней, переосмыслении её. К таким способам относится включение: человек выстраивает новую глобальную систему ценностей, куда прежняя система входит как часть, и тогда относительная значимость травмирующего фактора понижается на фоне других, более значимых жизненных ориентиров. Подобный эффект также иногда называют эффектом расширения сознания.

Разновидностью психологической защиты по типу включения является

катарсис – облегчение внутреннего конфликта при сопереживании. Подобное психологическое очищение могут испытывать зрители, сопереживающие персонажам трагедии, разворачивающейся на театральной сцене.

Расширения сознания мы также можем добиться за счёт децентрации – воображаемого выхода из центра ситуации, когда человек старается взглянуть на происходящее с новой, порой неожиданной точки зрения и тем самым добиться более объективного, более реалистичного понимания ситуации.

Рассмотрим и другие подходы к саморегуляции психо-эмоционального состояния. Считается, что интенсивность сильного нежелательного эмоционального переживания можно снизить или даже кардинально изменить его через внешнее

(поведенческое) проявление желательной эмоции. Например, если при сильном испуге дрожат пальцы, бывает достаточно положить ладони на стол и добиться

85

неподвижности кистей рук. Когда хочется заплакать – поднять уголки губ,

улыбнуться.

Многие используют как средство предотвращения чрезмерного стресса активный отдых. Имеется в виду активная деятельность, которая исключает мысли о причинах стресса, помогает переключить внимание на иные объекты. В частности, в

качестве противострессовых мероприятий отлично подойдут прогулка по парку,

посещение фитнес-центра или бассейна, рукоделие и т.п.

Положительное воздействие на психику человека, находящегося в стрессовом состоянии, оказывает релаксация. Это один из способов восстановить внутреннее равновесие, собраться с силами, прежде чем приступить к реальному решению проблемы. Однако для многих людей расслабление – это навык, которому не так-то просто научиться. Освоить техники релаксации можно на специальных курсах и тренингах.

10. Оценка эффективности управления

Эффективность менеджмента - это управление деятельностью предприятия с минимальными издержками и максимальными результатами. В менеджменте выделяют экономическую и социальную эффективность.

Результатом экономической эффективности является экономический эффект, отражающийся на росте прибыли, снижении издержек, повышении качества и т. д. Результатом социальной эффективности является социальный эффект.

Он заключается в повышении удовлетворенности работников от выполняемой работы, улучшении условий труда, повышении благосостояния работников.

Взаимосвязь между экономической и социальной эффективностью очень тесная,

так как зачастую при улучшении экономической обстановки улучшается и социальная удовлетворенность, и наоборот, при повышении социальной удовлетворенности повышается экономическая эффективность.

В общем виде эффективность управленческой деятельности (Э) выражают следующей формулой:

Э= Р

З

где Р - результат функционирования системы управления (результирующая составляющая);

3 - затраты на управленческую деятельность или объем использованных ресурсов (затратная составляющая).

86

Эффективность управления - это результативность данной деятельности,

степень рационального использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Функциональная роль эффективности управления – отражать уровень и динамику его развития, качественную и количественную стороны данного процесса.

Эффективность можно различать как потенциальную и реальную.

Потенциальная эффективность оценивается предварительно, реальная

определяется полученными на практике результатами.

Эффективность управления бывает тактической и стратегической.

Тактическая эффективность отражает получение эффекта в ближайшем времени,

стратегическая в будущем.

Непосредственный результат управления может характеризовать комплекс критериев и показателей эффективности. Критерий – это признак, на основании которого производится оценка, определение или классификация чего-либо; мерило суждения, оценки. Критерий эффективности управления определяется не только оптимальностью функционирования объекта управления, но и качеством труда персонала, социальной эффективностью.

Современная наука выделяет общие, локальные и качественные критерии эффективности управления.

Общий критерий – это экономические результаты деятельности управляемой подсистемы в целом, т.е. осуществление предприятием (или организацией) своей миссии при наименьших затратах.

Клокальным критериям обычно относят:

∙затраты живого труда на производство продукции или оказание услуг;

∙затраты материальных ресурсов;

∙затраты финансовых ресурсов;

∙показатели использования основных производственных фондов;

∙ускорение оборачиваемости оборотных средств;

∙сокращение срока окупаемости капиталовложений.

Группа качественных критериев:

∙увеличение доли продукции высшей категории качества;

∙обеспечение экологической чистоты;

∙выпуск продукции, необходимой обществу;

∙улучшение условий труда и быта работников;

∙ресурсоэнергосбережение и др.

87

Показатель эффективности – количественная характеристика работы предприятия, которая косвенно характеризует эффективность управления.

Такие показатели эффективности как производительность труда,

материалоемкость, фондоотдача основных производственных фондов,

оборачиваемость оборотных средств, окупаемость капиталовложений условно можно объединить в группу частных или локальных показателей.

Кроме того, выделяют обобщающие показатели: рентабельность и ликвидность. Они отражают результат хозяйственной деятельности и управления в целом но не в полной мере характеризуют эффективность и качество управления трудовыми процессами, производственными фондами, материальными ресурсами.

Показателями, характеризующими работу аппарата управления, являются стратегическая эффективность управления и своевременность принятия и осуществления управленческих решений.

Количественные показатели деятельности системы управления включают:

комплекс трудовых показателей — экономия живого труда в сфере управления

(численность, сокращение трудоемкости процессов управления) и др.; финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление и т.п.); показатели экономии времени (сокращение продолжительности циклов управления в результате внедрения информационных технологий, организационных процедур).

Особое значение имеют показатели социальной эффективности управления

(качественные): повышение научно - технического уровня управления; уровень интеграции процессов управления; повышение квалификации менеджеров;

повышение уровня обоснованности принимаемых решений; формирование организационной культуры; управляемость системы; удовлетворенность трудом;

завоевание общественного доверия; усиление социальной ответственности организации; экологические последствия деятельности предприятия.

Экономическая оценка эффективности менеджмента

На уровне отдельных предприятий в различных отраслях экономики используются разнообразные группы показателей экономической эффективности.

Однако на каждом предприятии оценивается экономическая эффективность использования материальных ресурсов, основных производственных фондов и оборотных средств, капитальных вложений, деятельности персонала, а так же рассчитывается обобщающий показатель, характеризующий экономическую эффективность предприятия в целом.

88

Показатель эффективности использования материальных ресурсов (Эм)

характеризует материалоемкость продукции:

Э м = МЗ ВП ,

где: МЗ – материальные затраты; ВП – стоимость выпущенной продукции.

Снижение материалоемкости продукции – одно из главных направлений повышения эффективности в промышленности и строительстве, так как затраты на материалы составляют более половины затрат на производство продукции этих отраслей. Как правило, это достигается внедрением новых ресурсосберегающих технологий, заменой дорогостоящих материалов более дешевыми.

Показатель эффективности использования основных производственных

фондов (Эф) определяется обычно показателем их фондоотдачи.

Э ф = ВП ОФ ,

где: ОФ – стоимость основных производственных фондов; ВП – стоимость выпущенной продукции.

Косновным производственным фондам относятся: средства труда

(производственные здания и сооружения, машины, станки, оборудование,

транспортные средства и т.п.) которые участвуют в производстве. Важнейшими направлениями повышения эффективности использования основных фондов являются: повышение коэффициента сменности работы предприятия, сокращение потерь рабочего времени оборудования и др.

Показателем эффективности капитальных вложений (Эп) является срок

окупаемости капитальных вложений.

Эп = К П,

где: К – объем капитальных вложений; ∆П – прирост прибыли, вызванный этими капитальными вложениями за год.

Как известно, оптимальный срок окупаемости капитальных вложений не должен превышать двух лет.

89