Усі види роботи з персоналом на підприємстві пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працю працівників кадрової служби щодо їх виконання. Слід зазначити, що робота кадрової служби має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об'єкта, що характеризується профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова)..

При цьому директор по персоналу особисто вирішує наступні питання:

•філософія і політика підприємства стосовно робіт з персоналом;

•організаційна і функціональна структури підприємства;

•статистична звітність;

•трудове законодавство;

•зв'язки з професійними об'єднаннями, клубами;

•зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.

Організація будь-якого підприємства починається зі складання Положення, в якому перераховуються завдання, функції, права й обов’язки підрозділу. Положення про відділ кадрів регламентує основні питання організації роботи підрозділу з урахуванням специфіки діяльності підприємства та механізму управління персоналом.

Положення про кадрову службу включає наступні розділи:

•Загальні положення (повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства).

•Задачі відділу: (вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни).

•Функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач).

•Права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими

інструкціями, що затверджує керівник підприємства. До прав відділу кадрів можуть належати такі: вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності підприємства, інших структурних підрозділів; брати участь у підготовці перспективних планів розвитку підприємства, складанні його бюджетів; залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод; запитувати необхідну інформацію в межах, необхідних для рішення задач підрозділу).

• Відповідальність відділу (обмовляється відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів).

Такі формально закріплені взаємозв'язки кадрового підрозділу з іншими структурами підприємства є засобом щодо запобігання конфліктних ситуацій між структурними підрозділами.

На основі Положення про відділ кадрів, для чіткішого розподілу обов’язків, керівництвом підприємства розробляються Посадові інструкції працівників відділу кадрів. У них на підставі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов’язки та права кожного працівника, передбачається здійснення контролю за їх виконанням. Слід зазначити, що наявність якісно опрацьованих інструкцій створює важливу передумову для ефективної роботи фахівців кадрової служби у сфері управління персоналом.

Отже, служби управління персоналом повинні бути укомплектовані спеціалістами, здатними успішно вирішувати широкий спектр питань діяльності підприємства і разом з іншими службами активно впливати на ефективність роботи підприємства. Закордонний досвід показує, що керівник служби управління персоналом наділений широкими повноваженнями, є членом правління підприємства й активно впливає на його політику. Управлінська діяльність характеризується великою мірою невизначеності і залежить від мистецтва менеджменту. Стиль керівництва всіх менеджерів організації формує організаційну культуру, яка є ефективним інструментом управління людськими ресурсами.

21.Діловодство в роботі кадрової служби підприємства.

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення.

Кадрове діловодство — це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, адже саме у відділі кадрів громадяни укладають трудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання тощо.

Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.

Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною. Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

•особисті документи працівників;

•організаційно-розпорядча документація;

•первинна облікова кадрова документація.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, адже саме у відділі кадрів громадяни укладають трудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання тощо.

22.Ефективність роботи кадрової служби підприємства.

Ефективність роботи кадрової служби на підприємстві залежить від:

•її структуризації і конкретизації функцій кожної структурної одиниці;

•взаємозв’язаності роботи структурних підрозділів у середині самої служби;

•органічного зв’язку роботи кадрової служби з роботою технічної і економічної служби підприємства;

•кадрового забезпечення служби.

При організації кадрової служби, структурування її складу необхідно виходити із таких посилань. Перелік роботи, пов’язаний із забезпеченням ефективного управління персоналом, має відносно стандартний вигляд для всіх підприємств. Це означає, що їх реалізація є необхідною і достатньою умовою реалізації задач і функцій управління.

23.Служба персоналу в організації.

Організаційна структура та чисельність персоналу кадрової служби залежить від специфіки та масштабів діяльності організації і визначається переліком наданих функціональних обов’язків. Великі організації створюють, як правило, потужні підрозділи, що займаються досить широким спектром кадрових питань. Наприклад, до служби персоналу великої компанії можуть входити відділи, групи, сектори, окремі працівники підібрані за функціональним принципом (відділ кадрів, відділ стимулювання та оплати праці, сектор навчання та розвитку персоналу, інженер з техніки безпеки, психолог).

В організаціях з невеликим трудовим колективом підрозділ з управління персоналом може взагалі не створюватись, а питаннями роботи з кадрами опікується або перший керівник особисто або уповноважена ним особа. Така ситуація може спричинити труднощі під час формування колективу, а обов'язки з управління персоналом перекладають на фахівців іншого профілю, що не мають належної кваліфікації.

В зв'язку з цим вдосконалення діяльності служб персоналу в сучасних умовах має передбачати наступні напрями роботи:

1.Забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування та ефективного використання кадрового потенціалу підприємства.

2.Перехід від адміністративно-паперових методів управління кадрами до науково-обгрунтованих процедур підбору, оцінки та розподілу кадрів, що вимагає від фахівців кадрових служб знань та навичок психологічного тестування соціологічного дослідження та інших сучасних технологій 3.Широке впровадження прогресивних методів підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації персоналу. В сучасних

умовах досить актуальною є проблема випереджаючої підготовки робітників та спеціалістів для освоєння нової техніки та технології, що вимагає від кадрових служб розробки перспективних планів формування трудового колективу.

4.Організацію системної роботи з керівними кадрами, яка має базуватись на таких організаційних формах як планування ділової кар'єри, ротаційне пересування керівників, навчання на курсах підвищення кваліфікації, стажування на провідних підприємствах.

5.Забезпечення стабільності трудового колективу, підвищення трудової та соціальної активності працівників на основі вдосконалення матеріальних, соціально-культурних та етично-психологічних стимулів.

6.Забезпечення соціальних гарантій в сфері зайнятості шляхом кваліфікованого додержання фахівцями служб персоналу порядку працевлаштування та перенавчання вивільнених працівників, надання їм гарантованих законодавством пільг та компенсацій.

24.Відділ кадрів і його роль у менеджменті персоналу.

Відділ кадрів – це структурний підрозділ загальної системи управління, на який покладаються обов’язки реалізації кадрової політики підприємства. Спеціалісти цього відділу проводять аналітичну й оперативну роботи, здійснюють виконавчі, розпорядчі, контролюючі та координаційні функції в сфері управління персоналом.

Серед основних функцій, які виконують відділи кадрів (на прикладі промислового підприємства) можна назвати наступні: 1.Адміністративна діяльність, яка забезпечує виконання діючого законодавства в галузі праці.

2.Організація працевлаштування, яка реалізується через підбір, прийом на роботу, знайомство з робочим місцем, інструктаж щодо умов праці та техніки безпеки на виробництві, перехід з одного робочого місця (посади) на інше, звільнення працівника та ін.

3.Формування резервного потенціалу на підприємстві.

4.Допомога керівництву в розробці форм та систем заробітної плати, системи преміювання, визначення розміру соціальних пільг.

5.Проведення постійного контролю за умовами праці, трудовою дисципліною, технікою безпеки.

6.Розробка положення та проведення атестації персоналу, організація конкурсів на заміщення вакантних посад. 7.Організація системної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу.

8.Співпраця з профспілками та керівництвом організації в розробці та укладанні колективного договору.

До основних функцій відділу кадрів в сфері стратегічного управління персоналом на підприємстві належать: 1.Активна участь у розробці та вдосконаленні організаційної та управлінської структури підприємства.

2.Допомога керівництву у проведенні кадрової політики щодо найму, переміщення, звільнення, скорочення персоналу. 3.Допомога лінійним та функціональним керівникам у організації виховної роботи з персоналом з метою підвищення продуктивності праці, відповідальності за якість виконання роботи, забезпечення нормального соціально-психологічного клімату в колективі.

25.Номенклатура справ з кадрового діловодства.

Кадрове діловодство — це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

•Облік особового складу підприємства та його підрозділів.

•Оформлення та ведення особових справ працівників.

•Підготовка та передача на розгляд вищого керівництва документів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, об'яву заохочення або догани тощо.

•Підготовка наказів та інших необхідних документів для проведення атестації персоналу.

•Підготовка звітів та інших статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу.

•Підготовка звітів щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників.

•Ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад.

•Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.

•Підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників.

•Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.

Перелік основних видів документів з кадрового діловодства, які оформлюють і ведуть працівники відділу кадрів:

-Створення та ведення особових справ робітників

-Ведення та зберігання трудових книжок працівників, журналів обліку трудових книжок та бланків трудових книжок

-Розроблення та ведення штатно-посадової книги (штатного формуляра)

-Розроблення та ведення алфавітної книги

-Ведення книги наказів з особового складу п-ва.

26.Документаційне забезпечення обліку та руху кадрів.

Облік персоналу безпосередньо покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, менеджера з кадрів, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника або власника підприємства, залежно від кількості трудового колективу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості щодо:

-кількості працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками; -змін штатного складу організації, з обов'язковим уточненням причин змін;

-стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації та стажування працівників.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником організації, згідно з якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці.

Трудові договори укладаються на: -невизначений термін;

-на визначений термін, що встановлюється за угодою сторін;

-на час виконання певної роботи.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості.

27.Облік особового складу організації.

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.

Особова картка - це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектування персоналу підприємства.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для