Реализация проекта

После утверждения базового плана проекта руководитель и команда про­ екта приступают к его реализации. В общем виде фаза реализации представля­ ет собой исполнение всех запланированных работ, направленных на создание продукта проекта, т.е. предметную область, а также деятельность по управле­ нию проектами, которая включает в себя следующие основные группы процес­ сов:

-мониторинг и контроль хода выполнения проекта;

-осуществление корректирующих воздействий;

-ведение переговоров и совещаний;

-разрешение противоречий.

Мониторинг проекта —процесс регулярного сбора, анализа и распро­ странения информации об исполнении проекта, ее регистрация, оценка изме­ нений и подготовка для принятия решений.

Контроль —это принятие решений и осуществление воздействий на про­ ект, которые направлены на уменьшение разницы между утвержденным планом и фактическим ходом выполнения проекта.

Цель системы мониторинга —собрать и подготовить в отчетной форме информацию. Цель системы контроля - действовать, используя данные мони­ торинга. Контроль осуществляется в области основных элементов проекта: качества сроков и затрат.

Необходимость контроля обусловлена рядом факторов.

Выполнение работ:

-непредвиденные технические проблемы;

-недостаточность ресурсов;

-проблема качества и надежности;

-требования заказчика по изменению спецификаций.

Затраты:

-увеличение ресурсов, которые требуются для решения проблем;

-заниженные первоначальные оценки затрат;

-недостаточная или поздняя отчетность;

-плохое составление бюджетов;

-корректировки, произведенные не вовремя;

-рост цен на ресурсы.

Время:

-отведение большего времени, чем планировалось, на технические проблемы;

-оптимистические оценки длительности работ при планировании;

-неверное определение последовательности выполнения работ;

-недоступность необходимых ресурсов;

-задержки при выполнении предшествующих работ.

Система контроля должна включать следующие элементы:

-определение объектов контроля;

-определение стандартов для сравнения;

-определение допустимого предела отклонения от стандартов;

-определение контрольных точек.

Для контроля за ходом выполнения работ используются такие инстру­ менты, как план контрольных точек, метод освоенного объема.

План контрольных точек позволяет наглядно и быстро определить рас­ хождение базового плана по вехам с фактическим состоянием проекта. В таблице желательно отображать комментарии: причины отставания от графика, меры, которые предлагаются по сокращению разрыва между планом и факти­ ческим состоянием, меры, которые были приняты, полученные улучшения в результате принятых мер.

При контроле затрат может использоваться простое сравнение планируе­ мых затрат с фактическими. Представляются эти данные в виде таблиц, пока­ зывающих отклонение, или в виде S-кривой, которая отражает эти отклонения в графической форме.

Для того чтобы отобразить отклонения по затратам и времени одновре­ менно, используется метод освоенного объема. Он заключается в определении группы показателей.

Первый показатель контроля затрат - фактические затраты - это сумма всех фактических затрат по всем работам проекта. Второй показатель - осво­ енный объем - определяется как процент выполнения конкретной работы, умноженный на ее плановую сметную стоимость. Третий показатель контроля затрат - плановые затраты к моменту контроля. При сравнении этих показате­ лей выявляются перерасход сметы и отставание в выполнении работ.

Основная форма по представлению информации о ходе выполнения про­ екта - отчет. Информация, содержащаяся в отчете, зависит от того, для каких целей и для кого он подготовлен. В общем виде в отчете должна быть пред­ ставлена следующая информация:

-описание проекта, его цели;

-состояние проекта на момент составления отчета относительно затрат, контрольных точек, объемов выполняемых работ, качества полученных результатов, состояния критических задач;

-прогнозы о состоянии проекта на будущее;

-критические вопросы управления, требующие немедленного реагиро­

вания;

-анализ рисков;

-ограничения и предположения по проекту;

-извлеченные уроки.

Основные проблемы при составлении отчетов:

-отчет содержит слишком много деталей, сложно найти нужную инфор­

мацию;

-отчеты составляются несвоевременно и содержат уже неактуальную информацию;

-нет связи между информационной системой проекта и предприятия. Отчеты, подготовленные разными специалистами, имеют разные системы измерений, поэтому становятся просто несопоставимыми.

Осуществление корректирующих воздействий

По мере осуществления проекта возникают ситуации, когда фактическое состояние дел не соответствует плану. Если отклонения от плана достигают ритических значений, необходимо осуществлять корректирующие воздействия.

В том случае, если проект начинает отставать от графика, возможны три альтернативных решения проблемы. Первый способ состоит в оценке объемов оставшихся работ и возможности наверстать потерянное время за счет них. Если это неосуществимо, следует рассмотреть возможность выплаты дополни­ тельного вознаграждения для завершения проекта в установленные сроки. Затраты на дополнительное вознаграждение могут быть оправданны в том случае, если они не превышают расходы, связанные с потенциальными поте­ рями из-за превышения сроков проекта. Наконец, следует рассмотреть воз­ можность привлечения дополнительных ресурсов, что также может привести к дополнительным затратам.

Если затраты проекта начинают превышать бюджет, рассматриваются оставшаяся работа и возможность компенсации перерасхода за счет будущих работ. В том случае, если это невозможно, рассматриваются варианты сокра­ щения масштабов проекта или получения дополнительного финансирования от заказчика.

Следует отметить, что управление проектом фокусируется на трех ос­ новных параметрах проекта: объемах работ с надлежащим качеством, сроках и затратах (треугольник проекта). При осуществлении корректирующих воздей­ ствий нужно иметь в виду, что изменение одного из этих параметров неизмен­ но приведет к изменению оставшихся двух.

Завершение проекта

Проект следует считать завершенным в следующих ситуациях:

1. Проект завершен и достиг целей, ради которых был инициирован. Проект также может быть завершен, если пришло понимание того, что цели проекта не могут быть достигнуты;

2.Проект завершен с достижением негативного результата, который не­ возможно изменить в рамках этого проекта;

3.Проект был завершен созданием самостоятельного структурного под­ разделения предприятия. Персонал и собственность передаются из проекта в подразделение;

4.Проект был завершен. Персонал, имущество и функции проекта рас­ пределяются между соответствующими структурами организации;

5.Работа над проектом замедляется вследствие сокращения бюджета. Процессы завершения включают в себя:

-закрытие контрактов;

-формальное завершение проекта.

Закрытие контрактов предусматривает проверку финансовой отчетности, паспортизацию, выявление невыполненных обязательств, их завершение, окончательные расчеты и гарантийное обслуживание.

Рассмотрим процесс проверки финансовой отчетности (табл. 1.19).

Процедуры проверки финансовой отчетности

Паспортизация заключается в регистрации заказчиком предоставленной ему ранее документации. В качестве последней могут выступать сертификаты, технические условия использования сырья и материалов и др.

На этапе закрытия контракта проводится анализ наличия невыполненных обязательств. В результате такой проверки устанавливаются объемы работ, которые не требуют дополнительных усилий и готовы к закрытию, и объемы работ, которые требуют завершения для выполнения договорных обязательств.

Формальное завершение проекта заключается в составлении менеджером заключительного отчета по проекту, который должен включать в себя следую­ щую информацию:

-название проекта;

-координаты заказчика проекта;

-характеристику команды проекта;

-цель проекта;

-выполнение графика работ по проекту;

-выполнение бюджета проекта;

-координаты поставщиков и подрядчиков, выполняемые работы, про­ изведенные затраты, своевременность и качество работ;

-сведения по обучению персонала;

-характеристики участников проекта;

-извлеченные уроки;

-заключение.

Анализ эффективности реализации проекта

Под эффективностью проекта понимается соотношение результатов и за­ трат проекта. В зависимости от характера результатов проекта эффективность может быть экономической, социально-экономической, социальной, политиче­ ской. Большинство реализуемых проектов преследует коммерческие цели. Рассмотрим далее основные показатели экономической эффективности проек­ та, так как именно экономическая эффективность поддается количественной оценке.

Чистая текущая стоимость (NPV —Net Present Value)

Расчет этого показателя основан на сопоставлении величины исходной стоимости инвестиций с общей суммой дисконтированных чистых денежных поступлений, генерируемых в течение прогнозируемого срока.

инвестиционного проекта.

Условие эффективности проекта NPV больше или равно нулю..

Индекс доходности (PI - Profitability Index)

Определяется как относительный показатель, характеризующий соотно­ шение дисконтированных денежных потоков и величины начальных инвести­ ций в проект,

т CF

PI=JJL±M1. (1.з)

h

Показатель применим для оценки эффективности проекта с позиций лю­ бого его участника. Проект считается экономически выгодным если PI > 1.

Внутренняя норма прибыльности (TRR - Internal rate o f return)

По определению внутренняя норма прибыльности —это такое значение показателя дисконтирования, при котором чистая текущая стоимость проекта равна нулю.

^ ( l + IRR)"

Проект считается эффективным, если внутренняя норма прибыльности выше барьерного уровня рентабельности.

Анализ и оценка итогов деятельности по проекту позволяют выявить до­ пущенные ошибки и недостатки. Эта информация будет актуальна при реали­ зации подобных проектов в будущем.