642
.pdf
соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией.
8.1Составление номенклатур дел
8.1.1Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете и его структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти) хранения, а также для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.
8.1.2В университете составляется сводная номенклатура дел (прил. И) на основе номенклатур дел структурных подразделений университета (прил. К).
8.1.3Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, по установленной форме, согласовывается с архивом СГУПСа, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делами.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и согласовать ее в установленном порядке.
8.1.4Сводная номенклатура дел университета составляется архивом университета совместно с отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме, согласовывается с экспертной комиссией университета (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК) ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» и утверждается ректором университета. Согласовывается номенклатура дел с ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» не реже одного раза в 5 лет.
8.1.5Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры университета.
8.1.6Названиями разделов номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой университета.
8.1.7В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы университета.
8.1.8Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
Вграфе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в университете индекса структурного подразделения, буквенного обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Вграфу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, распоряжения и т.д.); название университета, управления, отдела (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Взаголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка
вскобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Взаголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Взаголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Взаголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Взаголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 103 из 359
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административнотерриториальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
Вграфе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
Вграфе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
8.1.9 Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.10 По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2Формирование и оформление дел
8.2.1Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2Формирование дел осуществляет управление делами, структурные подразделения университета (по месту регистрации документа).
Дела в структурных подразделениях формируются лицами, ответственными за делопроизводство. Формирование и хранение дел у исполнителей не разрешается.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 л. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
8.2.4Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Приказы, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к прото-
колам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группи-
руются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
с.104 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Предложения, заявления и жалобы граждан группируются раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы организаций и предприятий отрасли; обращения граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
8.2.5Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива СГУПСа.
8.2.6В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (прил. Л); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (прил. М); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.7Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование университета указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название управления, отдела в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – проставляется обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК ОГУ «Государственный архив Новосибирской области»; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности университета с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве университета только после включения этих дел в годовые разделы сводных опи-
ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 105 из 359
сей, утвержденных ЭПК ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и университета по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.8Для учета документов постоянного и временного сроков (свыше десяти лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.9Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (свыше десяти лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3Организация оперативного хранения документов
8.3.1С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Поступившие в университет и отработанные правительственные документы, в том числе на-
правленные Федеральным агентством железнодорожного транспорта, ОАО «РЖД», а также приказы, распоряжения по основной деятельности университета, поручения руководства университета, копии служебных писем за подписью ректора и проректоров университета хранятся в управлении делами.
8.3.2Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения университета, хранятся в этих подразделениях.
8.3.3Кадровые приказы хранятся в управлении кадрами по месту их регистрации.
8.3.4Дела в структурных подразделениях университета хранятся в шкафах в вертикальном положении и располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование под расписку. На каждое выданное дело заполняется карточка-заместитель.
Ответственность за сохранность, упорядочение учета документов и соблюдение установленного порядка их использования в структурных подразделениях возлагается на руководителей и сотрудников, отвечающих за ведение делопроизводства.
8.3.5Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающемся столе либо в шкафу.
8.3.6Документы находятся в структурных подразделениях университета в течение трех лет после их завершения в делопроизводстве, затем в установленном порядке проводится их оформление для последующего хранения в архиве университета.
8.3.7Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях
ипроизводится с разрешения соответствующего руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9 Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы, образующиеся в деятельности университета, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения,
с. 106 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»
места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше десяти лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение в университете осуществляет архив университета.
Архив университета хранит документы организаций-пред-шественников, ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных университету.
9.1Экспертиза ценности документов
9.1.1Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для регулярного проведения экспертизы ценности документов университета с целью отбора их на архивное хранение и установления сроков хранения, рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается постоянно действующая экспертная комиссия университета (ЭК).
Состав комиссии и положение о ней утверждаются приказом по университету.
9.1.2Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях университета сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией и работниками архива СГУПСа.
9.1.3При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив университета; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.1.4Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел университета путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше десяти лет) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.1.5На завершенные дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи (прил. Н). На дела временного (до десяти лет) хранения описи не составляются.
Описи на дела по личному составу составляются управлением кадрами.
На дела постоянного хранения заведующим архивом СГУПСа составляются описи, по которым по истечении 15 лет дела сдаются на государственное хранение.
9.1.6Описательная статья описи дел, составленной в архиве, имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.
9.1.7При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок
оприеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.1.8В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 107 из 359
9.1.9Описи дел по личному составу подписываются составителем (с указанием его должности), руководителем подразделения и утверждаются ректором университета или лицом, его замещающим.
9.1.10Описи дел постоянного хранения подлежат рассмотрению ЭК университета, после чего в случае согласования в конце описей ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием номера протокола заседания ЭК, даты, на котором он был рассмотрен. Согласованные описи в четырех экземплярах направляются на рассмотрение ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК ОГУ «Государственный архив Новосибирской области». После утверждения ЭПК ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» описи утверждаются ректором университета или лицом, его замещающим. Один экземпляр остается в вузе, а три передаются в ОГУ «Государственный архив Новосибирской области».
9.1.11Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (прил. П) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются ректором СГУПСа после утверждения ЭПК ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
9.2Подготовка и передача документов в архив
9.2.1В архив университета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
9.2.2Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения передаются в архив после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
9.2.3Дела временного (до десяти лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному начальником управления делами.
9.2.5В период подготовки дел структурным подразделением университета к передаче в архив, заведующим архивом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.2.6Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения по описи. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника подразделения, передавшего дела.
10 Организация работы с обращениями граждан
10.1Обращения (предложения, заявления, жалобы, просьбы) граждан, адресованные ректору университета, принимаются и регистрируются в управлении делами.
10.2На первой странице предложения, заявления, жалобы гражданина ставится штамп, указывается дата поступления автора и порядковый (входящий) номер.
10.3Поступившие в университет обращения граждан регистрируются в РКФ АС «Документооборот».
10.4Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок разрешения заявления или жалобы может быть в порядке исключения продлен на основании своевременной (за 3–4 дня до истечения срока) и мотивированной просьбы исполнителя тем должностным лицом, которое его установило, но не более чем на один месяц, об этом сообщается автору, внесшему предложения,
с.108 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»
а также органу, поручившему рассмотреть внесенное гражданином предложение и потребовавшему сообщить о результатах его разрешения.
В случаях, если в обращениях граждан содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции университета, они в 5-дневный срок направляются по принадлежности на рассмотрение.
10.5Рассмотрение обращений граждан, взятых на контроль отделом контроля управления делами, считается лишь тогда законченным, когда полностью рассмотрены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в РКФ АС «Документооборот».
На каждом предложении, заявлении, жалобе граждан (или на копии ответа автору, на докладной записке) после окончательного их разрешения должна быть надпись «В дело», личная подпись руководителя или другого должностного лица, принявшего это решение, указана дата.
10.6При ответах на предложения, заявления, жалобы граждан
исходящим номером является входящий номер полученного предложения, заявления, жалобы. Письма-ответы на обращения граждан, подписанные ректором университета, регистрируются в отделе делопроизводства.
10.7 Запрещается направлять заявления, жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам или предприятиям и организациям, действия которых обжалуются или критикуются.
10.8Признаются анонимными и могут не рассматриваться письменные обращения граждан, в которых отсутствуют: подпись, фамилия, имя, отчество, а также данные о месте жительства, работы или учебы.
10.9Прием граждан по личным вопросам проводится руководством университета в рабочее время и координируется управлением делами.
Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по устным заявлениям, ведется
вжурнале по установленной форме (прил. Р).
11 Учет и хранение печатей и штампов
11.1Заказы структурных подразделений на изготовление печатей, необходимых для документационного обеспечения деятельности университета, производят по согласованию с начальником управления делами и начальником юридического отдела.
Изготовленные печати и штампы передаются через отдел материально-технического снабжения структурным подразделениям университета.
Гербовая печать университета используется и хранится в отделе делопроизводства управления делами.
Примерный перечень документов, подписи на которых заверяют гербовой и простой печатями, приведен в прил. С.
11.2В структурных подразделениях университета для обеспечения ведения ими делопроизводства используют штампы, которые изготавливают по заказу руководителей этих подразделений и учитывают в соответствующих подразделениях.
11.3Печати и штампы выдают под расписку работникам, на которых возложены обязанности заверять документы печатями и штампами. Они отвечают за их использование и сохранность. При оставлении должности они обязаны сдать их в подразделение университета, в котором они их получили.
В случае утери печати или штампа работник обязан незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения, который должен провести расследование обстоятельств утери печати или штампа.
11.4Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожают по акту.
11.5Применяемые в делопроизводстве университета печати и штампы хранят в сейфах или опечатываемых металлических шкафах.
11.6Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений университета, в которых используют эти печати и штампы.
ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 109 из 359
Приложение А
с. 110 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»
Приложение Б
Приложение В
ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 111 из 359
Приложение Г
с. 112 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»