642

4.2Принимать решения по вопросам деятельности и развития университета и требовать от работников, слушателей и студентов выполнения принятых решений.

4.3Заслушивать членов ректората, руководителей подразделений и других работников об итогах и перспективах педагогической, научной, методической деятельности и результатах выполнения решений Ученого совета и ректората.

4.4Создавать временные рабочие группы (комиссии) из работников университета и наделять их соответствующими полномочиями для подготовки вопросов, подлежащих рассмотрению на ректорате, разработки документов и проектов решений.

4.5Контролировать качество подготовки студентов, слушателей и научного обеспечения деятельности университета.

5 Организация работы ректората

5.1Заседания ректората проводит ректор университета, а в его отсутствие – лицо, исполняющее его обязанности. Как правило, заседания поводятся еженедельно по понедельникам.

5.2Заседание ректората считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ректората.

5.3Вопросы, требующие безотлагательного решения, могут решаться ректоратом на внеочередных заседаниях либо путем опроса членов ректората.

5.4Важнейшие вопросы деятельности, требующие предварительного изучения, подготовки проектов решений и обсуждения, рассматриваются на расширенных заседаниях ректората с приглашением руководителей, иных работников структурных подразделений университета.

5.5По каждому решению ректората назначается ответственный исполнитель и указывается срок исполнения.

5.6Наиболее важные решения ректората объявляются приказами или распоряжениями ректора.

5.7Начальник управления делами в соответствии с распоряжениями ректора, предложениями проректоров СГУПСа, ответственных за соответствующие направления работы, и других членов ректората формирует планы и обеспечивает работу ректората, оказывает организационнометодическую помощь лицам (подразделениям), готовящим вопросы на рассмотрение ректората, ведет и оформляет протоколы заседаний ректората.

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 83 из 359

РОСЖЕЛДОР

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» (СГУПС)

УТВЕРЖДЕНА приказом СГУПСа от 11.11.2005 г. № 190

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Новосибирск, 2005

с. 84 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»

1 Общие положения

1.1Данная инструкция по делопроизводству в Сибирском государственном университете путей сообщения и его структурных подразделениях (далее – Инструкция) устанавливает требования к организации делопроизводства, порядок работы с документами и контроля их исполнения.

1.2Инструкция разработана с учетом требований Унифицированной системы организационнораспорядительной документации, Инструкции по делопроизводству в аппарате управления открытого акционерного общества «Российские железные дороги», введенной в действие в 2004 г., Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта, введенной в действие в 2005 г., Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении.

1.3Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, прохождение, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

1.4Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех работников университета.

1.5Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления (далее – делопроизводства) на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в университете осуществляются управлением делами.

1.6Делопроизводство в управлении делами осуществляется с использованием автоматизированной системы «Документооборот» (далее – АС «Документооборот»), предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов.

1.7Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность в структурных подразделениях университета возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

1.8Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения.

1.9Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

1.10Перед уходом работника в отпуск или выездом в служебную командировку находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

1.11Информация, содержащаяся в документах, может использоваться лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, только в служебных целях.

1.12Правила работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП» регламентируются специальными инструкциями.

2 Документация университета

2.1Деятельность университета обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации.

2.2Университет на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального агентства железнодорожного транспорта и по своей инициативе в связи с производственной необходимостью издает локальные нормативные акты в виде приказов по вопросам, отнесенным к сфере деятельности университета.

2.3В состав управленческой документации университета, кроме приказов, входят распоряжения, инструкции, правила, положения, устав, договоры, протоколы, акты, справки, а также служебные письма, телеграммы, телефаксы, телетайпограммы и другие документы, обеспечивающие деятельность университета.

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 85 из 359

3.2.6Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату, указанные в документе организацией, составившей или издавшей документ, на который должен быть дан ответ.

В бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: «На №… от…», в рамках которой проставляют номер и дату документа.

3.2.7Место составления и издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.2.8Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Если документ адресован должностному лицу, то инициалы указывают перед фамилией, если физическому лицу – после фамилии.

В состав реквизита «Адресат» может, при необходимости, входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса корреспондента указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.

Порядок адресования служебных документов приведен в разд. 5.4–5.5 Инструкции.

3.2.9Гриф утверждения документа. Документ утверждается ректором либо лицом, его замещающим, или специально издаваемым документом. Утверждению подлежат нормативные документы университета, в частности положения, правила и инструкции, стандарты организаций, структура и штатные расписания подразделений университета, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений и другие документы, которые только после утверждения приобретают юридическую силу.

При утверждении документа ректором или лицом, его замещающим, гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Ректор СГУПСа

(подпись) В.Д. Верескун «___» октября 2005 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН приказом СГУПСа

от 4 октября 2005 г. № 25

или

УТВЕРЖДЕНА распоряжением СГУПСа от 9 сентября 2004 г. № 2

Каждую составную часть реквизита «Гриф утверждения документа» печатают с новой строки через один межстрочный интервал (12 пт). Начало строк многострочного реквизита должно быть выровнено по вертикальной линии. Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.10 Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким исполнителям, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 87 из 359

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Если исполнение документа требует решения различных вопросов, то резолюция может предусматривать поручения нескольким ответственным исполнителям, которые выделяют в самостоятельные пункты резолюции.

На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера, даты и других реквизитов документа, к которому резолюция относится.

3.2.11Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Он должен отвечать на вопрос «О чем?» (например, «О выделении…», «Об изменении…», «О формировании…»). Заголовок должен грамматически согласовываться

сназванием документа. Например, приказ (о чем?) – «О создании аттестационной комиссии»; карточка (чего?) «Учета движения основных средств». Точка в конце заголовка не ставится.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.2.12Отметка о контроле. Отметку о контроле проставляют на документах, исполнение которых контролируется. Ее обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметку о контроле располагают на правом поле лицевой стороны первого листа документа, в случае недостатка места – на свободном месте лицевой стороны первого листа документа.

3.2.13Текст документа. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение и должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, простым языком, без сложных словосочетаний. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст документа состоит, как правило, из двух основных частей. В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания, цели создания документа, во второй – решения, просьбы, предложения, рекомендации, поручения.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей; письмо – просьбу без пояснения).

Тексты положений, правил, инструкций, программ, докладов, отчетов могут состоять из разделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы (пункты) могут иметь заголовки (подзаголовки). Порядковые номера (раздела, пункта, подпункта) отделяют точками. Например, обозначение «2.9.3» означает: раздел 2, пункт 9, подпункт 3.

Тексты приказов и распоряжений могут состоять из пунктов и подпунктов (абзацев), порядок нумерации которых приведен в п. 5.1–5.2 Инструкции.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо слов и знаков, в интервале 10–15 мм от верхнего края листа.

В распорядительных документах используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах, устанавливающих права и обязанности университета, его структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет следующие функции», «в состав подразделения входят», «ко-

миссия установила»).

с. 88 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»

Вдокладных записках, объяснительных записках, заявлениях используют форму изложения от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»), в письмах – от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»).

Втексте документа, подготовленного на основании документа другой организации или ранее изданного документа, должна содержаться ссылка на него с указанием наименования документа, наименования организации – автора документа, даты и номера документа, заголовка к тексту.

При составлении текстов документов необходимо соблюдать установленные правила написания дат. Даты указывают словесно-цифровым способом (7 апреля 2004 г.; в 2004 г.; зимний период 2003/2004 г.; в 2003–2004 гг.; первый квартал 2004 г. или I квартал 2004 г.; первое полугодие 2004 г.; 4 месяца 2004 г.).

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем

—инициалы.

Наименования отделов (секторов) в составе управлений пишут со строчной буквы. Например,

отдел делопроизводства управления делами.

Тексты документов с однотипным, сходным содержанием рекомендуется унифицировать путем создания типовых и трафаретных текстов, пригодных для многократного использования при составлении документов.

Типовые тексты – тексты-образцы, на основе которых исполнитель составляет текст путем добавления конкретной информации (цифр, фактических данных, фамилий исполнителей, другой информации) с сохранением основной конструкции и формулировок типового образца.

Трафаретные тексты – дословное воспроизведение на бланках документов (типографским или другими способами) постоянной части текста, повторяющейся в каждом однотипном документе, с пропусками для последующего заполнения конкретной информацией, индивидуальной для каждого текста.

3.2.14 Отметка о наличии приложения. Приложения к документу могут быть: утверждаемыми соответствующими распорядительными документами; поясняющими или дополняющими содержание основного документа; самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о численности студентов на 3 л. в 2 экз.

2. Правила проживания в студенческом общежитии на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО «РЖД» от 15.08.2005 №150/03-5 и приложение к нему, всего на 4 л.

Приложение к распорядительному документу содержит в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием наименования документа, к которому оно прилагается, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу проставляют их порядковые номера. Порядковые номера присваивают в соответствии с очередностью их упоминания в тексте, например:

Приложение № 2 к приказу СГУПСа

от 24 октября 2005 г. № 200

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу СГУПСа

от 24 октября 2005 г. № 200

Если приложения к распорядительному документу утверждаются этим документом, то на таких приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляют отметку об их утверждении, а

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 89 из 359

отметку о приложении в этом случае не делают. Нумерацию страниц распорядительного документа и каждого утверждаемого приложения производят отдельно.

В случае если документ, который утверждается должностным лицом (с проставлением слова УТВЕРЖДАЮ) или распорядительным документом (приказом, распоряжением с проставлением слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНО), содержит приложения, то этот документ и приложения к нему имеют сквозную нумерацию.

3.2.15 Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывают его инициалы и фамилию. Исправления можно внести от руки или машинописным способом, например:

Не допускается подписание документа с проставлением предлога «за» или косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

с. 90 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

3.2.16 Гриф согласования документа. Реквизит «Гриф согласования документа» применяется при согласовании документа с организациями и должностными лицами, не входящими в структуру университета (внешнее согласование), которое оформляют одним из следующих способов: грифом согласования, письмом согласования, протоколом согласования.

Гриф согласования располагают, как правило, ниже реквизита «Подпись».

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования или названия документа, которым произведено согласование, его даты и регистрационного номера, например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального агентства железнодорожного транспорта (подпись) М.П. Акулов 11.03.2005

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 23.08.2005 № 251/3

При двух грифах согласования их располагают рядом, на одном уровне, при трех и более грифах – рядом, на нескольких уровнях.

При согласовании документа с несколькими организациями грифы согласования могут размещаться на отдельном «Листе согласования», о чем делают отметку на документе (на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) – «Лист согласования прилагается».

3.2.17 Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа оформляют путем проставления визы согласования на проекте основного документа и приложений к нему (при наличии приложений) должностными лицами университета. Приложения визирует руководитель структурного подразделения университета, подготовившего документ, и причастные. Согласование производят до представления документа на подпись (утверждение).

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату, например:

При согласовании указывают, как правило, принятое в университете сокращенное наименование структурного подразделения, например, УД, УК, ПЭУ, АХЧ.

Согласование документа производят в следующей примерной последовательности: руководитель подразделения, подготовившего документ; руководители причастных подразделений университета; руководитель юридического отдела;

проректор университета, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. Согласование проектов приказов, распоряжений, писем и других организационно-

распорядительных документов, поступивших в подразделение, осуществляют их руководители, как правило, в день получения проекта документа.

Руководитель подразделения, подготовившего проект документа, должен принимать необходимые меры для своевременного согласования документа.

Отказ от визирования не допускается. При разногласиях по проекту документа в целом или по его отдельным положениям согласовывающий может изложить на отдельном листе мотивирован-

ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения» с. 91 из 359

ное замечание, особое мнение или дополнение. В этом случае он проставляет на проекте документа свою подпись с отметкой «Замечания прилагаются», подписывает замечания и прилагает к документу.

Текст проекта документа при этом не исправляют.

3.2.18 Оттиск печати. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставят таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и начало личной подписи, например:

3.2.19 Отметка о заверении копии. Отметку «КОПИЯ» размещают в правом верхнем углу документа над реквизитами «Адресат», «Гриф утверждения документа».

Соответствие копии документа его подлиннику заверяют проставлением ниже реквизита «Подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности работника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты заверения, например:

На копиях, пересылаемых в другие организации и выдаваемых на руки физическим лицам, проставляют печать.

При оформлении копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, на документе СГУПСа, с которого снята копия, делают отметку кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник документа хранится в данной организации.

При оформлении выписок из документов на первом листе в правом верхнем углу над реквизитами «Адресат», «Гриф утверждения документа» делают отметку «ВЫПИСКА».

Выписка должна оформляться на бланке университета с воспроизведением реквизитов. Заверяют выписку так же, как копию.

3.2.20 Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом Times New Roman размером № 8–10.

Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

Я.Ю. Семенова

47260

3.2.21Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело размещают на лицевой стороне первого листа документа в левой части нижнего поля, в случае недостатка места – на оборотной стороне первого листа.

3.2.22Отметка о поступлении документа в университет. Отметка о поступлении документа в университет содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку о поступлении располагают в правой части нижнего поля на лицевой стороне первого листа документа.

с. 92 из 359 ГОУ ВПО «Сибирский государственный университет путей сообщения»