Что такое деловое письмо, зачем нужны деловые письма и какие они бывают

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

• 5 урок

• 6 урок

• 7 урок

2 УРОК ИЗ 7

Какие деловые письма бывают

Полищук Лариса Владимировна

Дипломированный специалист по Международному протокол...

Не существует единой установленной классификации деловых писем.

По способу движения документов можно выделить три документопотока: 

• входящий в организацию: поступающие письма от сторонних организаций;

• исходящий: письма, которые организация отправляет сама;

• внутренний: письма между отделами, подразделениями, департаментами. Обычно такое документопоток бывает в крупных организациях, особенно если различные подразделения находятся в разных городах.

Чаще всего письма классифицируют по характеру информации:

Письмо-ответ. Цель письма: ответить на полученный запрос. В этой категории бывают как письма-согласия, так и письма-отказы. Обязательный элемент такого письма: ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Пример

Согласие: Подтверждаем получение Вашего заказа/ письма / участие в конференции…

Отказ: В связи с тем, что запланированная на апрель этого года конференция проводиться не будет/ визит руководства Компании не состоится…

Лучше не начинайте текст ответного письма фразой «На ваше письмо от...» поскольку в реквизитах письма вы уже укажете номер того письма, на которое отвечаете.

Письмо-просьба. Цель письма: убедить адресата выполнить действия, о которых просит автор письма.

Пример

 

• Просим Вас рассмотреть возможность участия в … и при положительном ответе направить подтверждение в адрес…

• В связи с... Компания просит Вас сообщить о возможности поставки… 

• В соответствии с договором №... от … /задержкой платежа… просим вас принять меры по…

Письмо-запрос. Цель: получить официальные сведения (материалы, документы, информацию о товаре или услуге).  

Пример

 

• Просим Вас предоставить данные о…

• Просим направить в наш адрес документы…

Гарантийное письмо. Цель: подтверждение обещаний, договоренностей, согласованных условий, в том числе финансовых. Такое письмо необходимо заверить печатью организации, чтобы оно имело юридическую силу.

Пример

 

• В рамках Договора от... №..., гарантируем оплату в срок до…

• Поставку товара гарантируем…

Рекламационное письмо/письмо-претензия. Цель: заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, выразить претензии по поводу их нарушения, потребовать возмещения убытков. Здесь нужно обязательно сослаться на конкретные нарушенные договоренности: пункты договора, гарантийные письма.

Пример

 

• Заявляем вам претензию в отношении качества выполнения работ по Договору...

• В соответствии с пунктом 1 статьи 614 Гражданского кодекса арендодатель обязан вносить плату за пользование имуществом, однако на текущую дату…

• В связи с тем, что вашей компанией были нарушены сроки выполнения работ в соответствии с Договором...

Информационное письмо. Цель: уведомить, напомнить о чем-либо. К таким письмам еще относят сопроводительные, которые уведомляют об отправке документов или материальных ценностей и описывают их. В сопроводительном письме обычно есть либо перечень того, что отправляют, либо указано точное количество. Главная особенность сопроводительных писем — реквизит «Отметка о приложении».

Пример

 

• Доводим до Вашего сведения…

• Информируем Вас об изменении тарифов...

• Предоставляем Вам на рассмотрение и утверждение…

• В соответствии с требованием Договора/ решением Правительства №/с принятым решением о…   направляем…

• Направляем Вам пакет первичных документов по Договору... от...

Этикетное письмо. Цель: выразить внимание к адресату. Это может быть поздравление, извинение, благодарность, соболезнования.

Пример

 

• Уважаемая Мария Петровна! Хочу поблагодарить Вас за Ваш вклад в проект…

• Примите глубокие соболезнования по поводу… 

• Прошу передать слова искреннего сочувствия и поддержки…

ТЕМА: ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА ДЛЯ ФИНАНСОВЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ