нейтральный официально-деловой стиль изложения, без грубостей, эмоционально окрашенных слов;

точность, однозначность трактовки слов и терминов в общепринятом значении, без профессионального жаргона, архаизмов и двусмысленности;

ясность. То есть излагать свои мысли нужно логично, последовательно, структурированно, приводить доказательства тезисов;

лаконичность. Нужно помнить два правила. Первое: "минимум слов – максимум информации", второе: «одно письмо – одна тема»;

грамотность. Постарайтесь избегать грамматических, стилистических ошибок, ошибок в написании числительных, иностранных имен, географических названий и пр.

6 Урок из 7

Правила электронной переписки

Полищук Лариса Владимировна

Дипломированный специалист по Международному протокол...

В ГОСТе нет правил подготовки электронных писем, поэтому при их написании мы ориентируемся на Методические рекомендации к ГОСТу, общие правила деловой переписки, корпоративные правила и деловой этикет. 

Ниже разберем основные правила электронной переписки, которые признают все.

Соблюдение иерархии

Ранг переписывающихся сторон должен быть равным. В электронной переписке это не всегда можно соблюсти: если письмо на бумаге вы можете написать в адрес вышестоящего лица от имени своего начальника и указать себя лишь в качестве исполнителя, то в электронной переписке вы пишете со своей электронной почты и действуете от своего имени. Если вы ведете переписку по поручению руководителя с адресатом выше вас по иерархии, обязательно согласуйте со своим руководителем текст письма.

Этикетная рамка

Обращение к адресату в электронной переписке зависит от вашего уровня деловых отношений с получателем. Переход к неформальному общению может предложить вышестоящий собеседник, но далеко не все готовы к неформальному общению. В любом случае, даже с коллегами, избегайте фамильярности, сохраняйте деловую стилистику и проявляйте уважение: не сокращайте имя и не изменяйте его. Обращайтесь к адресату так, как он подписывается: если в подписи указано имя, то по имени, если имя и отчество, то используйте этот вариант. Убедитесь, что вы написали имя с большой буквы и не повторяйте его слишком часто.

В заключении письма используйте заранее настроенный в почтовом сервере информационный блок, содержащий фразу вежливости «С уважением» и ваши полные контактные данные. Обычно в больших компаниях существует стандарт оформления электронной подписи, используйте его.

Поле «Тема»

Обязательно заполняйте поле «Тема». Укажите ключевые слова предмета обсуждения, чтобы письмо легко можно было по ним найти. Если вы начинаете новую ветвь обсуждения, дайте ей другое название.

Поле «Копия»

В этом поле должны стоять все, кого вы хотите держать в курсе о происходящем. При этом те, кто стоят в копии, не обязаны участвовать в обсуждении. Если вы хотите получить ответ от кого-либо, поставьте его адрес в поле "Кому". 

Функция «С уведомлением»

Эта функция требует деликатности. Используйте ее, если вы не можете сами связаться с адресатом и уточнить, прочитал ли он письмо. Иначе адресат может воспринять ее как пассивную агрессию. Злоупотреблять этой функцией не стоит. 

Функция «Важное»

Электронная почта – отложенный формат общения, он не подразумевает немедленного ответа. Поэтому для действительно срочных вопросов используйте другие каналы связи: сообщение в мессенджере, звонок на рабочий номер. Смысл функции "Важное" - подчеркнуть не срочность, а именно важность сообщения.

Структурирование

Старайтесь структурировать письмо так же, как вы это сделали бы на бумаге. Каждую новую мысль в основной части электронного письма отделяйте пустой строкой. Старайтесь не делать абзацы длиннее, чем три-четыре строки. Вывод и побуждение к действию выделяйте в отдельный абзац.

Стилистика письма

Сохраняйте вежливый, нейтральный и информативный тон переписки.

Не используйте сленг, яркие фоны, вычурные шрифты, Caps Lock.

Эмоции и юмор 

Не используйте смайлики и эмодзи в деловой переписке, это недопустимо.

Будьте осторожны с чувством юмора, избегайте опасных тем для шуток.

Работа с вложениями и ссылками

Следите за тем, чтобы все ссылки в письме были кликабельны.

Сообщайте в письме о прикреплённом вложении: о его формате, объёме и содержании. Дайте приложенным файлам понятные названия. Слишком большие вложения пересылайте заранее согласованным способом, например, через ftp-сервер.

Сроки ответа

Сроки ответа на электронное письмо часто указаны в корпоративных стандартах, так что уточните это. Но как правило, если вы не можете ответить в течение одного-двух рабочих дней, сообщите адресату, что вы получили письмо, и укажите, в какие примерно сроки вы сможете ответить. 

Пересылка письма и напоминание

Пересылая чье-либо письмо, кратко изложите в теле своего письма суть и задачу, с которой вы пересылаете письмо. Недопустимо пересылать письмо с невнятной пометкой «читайте ниже».

Если вы не получили ответа и напоминаете о себе, заново коротко изложите, о чем было ваше предыдущее письмо, чтобы получателю не надо было его разыскивать. 

Конфиденциальность

Используя корпоративную почту, убедитесь, что не отправляете ничего, что нарушает правила конфиденциальности компании. Не ведите личную переписку с корпоративного адреса.

6 Урок из 7

Правила электронной переписки

Полищук Лариса Владимировна

Дипломированный специалист по Международному протокол...

В ГОСТе нет правил подготовки электронных писем, поэтому при их написании мы ориентируемся на Методические рекомендации к ГОСТу, общие правила деловой переписки, корпоративные правила и деловой этикет. 

Ниже разберем основные правила электронной переписки, которые признают все.

Соблюдение иерархии

Ранг переписывающихся сторон должен быть равным. В электронной переписке это не всегда можно соблюсти: если письмо на бумаге вы можете написать в адрес вышестоящего лица от имени своего начальника и указать себя лишь в качестве исполнителя, то в электронной переписке вы пишете со своей электронной почты и действуете от своего имени. Если вы ведете переписку по поручению руководителя с адресатом выше вас по иерархии, обязательно согласуйте со своим руководителем текст письма.

Этикетная рамка

Обращение к адресату в электронной переписке зависит от вашего уровня деловых отношений с получателем. Переход к неформальному общению может предложить вышестоящий собеседник, но далеко не все готовы к неформальному общению. В любом случае, даже с коллегами, избегайте фамильярности, сохраняйте деловую стилистику и проявляйте уважение: не сокращайте имя и не изменяйте его. Обращайтесь к адресату так, как он подписывается: если в подписи указано имя, то по имени, если имя и отчество, то используйте этот вариант. Убедитесь, что вы написали имя с большой буквы и не повторяйте его слишком часто.

В заключении письма используйте заранее настроенный в почтовом сервере информационный блок, содержащий фразу вежливости «С уважением» и ваши полные контактные данные. Обычно в больших компаниях существует стандарт оформления электронной подписи, используйте его.

Поле «Тема»

Обязательно заполняйте поле «Тема». Укажите ключевые слова предмета обсуждения, чтобы письмо легко можно было по ним найти. Если вы начинаете новую ветвь обсуждения, дайте ей другое название.

Поле «Копия»

В этом поле должны стоять все, кого вы хотите держать в курсе о происходящем. При этом те, кто стоят в копии, не обязаны участвовать в обсуждении. Если вы хотите получить ответ от кого-либо, поставьте его адрес в поле "Кому". 

Функция «С уведомлением»

Эта функция требует деликатности. Используйте ее, если вы не можете сами связаться с адресатом и уточнить, прочитал ли он письмо. Иначе адресат может воспринять ее как пассивную агрессию. Злоупотреблять этой функцией не стоит. 

Функция «Важное»

Электронная почта – отложенный формат общения, он не подразумевает немедленного ответа. Поэтому для действительно срочных вопросов используйте другие каналы связи: сообщение в мессенджере, звонок на рабочий номер. Смысл функции "Важное" - подчеркнуть не срочность, а именно важность сообщения.

Структурирование

Старайтесь структурировать письмо так же, как вы это сделали бы на бумаге. Каждую новую мысль в основной части электронного письма отделяйте пустой строкой. Старайтесь не делать абзацы длиннее, чем три-четыре строки. Вывод и побуждение к действию выделяйте в отдельный абзац.

Стилистика письма

Сохраняйте вежливый, нейтральный и информативный тон переписки.

Не используйте сленг, яркие фоны, вычурные шрифты, Caps Lock.

Эмоции и юмор 

Не используйте смайлики и эмодзи в деловой переписке, это недопустимо.

Будьте осторожны с чувством юмора, избегайте опасных тем для шуток.

Работа с вложениями и ссылками

Следите за тем, чтобы все ссылки в письме были кликабельны.

Сообщайте в письме о прикреплённом вложении: о его формате, объёме и содержании. Дайте приложенным файлам понятные названия. Слишком большие вложения пересылайте заранее согласованным способом, например, через ftp-сервер.

Сроки ответа

Сроки ответа на электронное письмо часто указаны в корпоративных стандартах, так что уточните это. Но как правило, если вы не можете ответить в течение одного-двух рабочих дней, сообщите адресату, что вы получили письмо, и укажите, в какие примерно сроки вы сможете ответить. 

Пересылка письма и напоминание

Пересылая чье-либо письмо, кратко изложите в теле своего письма суть и задачу, с которой вы пересылаете письмо. Недопустимо пересылать письмо с невнятной пометкой «читайте ниже».

Если вы не получили ответа и напоминаете о себе, заново коротко изложите, о чем было ваше предыдущее письмо, чтобы получателю не надо было его разыскивать. 

Конфиденциальность

Используя корпоративную почту, убедитесь, что не отправляете ничего, что нарушает правила конфиденциальности компании. Не ведите личную переписку с корпоративного адреса.