Примеры обращений

Имя и отчество (оптимально): 

                                           Уважаемый Юрий Михайлович!

Наименование должности/звания (уместно):

                             Уважаемый господин генеральный директор!

Фамилия без указания инициалов (допустимо):

                                            Уважаемый господин Петров!

При обращении к группе лиц:

                                                  Уважаемые господа!

                                                   Уважаемые коллеги!

Недопустимо:

Уважаемый господин Владимир!

Владимир Иванович, добрый день!

Заключительная формула вежливости в этикетной рамке располагается под текстом слева:

С уважением,

Если вы не хотите испортить хорошее письмо плохим финалом, не используйте иных формулировок.

1. Должность и фамилию лица, которое фактически подписывает документ, пишем с прописной буквы.

«С уважением,

Генеральный директор»

Неверно:

«с уважением,

генеральный директор»

2. Реквизит «с уважением» допустимо писать от руки. Кто и как подписывает деловое письмо?

Подпись — обязательный реквизит письма. Во-первых, она придает деловому письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора письма. 

Чтобы письмо имело юридическую силу, у подписанта должно быть право подписи - его дают устав, доверенность или другие юридические документы, которые есть в организации. Важно следить, чтобы у писем, которые могут понадобиться при судебных разбирательствах, были правильные подписанты.

Подпись располагается под заключительной формулой вежливости этикетной рамки справа, инициалы стоят перед фамилией:

                                                                                                                И.И. Иванов

Электронные письма, подписанные ЭЦП, хранятся в электронном виде — тогда они считаются оригиналами и обладают юридической силой.

Если на документе стоит несколько подписей, то верхняя подпись принадлежит лицу, имеющему наивысший статус в иерархии.

Пример

Генеральный директор                                Ю.М. Павлов

Главный бухгалтер                                      Н.Н Никонова

4 Урок из 7 Реквизиты делового письма

Полищук Лариса Владимировна

Дипломированный специалист по Международному протокол...

В деловой переписке важен не только смысл (что написано), но и форма (как написано). Грамотно составленное деловое письмо помогает выстроить эффективную коммуникацию с партнерами и закрепить вашу деловую репутацию. 

Основная часть делового письма состоит из следующих элементов:

• реквизит "адресат";

• этикетная рамка;

• текст письма;

• подпись.

В этом уроке мы расскажем про реквизит "адресат", этикетную рамку и подпись. Про текст письма поговорим в следующем уроке.

Как оформлять реквизит «адресат»?

Слова "господин", "госпожа"  в реквизите сокращают, а инициалы ставят строго после фамилии:

Пример реквизита "адресат"

Г-же Петровой А.И.

либо:

Петровой А.И.

Этикетная рамка

Этикетная рамка – это вступительное обращение к адресату и заключительная формула вежливости в конце письма. Без этикетной рамки в деловой переписке обойтись нельзя, не важно, какое письмо вы пишете.

Соблюдайте должностную иерархию. Ранг переписывающихся сторон должен быть равным. Обычный сотрудник не может писать напрямую генеральному директору, он может быть только исполнителем/составителем письма. 

Деловое письмо начинается не с приветствия, а с обращения. Обращение ставьте над текстом письма по центру, в конце обращения не забудьте восклицательный знак.