Примеры обращений

Имя и отчество (оптимально): 

                                           Уважаемый Юрий Михайлович!

Наименование должности/звания (уместно):

                             Уважаемый господин генеральный директор!

Фамилия без указания инициалов (допустимо):

                                            Уважаемый господин Петров!

При обращении к группе лиц:

                                                  Уважаемые господа!

                                                   Уважаемые коллеги!

Недопустимо:

Уважаемый господин Владимир!

Владимир Иванович, добрый день!

Заключительная формула вежливости в этикетной рамке располагается под текстом слева:

С уважением,

Если вы не хотите испортить хорошее письмо плохим финалом, не используйте иных формулировок.

1. Должность и фамилию лица, которое фактически подписывает документ, пишем с прописной буквы.

«С уважением,

Генеральный директор»

Неверно:

«с уважением,

генеральный директор»

2. Реквизит «с уважением» допустимо писать от руки. Кто и как подписывает деловое письмо?

Подпись — обязательный реквизит письма. Во-первых, она придает деловому письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора письма. 

Чтобы письмо имело юридическую силу, у подписанта должно быть право подписи - его дают устав, доверенность или другие юридические документы, которые есть в организации. Важно следить, чтобы у писем, которые могут понадобиться при судебных разбирательствах, были правильные подписанты.

Подпись располагается под заключительной формулой вежливости этикетной рамки справа, инициалы стоят перед фамилией:

                                                                                                                И.И. Иванов

Электронные письма, подписанные ЭЦП, хранятся в электронном виде — тогда они считаются оригиналами и обладают юридической силой.

Если на документе стоит несколько подписей, то верхняя подпись принадлежит лицу, имеющему наивысший статус в иерархии.

Пример

Генеральный директор                                Ю.М. Павлов

Главный бухгалтер                                      Н.Н Никонова

5 Урок из 7 Текст делового письма

Полищук Лариса Владимировна

Дипломированный специалист по Международному протокол...

В предыдущем уроке мы разобрали, как правильно оформить реквизиты делового письма. Теперь поговорим о том, как строить основной элемент - текст письма.

Деловое письмо имеет 3 составных части:

Первая часть – вводная – объясняет, зачем письмо написано. Мы не пишем деловые письма без повода, и в первой части мы указываем этот повод.

Пример

В связи с достигнутой договорённостью…

В ответ на ваше письмо… 

В связи со сложной экономической ситуацией…

В связи с окончанием срока действия договора…

Вторая часть – основная – содержит пояснения, описания, решения в зависимости от задач письма. Мы рассказываем, какая сложилась ситуация. 

Третья часть – заключительная – объясняет, чего мы ожидаем от адресата. Эту часть важно сформулировать как можно конкретнее: почти всегда успех коммуникации зависит от того, насколько правильно вы сформулировали ваши ожидания от адресата.  

Пример

Ожидаем Вашего согласия на участие… 

Просим подтвердить расчет…

Просим согласовать следующий порядок действий…