Что такое деловое письмо, зачем нужны деловые письма и какие они бывают
1 урок
2 урок
3 урок
4 урок
5 урок
6 урок
7 урок
3 УРОК ИЗ 7
Структура делового письма
Полищук Лариса Владимировна
Дипломированный специалист по Международному протокол...
Чтобы письмо имело юридическую силу, правовые и экономические последствия, оно должно быть оформлено по ГОСТу, а именно, по ГОСТ Р 7.0.97-2016 в его актуальной редакции.
Кроме того, используйте корпоративные стандартны организации - прежде всего, официальный бланк.
Бланк письма – это лист/формат бумаги или утвержденный в организации электронный шаблон, на котором стоят реквизиты той организации, которая отправляет письмо. Правила оформления реквизитов тоже есть в ГОСТе.
Вот стандартная структура делового письма:
реквизиты адресата: наименование, почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, код по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП;
дата документа, то есть какого числа он написан;
регистрационный номер документа. В организациях обычно есть правила, по которым письмам присваивают номера, за это, как правило, отвечают договорной отдел, отдел делопроизводства, секретариат или канцелярия. У каждого документа должен быть номер либо отметка "без номера", иначе документ недействителен;
ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. Если ваше письмо - это ответ на корреспонденцию от другой организации, обязательно укажите номер и дату документа, на который вы отвечаете;
заголовок к тексту/тема письма;
текст письма;
подпись;
отметка о наличии приложения. Если к письму приложены какие-либо документы, это нужно указать;
отметка об исполнителе. Часто письмо пишет не сам генеральный директор или руководитель, а кто-то из его подчиненных. Например, если письмо касается финансовых вопросов, это может быть финансовый директор, руководитель финансового отдела, экономист, ответственный за работу с конкретным контрагентом. В этом случае его данные указывают в низу письма, чтобы получатели знали, кто будет их контактным лицом по этому вопросу.
Чтобы лучше запомнить материал урока, потренируйтесь - составьте деловое письмо из предложенных элементов.
4 Урок из 7 Реквизиты делового письма
Полищук Лариса Владимировна
Дипломированный специалист по Международному протокол...
В деловой переписке важен не только смысл (что написано), но и форма (как написано). Грамотно составленное деловое письмо помогает выстроить эффективную коммуникацию с партнерами и закрепить вашу деловую репутацию.
Основная часть делового письма состоит из следующих элементов:
реквизит "адресат";
этикетная рамка;
текст письма;
подпись.
В этом уроке мы расскажем про реквизит "адресат", этикетную рамку и подпись. Про текст письма поговорим в следующем уроке.
Как оформлять реквизит «адресат»?
Слова "господин", "госпожа" в реквизите сокращают, а инициалы ставят строго после фамилии:
Пример реквизита "адресат"
Г-же Петровой А.И.
либо:
Петровой А.И.
Этикетная рамка
Этикетная рамка – это вступительное обращение к адресату и заключительная формула вежливости в конце письма. Без этикетной рамки в деловой переписке обойтись нельзя, не важно, какое письмо вы пишете.
Соблюдайте должностную иерархию. Ранг переписывающихся сторон должен быть равным. Обычный сотрудник не может писать напрямую генеральному директору, он может быть только исполнителем/составителем письма.
Деловое письмо начинается не с приветствия, а с обращения. Обращение ставьте над текстом письма по центру, в конце обращения не забудьте восклицательный знак.