книги / Управление проектами

Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используют те же методы, что и при их составлении. Это сетевые графики, S-кривые (кривые хода работ), матричные расписания и календари контроля (табл. 5.1).

5.3. АУДИТ ПРОЕКТА

Важным инструментом оценки проекта является аудит проекта. Аудит – комплексное изучение управления проектом, его методологии, процедур, отчетов, качеств, расходов, прогресса. Аудит позволяет определить прогресс и результаты проекта в сравнении с планом либо сравнить прогресс и результаты нескольких сходных проектов. Оценка должна подкреплять любые управленческие решения, принимаемые в проекте. Оценка должна вызывать доверие всех участников проекта.

В первую очередь стоит обратить внимание на оценку бюджета и календарного плана как важных факторов эффективности проекта. Второе – соответствие ожиданиям потребителя, целевой аудитории, заказчика.

Официальныйотчетдолженвключатьследующийминимум: 1) Текущий статус проекта.

112

2)Будущий статус проекта.

3)Статус критических задач.

4)Оценка риска.

5)Информация, полезная для других проектов.

6)Ограничения аудита.

Глоссарий

Мониторинг – это сбор, регистрация и систематизирование информации, имеющей отношение к проекту, с целью выявления текущей ситуации, анализа успехов и проблем проекта в данный момент, выявления областей, требующих внесения измененийвпланиинициированиясоответствующихизменений.

Контроль включает в себя определение корректирующих воздействий или предупреждающих действий, либо повторное планирование и отслеживание выполнения планов с целью выяснить, удалось ли решить проблему с помощью предпринятых действий.

Аудит – комплексное изучение управления проектом, его методологии, процедур, отчетов, качеств, расходов, прогресса.

Вопросы по материалу главы

1)Что такое отчет и какие проблемы могут возникать при их составлении?

2)Что такое метод освоенного объема? Опишите, каким образом он применяется для измерения прогресса.

3)На каких стадиях жизненного цикла проекта целесообразно проводить мониторинг проекта?

4)Чем различаются внутренний и внешний контроль?

Практическое задание

Разработайте каледарь контроля проекта городского конкурса социально значимых проектов «Город – это мы».

113

ГЛАВА 6. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА. ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

6.1. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА

Оценка эффективности проекта – важный элемент управленческой деятельности. Оценка эффективности проекта может осуществляться на любой стадии жизненного цикла проекта

взависимости от поставленных задач. К сожалению, понятие эффективности, методы ее достижения, оценки, а также показатели не нашли прямого отражения в российских ГОСТАх и в PMBOK. Отчасти это связано с тем, что каждый проект подразумевает собственную уникальную шкалу оценки эффективности. Здесь предлагается вариант работы с оценкой эффективности, который может быть применен к различным видам проектов.

Эффективность – достижение всех поставленных целей

взаданные сроки в рамках бюджета и как следствие решение существующей проблемы, создание нового востребованного продукта или услуги, улучшение качества жизни. В экономическом плане эффективность определяется его способностью создавать дополнительную прибыль (или экономию) на единицу привлеченных ресурсов.

Мы можем выделить два основных направления в данной

управленческой деятельности – это оценка эффективности управления проектом и оценка эффективности результатов проекта. В первом случае речь идет о достижении поставленных в проекте целей в рамках установленных сроков и стоимости проекта, соответствующего плану качества. И основное внимание уделяется тому, насколько эффективно и грамотно руководитель и команда проекта управляют временем, стоимостью, качеством, рисками, коммуникациями проекта. Второе направ-

114

ление – это оценка эффективности результатов проекта. Оно связано с влиянием результатов проекта на общество. Причем оценка эффективности результатов проекта может быть как предварительной (до начала реализации), и в этом случае речь идет о прогностической деятельности, так и в ходе реализации проекта, по завершении проекта и через определенный промежуток времени после окончания проекта. Эффективность результатов проекта выражается в жизнеспособности проекта, качестве исполнения, соответствии ожиданий заказчика или общества действительности.

Эффективность управления проектом подразумевает выполнение работ по реализации проекта в указанные сроки,

врамках бюджета, соответствующего качества. Для оценки эффективности управления проектом можно использовать бенчмаркинг, а также метод освоенного объема.

Бенчмаркинг предусматривает сравнение сопоставимых проектов для выявления лучших практик, генерирования идей

вотношении улучшений и предоставления основы для измерения эффективности и результативности.

Сравниваемые проекты могут быть как внутри исполняющей организации, так и за ее пределами, а также могут относиться к аналогичной прикладной области. Бенчмаркинг позволяет проводить аналогии с проектами из другой прикладной области.

Метод освоенного объема является одним из основных при оценке эффективности проекта и его управления. Он объединяет параметры содержания, стоимости и расписания проекта, которые позволяют команде управления проектом оценивать и измерять эффективность и степень выполнения проекта. Это метод управления проектом, который требует формирования интегрированного базового плана, с которым будет сравниваться исполнение на протяжении проекта. Использование данного метода предполагает измерение эффективности выполнения проекта по стоимости (при расчете (Cost Variance –

115

CV) и исполнения расписания (Schedule Variance – SV).Откло-

нение по срокам лучше всего использовать вместе с составлением расписания по методу критического пути (CPM) и управлением рисками.

Значения CVи SV могут быть преобразованы в показатели эффективности для отражения выполнения стоимости и сроков любого проекта по сравнению со всеми другими проектами или в рамках портфеля проектов. Отклонения полезны для определения статуса проекта.

Помимо данных показателей существуют еще два не менее важных – индекс выполнения сроков и индекс выполнения стоимости.

Индекс выполнения сроков (ИВСР) – показатель эффективности расписания, выражаемый как отношение освоенного объема к плановому объему. С помощью него измеряется, насколько эффективно команда проекта использует свое время. Иногда он используется вместе с индексом выполнения стоимости (ИВСТ) для прогнозирования окончательных оценок завершения проекта. Значение ИВСР меньше 1,0 указывает на то, что выполнено меньше работ, чем было запланировано. Значение ИВСР больше 1,0 указывает на то, что выполнено больше работ, чем было запланировано. Так как ИВСР измеряет все работы проекта, необходимо проанализировать исполнение на критическом пути, чтобы определить, будет проект завершен до или после своей плановой даты финиша.

Индекс выполнения стоимости (ИВСТ) – показатель эффективности ресурсов, включенных в бюджет, по стоимости, выражаемый как отношение освоенного объема к фактической стоимости. Он считается наиболее важной метрикой метода освоенного объема и измеряет стоимостную эффективность выполненной работы. Значение ИВСТ меньше 1,0 указывает на перерасход средств для выполненной работы. Значение ИВСТ больше 1,0 указывает на недоосвоение средств при исполнении на конкретную дату. Индексы полезны для определения статуса

116

проекта, а также предоставляют основу для оценки итоговых сроков и стоимости проекта.

Эффективность, ожидаемая от реализации проекта, (эффективность результатов проекта) заключается в соответствии результатов запланированным ожиданиям заказчика, а также степени позитивного и благоприятного влияния на общество. В зависимости от типа результата проекта можно выделить следующие видыэффективности:

–эффективность продукта (связана с улучшением качества и расширением ассортимента товаров);

–технологическая эффективность (рост производительности труда и улучшение его условий);

–функциональная эффективность (повышение эффективности управления);

–социальная эффективность (улучшение качества жизни, решение проблемы, улучшение ситуации) и т.д.;

–экономическая эффективность (получение прибыли);

–научно-исследовательская эффективность (получение новых данных, научные открытия).

Оценка эффективности предполагает наличие критериев, по которым будут оцениваться отдельные параметры проекта

ишкалы для оценки. Параметры и шкалу допустимо создать на этапе планирования. Ее также можно использовать для мониторинга и контроля проекта.

Это может быть как внутренняя, так и внешняя оценка

взависимости от того, проводится она членами проектной организации или внешними акторами. Оценка эффективности может быть предварительной – до начала реализации проекта; такая оценка зачастую проводится в ходе конкурсов проектов. Оценка эффективности может осуществляться в ходе реализации проекта, по завершении проекта и отдаленная оценка через определенный период времени после завершения проекта.

Для предварительной оценки эффективности составляются прогнозы.

117

5) Полезность (benefit) – выгоды, которые получит общество в результате релизации проекта.

Взаимосвязь критериев отображена на рис. 6.1 в виде пирамиды.

Рис. 6.1. Пирамида критериев эффективности

Основополагающим критерием оценки эффективности является полезность результатов, т.е. насколько они способствуют решению существующей проблемы, улучшению ситуации и соответствуют ожиданиям сообщества, поэтому данному критерию присваивается самое большое значение – 10. Актуальность результатов, т.е. насколько они своевременны и соответствуют ожиданиям сообщества, – значение 8, затем идет оценка качества результатов – значение 6, жизнеспособности проекта – значение 4, уникальности – значение 2. Максимальное количество баллов, которое может набрать проект – 30 баллов.

При низких оценках полезности, актуальности и качества оценка уникальности и жизнеспособности может не проводиться. Данный метод оценки эффективности проектов может применяться органами как государственного, так и муниципального управления.

119