книги / Управление проектами

Матрица RACI

Однако при данной кодировке отсутствуют такие важные виды ответственности, как контроль за выполнением задачи и исполнение работы. Э. Верзух предлагает следуюшую кодировку, в которой (R) Responsible (отвечает) заменяется на (E) Executor (исполнитель).

Если совместить данные кодировки и дополнить функцией контроля (S – supervisor), то получится следующий вариант:

Матрица RACIES

При заполнении матрицы ответственности важно иметь

ввиду следующее.

1)Задачи в левом столбце должны соответствовать задачам проекта, обозначенным выше, и располагаться в логической последовательности жизненного цикла проекта.

2)Важно указать всех участников проекта. Для этого необходимо сверяться с иерархией подчиненности. Также ответственность, распределенная в матрице между участниками проекта, не должна противоречить их функциям, обозначенным выше.

3)Каждая задача обязательно должна иметь исполнителя (E)

итого, ктоработуутверждает(A).

44

4) У участника может быть двойная ответственность, на-

пример Accountable (утверждает) и Consult before doing (консуль-

тирует), как представлено в матрице ответственности, если виды ответственности логически не противоречат друг другу. Например, участник не может одновременно исполнять задачу (E)

иконтролировать ее (S) или утверждать (A).

5)Если у участника проекта согласно матрице нет ответственности, то есть смысл данную проектную роль ликвидировать.

6)Выяснить, обоснованы ли многочисленные консультации по одной работе со стороны разных участников.

7)Выяснить, не перегружен ли участник ответственностью и справится ли он с ней.

8)Заполнять матрицу ответственности рекомендуется всем участникам проекта.

После того как обозначены функции участников проекта

ираспределена ответственность между ними, составляется план коммуникаций. План коммуникаций представляет собой изложенную в письменном виде стратегию получения всеми участниками проекта именно той информации, которая им требуется для эффективного выполнения проекта, и именно тогда, когда она нужна. Все участники проекта, указанные ранее в Содержании проекта, будут участниками коммуникаций, однако стоит учитывать, что информационные потребности у них неодинаковы.

Методы передачи информации среди заинтересованных сторон проекта могут значительно различаться. Например, команда проекта может использовать самые разные методы коммуникации – от кратких обсуждений до расширенных совещаний, от простых письменных документов до развернутых материалов (например, расписаний, баз данных и веб-сайтов), которые доступны онлайн.

Для того чтобы план коммуникаций максимально в полном объеме отражал потребности участников проекта, необходимо при его заполнении учитывать функции участников и их роли, прописанные в матрице ответственности (табл. 2.1).

45

Таблица 2 . 1

План коммуникаций

Чтобы информация приносила реальную пользу, она должна предоставляться своевременно. В плане коммуникаций должно быть указано, как часто следует обращаться к каждому из заинтересованных лиц. Периодичность подачи информации зависит как от ее вида, так и от степени участия и ответственности участника проекта. Если информация предоставляется разово, тогда в графе «Периодичность подачи» следует указать либо стадию жизненного цикла, либо конкретное число, когда она необходима. Если информация требуется регулярно, то необходимо указать периодичность ее предоставления: ежедневно, еженедельно, раз в квартал и т.п.

На стадии инициации в Содержании проекта также необходимо проанализировать возможные риски. Вообще работа с рисками проекта должна вестись на всех стадиях жизненного

46

цикла проекта. В Содержании проекта риски обозначаются в общем виде, более детальная работа с ними будет вестись на стадии планирования, когда уже более конкретно будет сформировано расписание и бюджет. Их имеет смысл классифицировать по областям возникновения, например технические, экономические, организационные. Риски могут выявляться путем мозгового штурма, с помощью экспертной оценки, путем сравнения с аналогичными проектами. Более подробно работа с рисками будет рассмотрена в отдельной главе.

В рамках составления Содержания проекта уместно указать контрольные события проекта – важные события в расписании проекта. Это как минимум планируемые даты начала и завершения проекта, даты возможных проверок и аудитов. В ряде проектов уместно обозначить даты начала и завершения каждой из стадий жизненного цикла проекта.

При составлении Содержания проекта важно отслеживать логическое соответствие всех разделов. Актуальность, практическая значимость проекта, задачи должны соответствовать цели проекта, результаты– практической значимости и цели, иерархия подчиненности и функции участников– ответственности, распределенной

вматрице ответственности. План коммуникаций– функциям участниковиинформации, содержащейсявматрицеответственности.

После того как Содержание проекта составлено, с ним должны ознакомиться все участники проекта. Если необходимо,

входе обсуждения вносятся изменения и рекомендации участников. Стадия инициации заканчивается после того, как согласован и утвержден конечный вариант документа, после этого начинается следующий этап – планирование.

Глоссарий

Участники проекта (project stakeholders) физические–

июридическиелица, чьиинтересысвязанысреализациейпроекта.

Организационная структура проекта– это распределение властныхидолжностныхполномочиймеждуучастникамипроекта.

47

Проектный комитет – коллегиальный орган органа исполнительной власти, принимающий управленческие решения

вчасти планирования и контроля деятельности на долгосрочный

исреднесрочный периоды, запуска и контроля реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей деятельности органа исполнительной власти.

Проектный офис – структурное подразделение органа исполнительной власти, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно ориентированной системы проектного управления в органе исполнительной власти.

Результаты проекта – это те изменения в обществе либо

ворганизации, к которым приведет реализация проекта.

Устав проекта – основополагающий документ, содержащий ключевую информацию о проекте, а также устанавливающий полномочия руководителя проекта.

Матрица ответственности – наглядное распределение ответственности по каждой из задач проекта между участниками проекта.

План коммуникаций – изложенная в письменном виде стратегия получения всеми участниками проекта именно той информации, которая им требуется для эффективного выполнения проекта и именно тогда, когда в ней есть потребность.

Констатация содержания проекта или задачи – конкрет-

ные действия по достижению поставленной в проекте цели.

Вопросы по материалу главы

1.В чем отличие Устава проекта от Содержания проекта?

2.Назовите основные функции спонсора проекта.

3.На какие данные вы будете опираться при выборе организационной структуры проекта?

4.Какие основные разделы должен содержать документ Содержание проекта (SOW)?

48

Вопросы для обсуждения на занятиях

1.Почему важно уметь грамотно определить цель проекта?

2.Рассмотрите существующие проекты в любом органе государственной и муниципальной власти. Какая организационная структура используется для их реализации?

3.Проанализируйте, насколько грамотно составлены цели

клюбым реализующимся проектам. Соответствуют ли они критериям SMART?

Практические задания

1) Составьте Содержание проекта «Внедрение программ-

ного продукта Microsoft Office Project 2003в любом отделе ор-

гана государственной/муниципальной власти».

2)Какими могут быть задачи для проекта «Импортозамещение в туризме: как использовать экономическую и политическую конъюнктуру для развития внутреннего и въездного туризма в России»?

3)Какими могут быть результаты проекта «Строительство космодрома “Восточный” в Амурской области»?

4)Составьте матрицу ответственности для проекта «Международный проект по исследованию Марса “ЭкзоМарс”», если участниками проекта являются:

♦ государственная корпорация по космической деятельности «Роскосмос»;

♦ Европейское космическое агентство (European Space Agency, ESA/ЕКА);

♦Научно-производственное объединение им. С.А. Лавочкина (НПОЛ) – головной исполнитель по техническому обеспечению проекта «ЭкзоМарс» с российской стороны;

♦Институт космических исследований Российской академии наук (ИКИ РАН) – головной исполнитель по научной нагрузке проекта «ЭкзоМарс» с российской стороны;

♦научный руководитель проекта с российской стороны академик Л.М. Зелёный.

49

ГЛАВА 3. ЭТАП ПЛАНИРОВАНИЯ. ПОСТРОЕНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ РАБОТ (WBS). УПРАВЛЕНИЕ КЛЮЧЕВЫМИ СФЕРАМИ ПРОЕКТА

План проекта является основным инструментом достижения поставленной в проекте цели. Разработка и согласование плана проекта обеспечивает лучшее понимание всеми участниками своих задач и ответственности. От того, насколько грамотно и логично составлен план проекта, зависит его успех, поэтому к данной фазе жизненного цикла проекта необходимо отнестись серьезно и уделить ей достаточное количество времени.

В плане проекта подробно анализируются методы обеспечения сбалансированности проектных затрат, сроков реализации, расписания и качества.

На этапе планирования проекта решаются следующие задачи:

–конкретизация цели и задач проекта, а также результатов проекта;

–уточнение состава и объема работ проекта в соответствии с задачами проекта;

–построение иерархической структуры работ;

–разработка реального расписания и бюджета проекта;

–уточнение потребности проекта в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта;

–оценка рисков и разработка плана реагирования на риски;

–уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между проектной командой и внешней средой;

–разработка и уточнение процедур управления проектом;

–согласование плана с основными участниками проекта;

–утверждение плана проекта.

Для того чтобы добиться баланса между затратами, расписанием и качеством проекта – основными показателями магиче-

50