книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

•предоставление малотоннажныхмашин («газель», ЗИЛ, «бычок»);

•предоставление рабочего персонала - грузчиков;

•организация сквозной доставки груза «от двери до двери» точно в срок;

•непрерывное слежение за ходом перевозки и оказание опера­ тивных управляющих воздействий в случае отклонения от договорных условий;

•демонтаж и монтаж мебели и частей интерьера, расстановка.

Взависимости от характера и объема вашего груза, а также вида перевозки оценщики компании определят тип и количество

упаковки, необходимой для вашего груза.

Готовы предоставить любую информацию. Контактные телефоны:

•(095)332-04-97,

•(095)332-04-60,

•(095)332-06-44,

•факс: (095) 332-06-31.

Интернет-сайт: www.gruzo-perevozki.ru.

Желание иметь с партнерами добрые отношения должно подтверждаться проявлением взаимного внимания в письмах, которые, несомненно, содействуют развитию и укреплению де­ ловых контактов. Этому служат этикетно-имиджевые письма.

При составлении этикетно-имиджевых писем необходимо помнить о важных невербальных составляющих коммуникации:

•социальном статусе адресата и отправителя;

•возрасте адресата и отправителя;

•характере взаимоотношении между адресатом и отправителем;

•способе оформления поздравления (типографский набор, ком­ пьютерный или рукописный варианты).

Письма-поздравления, возможно, наиболее распростра­ ненный вид частных писем. Как и в случае с письмами-прось­ бами (см. выше), это вызвано тем, что далеко не всегда у нас име­ ется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется со слова «поздравляю». Поздравления обычно дополняются поже­ ланиями адресату всевозможных благ.

Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным на­ правлять поздравления по следующим поводам:

•день рождения адресата (в том числе дата основания органи­ зации-получателя);

•государственные праздники;

•профессиональные праздники;

•назначение на более престижную должность;

•присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателю);

•награждение (в том числе организации-получателя);

•выдающиеся (заметные) достижения на прафшдашшадаом поприще (превышение показателей эшномичсшмг® рш ш ш , выигрыш тендеров, победы в конкурсах, сореашжашвяки тш.);

•заключение взаимовыгодных партнерских сопхашшаоишс

•годовщина сотрудничества (как правило, первая нш ««рящив»)). Совершенно неэтично отправить один и тог як "ШЕВКЕЛГ ШИК

здравления, например, директору компании-партера, с ввшшфвш установлены официальные отношения, н менетвсру фцрмвдпартнера, с которым в силу одного возраста шт яввюгонннадк профессиональных контактов сложились дружеские шшяпшюдт.

Поздравительные письма в адрес российских шрнддргонг:

Глубокоуважаемая Мария Ивамтш!

Примите мои сердечные поздравления с Ншшя ш д ш и Рождеством!

Желаю Вам в наступающем году доброго здортш, шльших творческих успехов в профессиональной деятетжюгш, (сшстья и благополучия.

Благодарю Вас за плодотворное сотрудничества® т ишдеюсь, что новый год принесет нам совместные тт&ды т ра­ дость профессионального общения.

Дорогие коллеги!

Мы рады пожелать всему вашему коллективу в шпщт №>- вого года и Рождества счастья, здоровья, благотщтт. уююешт во всем и всегда!

Поздравительные письма в адрес зарубежных нар гнерж:

Глубокоуважаемый господин Томпсон!

Позвольте от себя лично и от имени всех членам Правле­ ния нашего банка поздравить Вас и в Вашем лице «пезг Ешшш коллег с Рождеством и наступающим Новым годамL Прожитие от нас самые искренние пожелания дальнейшего щющв&тшшш

Вашей компании и успешной реализации всех запланированных проектов. Пусть наступающий год станет годом серьезных профессиональных достижений и годом простых человеческих радостей, веселых улыбок, сердечной теплоты.

С наилучшими пожеланиями ваши коллеги - сотрудники магазина «Спорт».

Дорогой Джон!

Я искренне рад поздравить Вас с Рождеством и наступающим Новым годом! Пусть этот год будет для Вас удачным и счастливым!

Желаю Вам и Вашим близким здоровья и исполнения всех желаний. Надеюсь, что в новом году Вы чаще сможете бывать в России, и я с удовольствием познакомлю Вас с нашими цен­

Уважаемый господин Миллер!

Примите мои искренние поздравления в канун Рождества и наступающего Нового года!

Желаю Вам больших профессиональных успехов, личного счастья и здоровья. Прошу передать мои самые сердечные по­

Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка. Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигают­ ся в результате обмена соответствующими письмами. Примеры таких писем приведены в данном разделе.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения

тить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата). Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, затрагивающие взаимные интересы, и изучить возможности дальнейшего развития на­ ших деловых отношений.

Господин уполномочен вести дела от имени нашей ком­ пании. Мы хотели бы получить от Вас подтверждение даты встречи. Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, по­ жалуйста, другую дату.

Письмо-ответ на предложение о встрече:

Благодарим Вас за извещение относительно визита

Во время работы Нижегородской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности к стоматологическому оборудованию.

Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и таким образом уста­ новить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотре­ нию, в офисе Вашей компании в Новосибирске.

Рассчитываю на скорую встречу с Вами.

Целью любого рекомендательного письма является пре­ доставление объективной всесторонней информации о конкрет­ ном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работ­ нике, обычно с ручательством за него, который тот может предъ­ явить конкретному или любому потенциальному работодателю.

Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.

Рекомендательное письмо представляет собой одну из разновидностей деловых писем, поэтому все правила оформле­ ния деловых писем полностью распространяются и на рекомен­ дательные письма. Формально рекомендательное письмо пишет­ ся в произвольной форме, без обращения к конкретному адреса­ ту. Однако если адресат известен, то желательно указать его рек­ визиты. Если рекомендация исходит не от частного лица, а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы оно было написано на бланке организации. Рекомендуемый объем письма - одна страница машинописного текста.

Если рекомендательное письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то, в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем, в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указани­ ем наименования организации, ее почтовых и других реквизи­ тов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже реквизитов в середине страницы указывается назва­ ние документа: рекомендательное письмо.

Для рекомендательных писем от частных лиц заголовок ограничивается лишь названием документа.

Текст рекомендательного письма начинается с красной строки и должен содержать следующие основные пункты:

1. Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого.

Если рекомендуемый занимал различные должности, то дан­ ные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обя­ занностях указываются для каждого периода времени. Например:

«Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор» с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. - в должности менед­ жера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. - в должности старшего менеджера того же отдача.

Его обязанности в должности менеджера состояли в орга­ низации поставок комплектующих изделий, в должности старше­ го менеджера - в организации взаимодействия между фирмачипоставщиками комплектующих изделий и производством».

2.Краткая характеристика профессиональных, деловых

иличностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успе­ хов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как «надежный, компетентный, добросовестный»

ит.д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризую­ щие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных ка­ честв, умения справляться с выполнением определенных задач. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретатель­ ность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации

вразличных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидер­ ские качества (например: самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т.п.). Здесь

реговоры, эффективно руководил подчиненными и т.п.). Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.

3.Причины изменения места работы (ухода из организа­ ции, перехода на другое место). Это может быть изменение про­ филя организации, закрытие подразделения, кадровые измене­ ния в организаций, смена места жительства и т.п.

4.Выводы: краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала

ивозможности карьерного роста. Рекомендации к занятию кон­ кретной должности или должностей. (В ряде случаев здесь же­ лательно указать степень, до которой вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некото­ рыми оговорками, не рекомендуете.) Например:

«Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией... (имеет большой опыт работы с серверным про­ граммным обеспечением, может самостоятельно работать с кор­ поративными клиентами и т.п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальни­ ка вычислительного отдела предприятия среднего звена».

5.Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

6.Подпись. Указывается должность, фамилия, имя, отче­ ство лица, подписывающего письмо.

Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально под­ пись не требует заверения печатью организации.

чением соответствующего запроса...

Производственная характеристика приобщена к личному

делу, которое может быть выслано в Ваш адрес...

Кроме того, рекомендации имеются от...

Результаты профессионального тестирования отражены в...

Итоги испытаний изложены в ...

Дополнительные формулировки:

Буду обязан за содействие в ...

Спасибо за внимание к ...

Я буду рад, если предлагаемая кандидатура...

Мне будетприягао узнать, что в лице рекомендуемого вы нашли...

Мы надеемся, что рекомендуемый окажется полезен...

Мы полагаем, что такой работник, как..., может рассчиты­

вать на место в вашем коллективе...

Мы думаем, что это одна из лучших кандидатур...

Я не удивлюсь, если рекомендуемый уже в самое ближай­

шее время...